領導者如何給下屬開“小會”

〉〉〉〉〉 付達 姚瓊

在實際工作中，領導者經常要給下屬開研究部署工作的小型會議（簡稱“小會”）。這種小會既是推進工作的有效手段，也是考驗領導者能力的重要平臺。抓牢會議主題，抓實基本環節，并且適當運用一些技巧，就能提高會議效率，進而提升領導者的領導水平。

主題聚焦 力戒散亂

領導者給下屬開小會，最大的問題就是主題散亂，工作會容易開成空談會、訓誡會、閑聊會、訴苦會等。領導者當然可以談務虛的東西，但務虛只是會議的一部分，而不能成為會議的大部分，會議的主題應當是推動某項工作的有效開展。為了防止主題散亂，要考慮會議時機，明確公開發言的順序和時限，關注會議的細節問題。

第一，開會時機。什么時候開會？誰來開會？開多大規模的會？這些都要提前考慮清楚。特別是什么時候開會，更要仔細考慮。會議時機不到時，不開會；可開可不開時，不開會；準備不充分、思路不清楚、任務不明確時，不開會。相反，時機到了、情勢到了、工作來了、問題出了，就必須趁熱打鐵，抓緊開會。

第二，發言順序。小型會議的發言順序很重要，既要讓大家有話可說，又要讓大家敢說、放開說。一般來說，下屬先說，領導再說；依次說完，再次補充；多次總結，領導強調。

第三，發言時限。限制發言時間是提高小會效率的必然要求，一般發言五分鐘左右即可，重點發言十分鐘也足夠了。在這方面，領導者既要作出表率，堅決杜絕瞎扯胡侃，浪費時間，又要在下屬發言超時時適當提醒。當然，限制發言時限的具體做法不應該僵化，應該根據實際情況適度調整，各種會議的要求也會有所不同。

第四，重視細節。為了使會議順利進行，特別是某些比較重要的小型會議，還要考慮很多細節。比如，會議開始前，手機要關機，安排好會議記錄人員，準備好桌椅、茶水、筆記本，如果是保密型會議，開會前要強調保密紀律。

環環相扣 開出實效

在會議召開的具體過程中，情況不同，會議程序就不同。雖然不是每次會議都要按照某種固定的程序召開，但大多數會議都有“統一思想、研商工作、具體安排”三個基本環節。這些環節往往緊密相連、環環相扣，只有將每個基本環節都處理好，每個基礎細節都考慮到，才能最終把會議開出實實在在的效果。

第一，統一思想環節：要說清說透，達成共識。統一思想環節就是要通過傳遞上級精神，闡明現實意義，使下屬知道這項工作必須做。同時，通過談思路，幫助下屬增強信心，從“必須做”到“我能做”，進而到我能做好、做優”。領導者首先要講清大局，將上級部門工作要求、規范性文件中的明確規定等擺出來、說清楚。對上級已經明確要求的事，將現實情況講清楚，把責任分解下去，幫助下屬實現思想的轉變。此外，還要講清工作的現實意義，說清楚對百姓的好處，講明白對本單位的好處，讓下屬明白這項工作既是上級明確要求的，也是對百姓有好處、對本單位有好處的事。下屬只有從心里認同工作的現實意義，才能實現思想的轉變。

第二，研商工作環節：要化解難險，形成決議。統一了思想，有了工作的熱情，接著就要冷靜下來，把工作開展過程中可能會遇到的困難、面臨的風險找出來，認真分析，并且經過民主集中決策，形成工作方案。首先，擺全困難，找出重點，分步推進。研商工作環節先要把可能出現的困難擺出來、擺全面，并且把重點梳理出來。領導者要積極組織討論，對于找出的困難，既要出謀劃策，共同想辦法逐一化解，又要把握分寸，把握層次，有序進行，不能急于求成。其次，預測風險，適度推演，完善預案。工作開展中，既有困難，也有風險，必須加以重視，經過推演，不斷完善預案。比如，在組織強制執法過程中，執法時間選擇、執法人員職責分配、執法人員后勤保障等是可能遇到的困難，而執法過程中出現意外傷亡、被執行人暴力抗法、執法人員被強行圍堵等就是可能出現的風險。對于這些問題，必須在事前碰頭會上仔細研究，充分考慮各種突發情況。當然，推演必須適度，要正視風險，但也不能、不必把所有風險都預測出來，再好的會議也不可能把所有的應急情況都想到，應該重視預案，但不可過于依賴預案。最后，適度民主，適度集中，形成方案。在研商工作中，領導者要特別注意把握好民主與集中的度，積極主動尋求共識，從而形成最終方案。既要避免領導者一言堂，獨斷專行，也要防止議而不決，討論熱熱鬧鬧，成果一點沒有。

第三，具體安排環節：要穩準狠細，務實有效。在統一了思想、研商了工作之后，就要安排工作細節了。在工作具體安排過程中，既要明確責任與標準，又要形成工作閉環，有部署、有督查、有時限，還要特別強調各個部門之間的統籌協調，苦干、實干、快干、巧干。首先，責任明確，標準明確。具體安排工作要明確所有工作人員的責任，做到人人有責任，事事有人管。還要將研商后的工作標準明確化，實現工作的各個環節知道該誰干、知道怎么干、知道干到什么程度。其次，鏈條完整，時限清晰。明確了責任和標準之后，還要統籌考慮工作的各個環節，實現工作有部署、有督查、有時限，從而達到工作鏈條化、鏈條完整化，形成常態化、制度化推進工作的良好氛圍。此外，還要強調配合，注重分工合作。最后，一定要強調各個部門之間的配合協作，強調整個團隊是“合基礎上的分”，而不是“分基礎上的合”，每個人既要做好自己分內的事，也要主動幫助、協調其他團隊成員，共同實現團隊目標。

技巧潤滑 事半功倍

除了抓牢主題、抓實基本環節之外，領導者還要經常思考、總結組織會議的技巧，利用技巧實現事半功倍的效果。

第一，會可變形，有效為大。會議的形式可以千變萬化，只要是能有效推動工作落實的形式都是合適的好形式。比如，給下屬開小會，可以在辦公室開，也可以在工作現場開，甚至可以坐上下屬的車，在車上談；可以簡化程序，縮短時間，也可以為了突出某些工作，適當延長時間。

第二，大音希聲，突出中層。領導者在會議中，最好追求大音希聲的境界，自己適度少說、后說、精說，甚至有時可以裝裝糊涂，故意不說。要適當地把時間和舞臺交給中層干部，讓他們多說問題、多提方法、多想點子，讓他們自己表態、自加壓力。當然，也要適度調動基層員工的會議參與熱情，引導一線工作者在會議中積極主動地發現問題、解決問題、承擔責任。

第三，適當插話，適度點撥。一般來說，下屬發言，領導者不應插話，不應立即評價，但有定例往往就有特例，有些時候適當插話、適當點撥反而會取得很好的效果。比如，對沒聽明白的地方，或者是比較重要的地方，領導者就可以插話發問，這樣既表示領導正在認真聽講，又能讓其他不好意思發問的與會者聽明白。

第四，守正出奇，良性循環。開會有法，會無定法，只有守正出奇才能把會開好。同時，開好一次會議并不難，難的是形成高效會議的常態制度，形成會議與實際工作相互協調、相互促進的良好局面。只有把開好會議放到更大的格局中去考慮，把會議開活，把工作做活，才能實現整個工作系統內部的良性循環，實現工作有效開展與領導者個人素養穩步提升的雙豐收。■