現代檔案網絡信息化管理與利用研究

楊帆

摘 要：本文主要圍繞現代檔案網絡信息化管理工作展開分析，通過分析其在應用過程中存在的問題，探究針對性的解決措施，繼而實現提高現代檔案網絡信息化管理和利用效率的目的，推動檔案管理工作發展創新，提高其最終質量。

關鍵詞：現代檔案；網絡信息化；信息共享；素質；管理系統

網絡技術是現代檔案管理工作應用的重要技術，利用該技術可以加強對數字檔案的統一管理，實現即時分類和檢索等要求，同時也為檔案安全等提供了必要的保障。而當前檔案信息化工作中，耗費時間最大的就是紙質文件的掃描和電子檔案的命名，對需要保存的紙質檔案通過掃描儀進行電子化，將電子化的文檔命名為適合企業檔案查閱的文檔，便于檢索，這項工作如果實現，可以減少紙質檔案的借閱，有利于紙質檔案的完好保存。此外，通過積極探索不同的檔案網絡化管理形式，可以有效提高檔案質量，實現檔案管理創新發展。

1 現代檔案網絡化管理存在的問題

1.1 軟件兼容性較差

隨著現代檔案管理工作的迅速發展，市場上也出現了許多不同類型的檔案管理軟件，根據其應用角度和著眼點的差異而具有不同的功能和特點。而且隨著國內市場的發展，企業的檔案管理和辦公自動化以及電子政務系統等都在向統一化方向發展，對檔案管理應用的網絡管理工具的通用性等要求也更高。由于現代檔案網絡化管理軟件的兼容性比較差，從而導致市場上許多檔案管理軟件無法與現代檔案管理工作相兼容，同時，由于受到軟件兼容格式的限制，也在一定程度上阻礙了現代檔案網絡化管理工作的開展，進而影響后續各項工作的順利開展。

1.2 檔案管理的標準不統一

統一的標準對檔案管理工作合理開展具有重要意義。但是在當前建設過程中，部分管理人員和企業管理者等并沒有認識到檔案管理工作的重要性，在應用過程中，出于提高短期的檔案管理效率等目的，往往選擇了相對較簡便的檔案管理方法。但是由于管理的檔案的性質等存在差異，其采取的檔案管理方法也隨之發生變化，后續檔案統一管理工作開展過程中，受到檔案管理形式各行其是的影響，其服務性要求和共享性要求等都不能及時實現，對推動檔案統一管理工作集中開展產生了一定的阻礙，在該方式下，檔案信息資源的共享工作開展則變得尤為艱難。另一方面，受到傳統的人工檔案管理方式和管理要求的影響，檔案記錄過程中采用的標準和細節規范等也存在許多差異，檔案管理軟件在移植過程中容易出現信息丟失等問題，這也阻礙了檔案管理工作的合理開展。

1.3 檔案管理人員工作能力問題

檔案管理網絡化工作發展的時間相對較短，從事該類管理工作的大多是年齡相對較大的員工，該類員工在工作過程中已經形成了自己的工作模式和工作方法，接受新方法時則會出現接受慢、學習的質量不高等問題，同時其對網絡技術等的應用相對較少，實際工作過程中可能會出現拖慢檔案管理速度等現象。而企業對該類員工進行培訓則需要耗費大量的時間、人力、財力和物力，加大企業檔案管理工作的成本支出。這對于追求經濟發展的企業來說相對較為困難，企業不愿意在檔案管理工作方面付出太高的成本，這就導致檔案管理工作隊伍的整體素質始終相對較低，檔案管理網絡化的進度也相對較慢，導致企業整體的檔案管理工作呈現出落后狀態。

2 加快檔案管理工作網絡化的措施

2.1 建立區域性的檔案管理網絡

網絡發展加快了信息的共享化進程，檔案管理也應當響應信息共享化的各項要求，在建設過程中建立全方位的檔案管理系統，打造全方位、多部門的檔案管理系統，進一步加強檔案管理和企業其他部門之間的聯系，推動各項工作合理開展。同時，企業也要有計劃地與同行業檔案管理工作之間的聯系，打造全方位的網絡計算機檔案管理系統。在該方式下，檔案信息化管理不僅減少了手工查閱檔案資料的繁瑣，同時提升了檔案查閱便捷性，需要者可以通過網絡快速查找到自身所需要的信息，減輕紙質檔案的破壞。因此建議企事業單位應該加快推進檔案管理信息化水平，提高檔案管理能力，實現檔案管理無紙化辦公。同時，在該形式下，相應的檔案管理軟件等也會積極開展兼容性建設等活動，推出兼容性和通用性都比較好的檔案管理軟件來開展相關工作，對提高各項工作的有效性等具有重要意義。

2.2 推動信息交流共享系統建設

在當前發展過程中，人們接受的信息的數量和質量等都發生了變化，這就決定了個人以及單個部門等不可能實現資料全方位收集管理的目標，這也在一定程度上影響了企業后續相關操作的順利開展。為了改善該類現象，實際建設過程中，必須加強對全面完整的社會信息系統的重視，鼓勵不同部門在自己的部門領域內開展深層次的信息挖掘和信息分析工作，在此基礎上在統一的信息網絡中開展交流建設，將信息及時提供給需要的單位和個人。同時還需要逐步實現電子文件實時歸檔，網上移交，主要包括歸檔鑒定、整理編目、數據加工、數據報送等功能，歸檔管理過程中應保證電子文件元數據和背景信息的完整性。在該類方式下，信息保存的質量明顯提高，文獻部門之間的聯系也明顯加強，基于此開展檔案的統一管理等工作，其管理的質量等也可以得到保證，一體化管理工作在開展過程中出現的問題明顯減少，對提高檔案管理效率也具有重要意義。企業通過該類方式可以推動檔案管理和企業管理工作共同發展，可以提高企業的整體凝聚力。

2.3 合理選擇檔案管理系統

檔案管理部門對提供社會信息資源和信息服務等做出了巨大貢獻，國家和企業都應當加強對檔案管理工作的重視，積極推動檔案管理工作深入開展，研發企業特有的檔案管理工作系統，在此基礎上開展檔案管理建設等活動，打造檔案部門特有的信息資料庫。由于檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統計等是一項系統性的工作，其可以建立一個統一、完整、準確的地檔案信息數據庫，這就要求檔案管理部門必須加強對其使用的檔案管理系統的重視，結合自身對檔案管理工作的要求和檔案管理工作開展的特點等進行檔案數字化建設，及時將檔案管理應用的各類信息等錄入到系統之中，在此基礎上開展信息的分類整理和總結歸納等工作。在數字化檔案管理系統建設完成之后，檔案信息的檢索和存儲等工作在開展過程中遇到的問題會大大減少，對推動后續各項工作順利開展具有重要意義。同時，檔案管理數字化系統建設的目的就是為了方便企業各部門人員即時檢索和利用檔案數據資料庫中的各類信息，可以加快企業工作效率，節約工作時間。

2.4 完善檔案安全保障機制

信息化建設是辦公自動化的重要構成。網絡在提高檔案管理工作效率，促進檔案管理信息共享的同時，也增加了檔案管理信息泄露等問題的風險，導致檔案管理工作的安全性受到挑戰。為此，相關單位必須及時開展檔案信息安全工作，通過設置保密措施，完善安全防護系統的能來開展檔案信息安全建設，以此來保障檔案系統中的各項信息的有效性。網絡化管理是依托計算機存在的，當出現斷電等意外事故時，檔案管理的質量也會受到影響。為此，檔案管理部門應當及時開展檔案備份工作，及時做好檔案信息的備份工作，推動檔案管理工作以合理方式開展。

2.5 提高檔案管理工作人員的工作素質

企業以及檔案管理單位等要有計劃地對檔案管理人員進行培訓，使其掌握計算機技術，同時將其與檔案管理工作聯系起來。同時，通過與學校形成定向聯系，建立人才交流機制等，直接從學校中選拔優秀人才來負責檔案管理網絡化建設工作。通過引導新老檔案管理人員結成互助小組等，使其在交流過程中取長補短，可以有效提高檔案管理工作隊伍的整體素質，對推動檔案管理工作按照預定計劃開展，提高檔案管理的質量等具有重要意義。

3 小結

現代化檔案管理工作中應用網絡技術明顯提高了檔案管理的效率，對推動檔案管理工作合理開展具有重要意義。通過加強對檔案管理問題的重視，及時采取合理的應對措施，檔案管理的效率等可以進一步提高，推動檔案管理工作在新時代背景下實現新發展。

參考文獻

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