淺議新媒體環境對高校檔案管理的影響

于海霞

摘 要：事物都是具有兩面性的，信息化技術的興起，雖然帶來了機遇，卻也帶來了不小的挑戰。檔案管理作為各個企業的重要項目，更是受到了嚴重影響，因而越來越多的企業開始認可并重視信息化技術。高校更應抓住這個機遇。本文分析了新時代背景下，新媒體的重要性、新媒體對高校檔案管理的重要性、以及提高高校檔案管理人員的專業素養的重要性。并提出了在新媒體環境下，高校檔案管理的部分應對措施。

關鍵詞：新媒體傳播；高校檔案管理；應對措施

高校學生眾多，教師隊伍龐大，還有較多的后勤人員，為了有序管理，建立檔案是十分必要的，然而面多眾多人群，原本就很復雜的檔案管理工作更是難上加難。傳統的檔案管理方法不僅耗時多，也需要更多的人力以及空間。因此把握住信息化技術這個機會，才能更好更便捷的進行檔案管理。新媒體的利與弊，更是需要檔案管理人員去掌握與平衡，發揮出新媒體優秀的一面。借鑒優秀運用新媒體的案例，并避開新媒體運用不當的弊端。在成功借鑒的基礎上進行創新，將新媒體的作用發揮到極致。

1 新媒體環境對高校檔案管理的影響

1.1 新媒體傳播的重要性

隨著信息技術的飛速發展，新媒體也發生了巨大的改變。相較之下，傳統的信息傳播技術報刊媒體、電視廣播、圖書雜志等受到了巨大沖擊。不僅是這些行業，其他很多行業也受到了挑戰。其中檔案管理作為近些年來越來越受重視的項目，也面臨著巨大的機遇與挑戰。越來越多的企業和群眾開始重視網絡媒體，網絡媒體的宣傳力度與新型的宣傳方式也吸引著廣大群眾。如果不能做到與時俱進，緊跟時代的步伐，那么遲早會與時代脫軌，進而被群眾和社會所淘汰。為了避免這樣的局面，檔案管理必須進行改革。傳統的宣傳方式不僅宣傳方式不夠吸引人，宣傳力度也不夠，而且不具時效性，傳播速度過慢，地域受限。這就導致信息的反饋受限，大大降低了工作效率。而隨著信息技術的發展，新媒體的出現，打破了這一僵局。它擺脫了時間空間的限制，以更吸引人的宣傳方式，將信息有效的傳播出去，且傳播的更廣，傳播的群眾更多，打破了年齡的限制。

1.2 新媒體在檔案管理中的重要性

檔案管理工作作為近些年來才興起的項目，還不夠完善。不僅很多企業沒能重視檔案管理，即使是認可并重視檔案管理的企業，也存在著很多的弊端。缺乏管理經驗、管理人員配置不平衡、工作人員的疏忽等，導致檔案管理工作沒能形成一個完整的體系。而過度的依賴傳統的信息傳播方式，檔案都是紙質化，管理起來不僅麻煩，而且占用空間、人力。調取檔案時也會給工作帶來麻煩。而檔案管理不是時時進行的，這就導致空閑時人員的浪費，加大了企業的開支，工作效率低下。隨著信息技術的進步與飛速發展，已經有部分企業采用了新媒體，數字化管理。信息化的管理模式可以使整個管理工作形成一個完整的體系，無論是檔案的調入還是調出，都會變得便利。所有的檔案都登記在電腦中，方便查找。在新媒體的環境下，檔案的管理也無需過多的人員，這就避免的人員的分配不均，節省開支。因此，高校更應重視起新媒體技術，并將之應用到檔案管理中。

1.3 提升檔案管理人員專業素養的重要性

隨著新媒體的應用及普及，高校的檔案管理工作迎來了巨大的挑戰。雖然部分高校已經采用了新媒體技術，然而新媒體技術對于互聯網、信息化的依賴，也導致這一技術需要工作人員具有更高的專業素質，以及一定的專業知識及素養。實際情況卻是部分高校的檔案管理人員仍沉浸在傳統的檔案管理模式中，不能很快的適應新媒體，從而不能將以往的工作經驗與信息化技術結合起來，導致檔案管理工作沒能享用新媒體的便捷，反而變得“四不像”。也有部分工作人員，雖然能夠適應新媒體，并將以往的工作經驗作為基礎與信息技術結合起來。但是缺乏相應的專業知識，導致工作起來仍舊困難重重。甚至錯誤的運用新媒體，致使整個檔案管理體系崩潰。因此高校必須重視檔案管理人員專業素養的提升，這樣才能更好更便捷的運用新媒體技術。已經具備專業素養的檔案管理工作人員，也應在原基礎上進行創新。合理利用多媒體，加大宣傳力度，改進宣傳方式等，提高學生閱讀興趣。

2 針對新媒體高校檔案管理的應對措施

2.1 觀念上的轉變

在迎接新媒體時代帶來的挑戰時，檔案管理要做的不止是技術層面的簡單引進，工作人員還要實現在管理觀念層面上的轉變。身處檔案管理崗位上的人員應該主動適應新媒體時代的變遷，把推進檔案管理的信息化建設當做一次改革創新的機遇。檔案管理的工作人員應該明確意識到新媒體時代下檔案的信息化道路是做好管理工作的必由之路。

2.2 新舊宣傳方式的有機結合

在檔案宣傳工作方面，相關人員需要做到正確認識傳統的宣傳模式。應該保留傳統宣傳模式中能與工作發展相適應的部分，自覺淘汰掉已經落后了的宣傳形式。此外，要把傳統宣傳模式和新興的宣傳媒介有機的結合起來。學會良好的運用網絡新媒體，掌握一些基礎知識，為增強個人的專業性而不斷學習吸收新技術，也可以以“一帶多”的方法，進行技術上的基礎培訓。

2.3 檔案管理各部門進行配合

其實要真正做好檔案管理工作也并非檔案部門一個就可以的，還需要各部門相互溝通。檔案的管理是需要大量的人、財、物的集合，這樣一個繁雜工程自然少不了其他部門的配合。

2.4 對計算機應用的重視

檔案管理常見的方式是人工手動為主，計算機運用為輔，其實這樣的方式并沒有讓計算機帶來的良好效益實現最大化。檔案管理人員可以把計算機信息管理提上主體地位作為一個階段性的工作任務，實現檔案管理以計算機為主，人力為輔的新局面，使檔案管理走向智能化的道路，這樣的管理模式對于類似檢察院等機關部門的檔案管理有很大的現實意義。

3 結束語

隨著社會的進步與發展，互聯網的應用及普及，致使信息化技術飛速發展。人們對互聯網的認可以及依賴，使得人們越來越重視信息化的傳播方式，這給我國傳統的信息傳播方式帶來極大的沖擊。若不改變，便會與時代脫軌，便會被社會所淘汰。因此越來越多的企業采用信息化技術。學校作為未來人才的培訓基地，肩負著為祖國培養人才的責任，更應該重視信息化技術。這樣才能與時俱進，為社會培養出更優秀的全方位人才，為祖國的現代化建設貢獻更多的力量。新媒體既是一個挑戰也是一個機遇，高校的檔案管理需牢牢把握這一機遇。通過提升檔案管理人員的專業素養，與傳統方式的有機結合等，增加宣傳力度與范圍，從而提高檔案管理的工作效率。

參考文獻

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