學會正確地傳遞信息

【美】邁克·費廖洛

“很抱歉，你的建議沒有被采納。”我們都聽到過這樣的話，這句話吞噬過我們的希望，也挫敗過我們的信心。下面的場景可以告訴我們方案被否決的原因。

試想一下，經過幾周的長時間工作、繁復的分析、無數的會議、誠懇的游說之后，你帶著你的想法來到了項目委員會。你堅信自己的想法將會為其創造巨大價值。你仔細地整合了相關分析，潤色了演講稿，設計了每一頁PPT，直到一切都趨于完美。最終的PPT中有總計53頁的嚴謹數據，看到這些，你認為自己一定可以打動委員會成員。

會議當天，你難以掩飾自己的興奮。為了使方案經得起推敲，你已經竭盡全力，你覺得人們已經沒有任何理由否決它。你看著你的報告被一本本分發下去，人們開始瀏覽———看起來像是一個不錯的開始，至少大家對這份報告感興趣！不過仔細一看，你發現他們臉上似乎露出了一些疑惑的神情。有人舉起手說：“第42頁，我有個問題。”你緊張地翻到這一頁，卻突然想起來，你還沒做自我介紹。溝通對象對你的回答漸漸感到厭倦，有的人質問為什么內容毫無新意。一名委員會成員指出了建議中的每項錯誤———你的方案都快被他推翻了———他說：“我根本看不出你的計劃如何能夠提高工作效率。”此時，你多希望自己在報告中提出了能提高工作效率的方法，然而你把時間全花在了數據分析上。

原本30分鐘的簡報被拖成了漫長而痛苦的45分鐘，提問、抱怨和重重的嘆氣聲此起彼伏。終于，委員會的負責人決定結束你的痛苦，她說：“很抱歉，我們今天無法通過你的方案，你下個月再進行匯報吧。”你在會議室后排的椅子上癱坐下來，你“完美”的報告仿佛化作了一列火車的殘骸，載著你的想法一直沖到了火焰里———一切都完了。

你的同事吉莉安是下一個匯報者，你心里感到有些愧疚，因為你的簡報超時，現在她只有15分鐘來完成這次報告了。最重要的是，她現在面對的是一群頗為惱怒的溝通對象。她分發下去的報告也只有短短9頁。你心想：“完了，她完了。她的報告太短了，根本無法提供足夠的信息支撐她的觀點。”

吉莉安清清嗓子說：“請大家翻到內容提要，我想先闡明幾個觀點。我建議啟動溝通培訓計劃，這個計劃能給我們帶來的最大好處是：如果我們每個人每月能在溝通上節約1個小時，員工的工作效率便可以大幅提升，這可以為我們每年節省下來35萬美元的支出。”委員會成員看著她的報告，點著頭；而吉莉安就站在那里，并沒有多說什么。他們讀完摘要，開始把目光轉向她。

“有什么問題嗎？時間有限，我們還是主要討論一下對這個計劃的顧慮吧。”吉莉安問道。

“我覺得大部分內容都是可行的，除了第五個要點，關于提高工作效率這一點。”那個剛剛在你做簡報時跟你較真工作效率的委員開始向吉莉安提問。你迫不及待地想看看她如何為自己辯護。

“我明白您的顧慮，請大家翻到第6頁。”吉莉安將她的PPT切換到關于節約開支的分析。

你搖搖頭，完全無法相信她敢這么做———她居然跳過了這么多頁！

吉莉安解釋了提高工作效率從而節約開支的相關計算，然后問道：“還有什么其他問題嗎？”每個人都搖搖頭。“那好，請大家翻到第9頁，我想和大家討論一下執行層面的問題。”她向委員會展示了資金需求以及培訓的時間表。報告結束時，她將目光轉向委員會負責人。

負責人的回答讓你大吃一驚。“這個項目很不錯，吉莉安。就我個人而言，我很喜歡提升工作效率這部分，這會對我們有很大的幫助。”

她問了問其他人，“大家都同意這個計劃，對嗎？”所有人都點頭表示支持。負責人繼續說：“我們都支持你的方案。項目進入執行階段時請向我們匯報。”吉莉安向委員會表示感謝。

到她離開房間為止，她只用了14分鐘，只講了3頁的內容，但方案就這樣被通過了！她是怎么做到的？你思考著，同時對她充滿了敬佩。

答案很簡單：吉莉安直截了當地闡明了自己的想法，主導了論證過程，并和聽眾分享了最相關的信息。她考慮到了她所要達到的目標和聽眾的訴求，在制作PPT之前，甚至在進行數據分析之前，就先規劃好了方案的結構。吉莉安把重心放在她想要的結果上———讓方案得到通過，而不是讓分析過程中有漂亮的視覺效果或是令人印象深刻。她以結果為導向，放下自己的目標，根據聽眾的需求調整內容。

我將這種方法叫作“結構化思維過程”。如果做得正確，你可以更有效地、更快地把一個初步想法逐步轉化成一個能被批準的方案。為了擁有這樣的能力，你必須摒棄固有的習慣，接受那些你還不太習慣的方法。起初，你可能會退縮，認為這根本不可能實現。你遇到了以前從未學過的知識，感到震驚也是非常正常的反應。當你過了這一階段，忘記了以前的習慣，你會發現這一過程非常直觀。我們之所以無法掌握這一方法，只是因為我們以往錯誤的認知———以為簡單的方式不足以解決問題。然而，這一方法的美，正在于它的簡潔和精練。

古希臘哲學家畢達哥拉斯最了解這種方法的真諦，他說：“不要冗言贅語卻言之無物，說話應當言簡意賅。”如果你準備學習這一方法，就應當追隨畢達哥拉斯的建議，如此一來，你不必多言就可以達到你想要的結果———讓方案獲得批準！