探究學校檔案管理規范化的路徑

張梅雪

摘要：隨著我國教育事業的不斷發展，各種職業類院校的數量也越來越多，這在一定程度上給中職院校帶來了新的挑戰。對于中職院校來說，平時在開展各項工作時，都會認真做好記錄工作，其中檔案是最主要的一種形式，具有綜合性、全面性以及有效性的特點，在一定程度上與學校的生存和發展有著密不可分的聯系。因此，本文對學校檔案管理規范化的路徑進行分析討論。

關鍵詞：學校檔案管理；規范化；路徑

學校在建立和發展過程的各項工作都可通過檔案來進行記錄，對當時的情形能夠進行清晰完整的記錄，并能夠保存下來，對學校日后的發展進行有效的指導和借鑒。學校的檔案因為學校的發展時期與狀況的不同，所以其記錄的內容也會不盡相同，每個階段都會呈現出不同的特點，所以通過記錄的檔案為學校今后開展教學工作提供了理論指導和意見參考，推動了學校的進一步發展。

1學校檔案管理在工作中的重要價值

1.1及時保存重要信息資料，能清晰反映出學校的管理水平

從建校以來，學校不同階段的發展狀況以及各項工作的開展歷程，都可以將其記錄并歸納保存在相關檔案里，而這些檔案的完善保存，不僅可以為學校今后的發展以及各項工作的開展提供有效的依據，而且有為學校的未來規劃提供充足的經驗。從檔案的管理機制中，和檔案里相應數據及資料的分析結果中，可以顯示出學校的發展進程以及學校的管理水平。

1.2檔案的管理保存，有效反應學校的教學科研水平

學校教師的各項工作表現都會記錄在檔案中，以及教師獲得的優秀獎項和各項成果都會保存在學校的檔案里，從學校檔案記錄的資料分析中，就可以很好地顯示出學校歷年來的成就，同時為學校的管理制度提供有力的見解，通過記錄可以很好的顯示出學校的發展歷程，并且可以有效的顯示出學校在各專業的教學水平。

通過檔案的形式記錄下各項目的開展經過以及結果，不僅有助于學校個個階段對工作進度的總結以及反思，而且為學校未來的規劃落實提供有利的參考。

2我國學校檔案管理工作現狀

2.1在觀念上對檔案管理不夠重視

我國當前有很多學校在進行管理的過程中對檔案管理不夠重視，依舊認為檔案管理只不過是一種簡單的記錄，主要是為了滿足領導對工作檢查的需要，依舊覺得檔案管理在學校的工作方面沒有真正的意義，所以很多學校的領導對于檔案管理工作并沒有加以重視，繼而很多檔案管理工作者在管理的時候也沒有正確的態度，往往也是敷衍了事，這樣的背景下學校自身的檔案管理水平也就很難得到有效地提升。

2.2檔案管理制度不完善

因為學校領導層對檔案管理工作沒有足夠的重視，所以檔案管理工作的相關制度也沒進行嚴格的制定，而已有的一些檔案管理制度也不夠健全，使得在進行檔案管理工作時沒有制度來要求，沒有標準可參考，同時對檔案管理自身的工作也沒有明確的制度來保障，又因為對檔案管理工作沒有進行監督和檢查，檔案管理人員的責任心就會下降，使檔案管理工作中經常會出現文件不及時整理、資料丟失、數據收集不全等現象。

2.3檔案信息開發和利用情況

針對檔案信息的開發和利用呈現消極的情況。學校并沒有將檔案信息的開發和利用重視起來，導致檔案并沒有發揮出它應用的價值。同時，在針對檔案進行管理的過程中過于忽視其宣傳和服務的作用，并沒有做好基礎性工作，讓人們誤以為檔案是密不可宣的文檔，很多管理人員對檔案的認識和管理呈現出一個模糊的狀態。在特殊節日的時候，不能更好地利用檔案室借閱和查詢相關的此案料，這對于新方案的制定產生了消極影響。

3學校檔案管理規范化的路徑

3.1進一步深化檔案管理的意識

首先，要定期開展相關的培訓工作，使得檔案管理工作者能夠對相關的檔案管理知識進行及時的學習，使得相關工作者意識到檔案管理工作自身的重要性，能夠更加自覺的做好相關的管理工作，檔案管理工作者對學校的互動都會有比較清晰的了解，能夠依據不同的內容對檔案采取不同的方式進行管理。

其次，為了能夠在當前科學發展觀的指導下將檔案管理的水平進一步提升，學校的相關領導應當以身作則，對學校的檔案管理工作加以重視，號召全學校的工作者都能夠積極配合并有效開展檔案管理工作。

3.2建立健全檔案管理制度

健全的制度能夠保證工作的順利開展，學校檔案管理同樣需要健全的制度來引領和規范。隨著學校的不斷發展與壯大，學校里有很多活動和事宜需要進行記錄和整理，因此學校的檔案管理工作也日趨復雜。只有建立起合理嚴格的制度，對檔案管理工作的各個環節做出詳細的規定，針對制度可以采取切實可行的措施對檔案進行分類、整理和存檔。檔案管理工作才能有序進行。

3.3加強檔案管理人員的綜合素養

隨著學校的發展與壯大，檔案管理工作人員的工作量越來越大，同時檔案管理工作對于學校發展來講具有不可替代的作用，因此必須要注重檔案管理人員的綜合素養，且在檔案管理工作實踐中增強和提高檔案管理人員的綜合素養。學校可以為檔案管理人員提供參加相關活動的機會，更要鼓勵檔案管理人員參與相關活動，從而促使檔案管理人員的專業技能得到提高，更使檔案管理人員認識到責任心和執行力的重要性，從而在實踐工作中注重培養自身的責任心和執行力。

3.4推進現代化建設

隨著科技的發展社會的進步，現代化技術應用更加廣泛，為了進一步提高學校檔案管理工作，保障其能夠順利進行，需要推進現代化建設。在這一過程中，可以使用以下兩個方法，第一，在檔案管理的過程中，使用新型的信息管理技術，改變傳統的檔案管理方法，使用數字化的方式對其進行管理，通過使用這種方法，既能快速對檔案進行分類，又能減少了檔案的存放空間。第二，推行電子檔案的使用，通過使用電子檔案，能夠改變傳統的傳遞檔案的方法，并加快檔案的查找速度。通過以上兩種方法推進現代化建設，能夠做好檔案的保密工作，保障學生個人信息的安全性。

3.5加強檔案信息開發和利用

檔案信息是整個檔案管理中的重點部分，筆者認為強化其信息的開發和利用對學校未來的發展以及檔案管理產生了積極影響。首先，作為校領導人員應該積極重視檔案信息開發和利用的工作，保障其原始材料收集工作能順利的進行。并且，將所收集的材料按照相關的規定進行分類和整理，為檔案信息的利用奠定基礎。其次，強化檔案信息管理的宣傳和服務工作。檔案管理人員可以針對檔案信息利用進行知識的普及和宣傳，對教師以及學生進行開放，從而幫助教師和學生能查閱相關的內容為教師的教育提供資料，為學生的學習提供豐富的經驗。最后，重視檔案室的建設形成一個良好的工作環境，將檔案管理按照不同的內容進行分類并展示出來，從而讓校內的工作人員能更加了解檔案對其有一個清晰的分類和定義，為濃厚的學術氛圍奠定基礎。

結束語：

綜上所述，對學校的檔案加強管理，對學校所組織的活動狀況加以就，同時依據不一樣的類型檔案進行分類以及整理，使得學校檔案的管理能夠更加規范化，學校要進一步加強在檔案管理方面所進行的投入，比如說硬件以及軟件方面的投入等等，使得學校檔案管理的自動化的程度能夠得到進一步的提升，以更好提升學校的整體管理質量和水平。

參考文獻：

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[2]淺析學校檔案管理工作創新的意義與途徑[J].吳雅鳴.辦公室業務.2018（03）

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