構(gòu)建獨(dú)立學(xué)院科研管理系統(tǒng)的探討

左丹

（貴州民族大學(xué)人文科技學(xué)院，貴陽(yáng) 550025）

1 獨(dú)立學(xué)院構(gòu)建科研管理系統(tǒng)的重要性

1.1 加強(qiáng)檔案管理

與傳統(tǒng)公立大學(xué)相比，獨(dú)立學(xué)院建院時(shí)間較短，各類科研檔案的管理還不夠規(guī)范。隨著獨(dú)立學(xué)院專設(shè)期限的臨近，科研工作逐步受到重視，科研檔案也大幅度增加，傳統(tǒng)的人工歸檔、紙質(zhì)檔案管理的方式已經(jīng)不能適應(yīng)獨(dú)立學(xué)院科研工作的發(fā)展。科研項(xiàng)目的申報(bào)、中期管理、結(jié)題，科研成果的歸檔管理等都會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)的錄入、分析、查詢、存檔等工作。如果利用信息管理系統(tǒng)，可提高工作效率，幫助科研管理工作者挖掘有效信息。

1.2 節(jié)約成本

獨(dú)立學(xué)院的收入主要依靠學(xué)生學(xué)費(fèi)，學(xué)院的各項(xiàng)工作運(yùn)轉(zhuǎn)都要有成本意識(shí)，各部門人員要盡量精簡(jiǎn)。傳統(tǒng)的手工的科研管理模式下，科研數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、管理至少需要一名專門人員，隨著學(xué)院發(fā)展，將來(lái)還有可能需要更多人員從事此項(xiàng)工作，員工工資、獎(jiǎng)金、保險(xiǎn)、公積金等加在一起，每年學(xué)院要增加更多開支。利用信息管理系統(tǒng)，可大大節(jié)約人工成本，只需一名兼職人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行管理、維護(hù)即可。

1.3 管理規(guī)范化

獨(dú)立學(xué)院的持續(xù)良性發(fā)展離不開規(guī)范化的管理，包括業(yè)務(wù)流程規(guī)范、制度規(guī)范、考核監(jiān)督規(guī)范等方面。獨(dú)立學(xué)院要逐步從“人管人”過(guò)渡到“制度管人”。利用信息管理系統(tǒng)可加快獨(dú)立學(xué)院科研管理的規(guī)范化進(jìn)程。

2 獨(dú)立學(xué)院科研管理系統(tǒng)需求分析

需求分析主要有兩個(gè)任務(wù)：第一是通過(guò)對(duì)問(wèn)題及環(huán)境的理解、分析和綜合，建立分析模型（Analysis Model）；第二是在完全弄清用戶對(duì)系統(tǒng)的功能和性能的確切要求的基礎(chǔ)上，把用戶的需求表達(dá)出來(lái)[1]。

獨(dú)立學(xué)院的科研管理系統(tǒng)需求大致如下：

①科研管理系統(tǒng)用戶分為哪幾類？分別賦予什么樣的權(quán)限；

于科研管理工作主要包括科研項(xiàng)目管理、學(xué)術(shù)講座管理、科研積分核算與查詢、科研成果管理、學(xué)報(bào)投稿和編輯管理等幾個(gè)部分；

③項(xiàng)目申報(bào)工作的起止時(shí)間和系統(tǒng)開、關(guān)時(shí)間通過(guò)什么控制；

④系統(tǒng)需要存儲(chǔ)哪些數(shù)據(jù)，需要設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)表應(yīng)包含哪些內(nèi)容。

根據(jù)獨(dú)立學(xué)院科研管理工作情況，用戶可分為系統(tǒng)管理員、審核員、教師用戶、學(xué)生用戶、校外用戶。系統(tǒng)管理員角色可擁有所有權(quán)限，多由網(wǎng)絡(luò)中心工作人員或系統(tǒng)開發(fā)者擔(dān)任，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)、更新、問(wèn)題處理、權(quán)限賦予等工作。審核員由資深專家學(xué)者和科研處管理者組成，主要權(quán)限為審核項(xiàng)目申請(qǐng)書、中期成果表、結(jié)題書、論文稿件、學(xué)術(shù)講座申請(qǐng)表等表單。教師用戶可有登陸、錄入信息、修改密碼、申報(bào)教師項(xiàng)目、論文投稿、學(xué)術(shù)講座申請(qǐng)、查詢審核結(jié)果、導(dǎo)出個(gè)人數(shù)據(jù)等權(quán)限。學(xué)生用戶可有登陸、錄入信息、修改密碼、申報(bào)學(xué)生科研項(xiàng)目、論文投稿、學(xué)術(shù)講座申請(qǐng)、查詢審核結(jié)果、導(dǎo)出個(gè)人數(shù)據(jù)等權(quán)限。校外用戶可有登陸、錄入信息、修改密碼、論文投稿、查詢審核進(jìn)度、打印論文錄用通知等權(quán)限。

根據(jù)獨(dú)立學(xué)院科研管理實(shí)際情況，各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程圖如下：

①科研申報(bào)管理流程圖

3 獨(dú)立學(xué)院科研管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

獨(dú)立學(xué)院科研管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)總目標(biāo)為通過(guò)科研部門的需求分析，設(shè)計(jì)系統(tǒng)業(yè)務(wù)框架和選定系統(tǒng)技術(shù)框架，進(jìn)而分別設(shè)計(jì)系統(tǒng)各個(gè)功能模塊，使系統(tǒng)符合實(shí)際需要、高效、穩(wěn)定。[2]

3.1 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

獨(dú)立學(xué)院科研管理系統(tǒng)包括前臺(tái)系統(tǒng)功能和后臺(tái)系統(tǒng)功能[3]，前臺(tái)系統(tǒng)功能包括項(xiàng)目管理模塊、講座申請(qǐng)模塊、論文投稿模塊、成果錄入模塊，后臺(tái)系統(tǒng)包括用戶管理模塊、統(tǒng)計(jì)查詢模塊、積分管理模塊、數(shù)據(jù)庫(kù)管理模塊。

3.2 項(xiàng)目管理模塊

項(xiàng)目管理模塊包括項(xiàng)目申請(qǐng)、項(xiàng)目審核、中期檢查、項(xiàng)目結(jié)題申請(qǐng)、結(jié)題審核、項(xiàng)目數(shù)據(jù)存檔等功能。

3.3 講座申請(qǐng)模塊

講座申請(qǐng)模塊包括講座申請(qǐng)、審核、打款、講座材料存檔等功能。

3.4 論文投稿模塊

論文投稿模塊包括稿件發(fā)送、審核、打印錄用通知等功能。

3.5 成果錄入模塊

成果錄入模塊包括科研論文、論著、課題、專利等成果信息錄入、圖片傳送等功能。

3.6 用戶管理模塊

用戶管理模塊包括用戶登錄、修改密碼、用戶權(quán)限管理等功能[4]。

3.7 統(tǒng)計(jì)查詢模塊

統(tǒng)計(jì)查詢模塊包括各類科研課題、論文、著作、專利等數(shù)據(jù)的分類統(tǒng)計(jì)、查詢、導(dǎo)出功能。

3.8 積分管理模塊

積分管理模塊根據(jù)用戶錄入的科研成果，結(jié)合科研積分機(jī)制進(jìn)行計(jì)算積分，自動(dòng)輸出積分。

3.9 數(shù)據(jù)庫(kù)管理模塊

數(shù)據(jù)庫(kù)管理模塊包括各類數(shù)據(jù)庫(kù)表單、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)存檔等功能。