檔案標準化管理向精細化創新化管理的轉變分析

文/煙臺市煙草專賣局（公司） 施展 曲加杰

隨著我國現代化建設進程的大幅度進步，檔案的價值越來越珍貴，其意義顯得越來越重要。隨著現代制度的不斷完善，人們對檔案的定位越來越明確，這樣一來，檔案的地位就顯得尤為重要了。

一、檔案管理所存在的問題

（一）對檔案管理工作的定位不準確。在一些工作崗位，某些管理者對檔案管理依舊使用一些老方法，存在過時落后的老思想，他們還是認為，檔案管理并沒有什么技術性，只是一些資料的查閱、歸類和整理，是其他工作的輔助性工作，沒有任何的實用性價值。這種觀點無疑是錯誤的，他們并沒有認識到檔案管理工作的重要性，忽視了檔案管理工作在我國現代化建設中的重要作用，更沒有想過要創新檔案管理工作，忽視了檔案管理的重要意義，沒有擺正檔案管理的地位，對檔案管理的看法有失偏頗。

（二）檔案管理工作制度不完善。現如今出現的問題多為單位不斷發展，其規模不斷擴張，但總是容易忽略檔案管理工作的發展。檔案管理工作只能依靠其有關工作人員獨立完成，大多數人和企業總是忘記它的存在。這樣就造成有些檔案管理方面的員工甚至把一些重要資料歸為己有，造成資料缺失，嚴重影響了檔案的作用。

（三）管理人員的綜合能力不夠。由于某些單位對檔案管理工作不夠重視，有關檔案管理的工作人員總是由其他方面的管理人員或者由普通職工代替，甚至是由其他人兼職，根本未經培訓，這樣一來，就造成檔案管理工作人員素質不齊，未經培訓的管理人員缺乏專業知識，更缺乏能力，甚至不熱愛本職工作，更不利于檔案管理的創新和發展。

二、推動檔案管理向精細化創新化發展的要求

（一）轉變檔案管理工作的理念。推動檔案管理向精細化創新化轉變，首先就要轉變檔案管理工作的理念。現如今隨著知識經濟和信息經濟的高速發展，我們更應該認識到檔案管理工作的重要地位和作用，對它的理解不能再管中窺豹。領導者更應該把檔案管理工作當成重點來抓，將檔案管理工作加入現代化創新的行列中，加強各崗位在職工作人員對檔案管理工作的認識，使他們把握其重要意義，在日常工作中充分利用檔案資源，不再浪費資源。改善檔案管理工作是重點圍繞著現代科學化管理，不僅要檔案資料技術進行整合，更要改善原來陳舊的理念和管理模式，這樣才能使檔案管理工作去幫助更多需要的人。隨著信息化的不斷進步，知識化全球化的高效運轉，各個單位要做到與時俱進，通過檔案管理的創新與發展，利用好資源，更好地發揮信息資源的強大作用。檔案管理工作要與時俱進，要改變傳統陳舊的服務方式，使其傳播發展不僅僅是通過原有的方式進行，不斷完善服務方式，包括利用上門訪問、電話查詢甚至是互聯網技術等制度體系，實現多方位、全面化的發展方式，充分利用資源信息，做好研究總結，為更多人解決實際問題。將檔案管理工作從原來的單純整理歸類資料向信息化的模式轉變，促使檔案管理緊跟時代發展潮流，從原來的低效率、低人氣、低產出的“三低”向高效率、高人氣、高產出的“三高”轉化，建立新型完美的檔案管理新制度。

（二）創新檔案管理模式與制度。時代的發展告訴我們，只有懂得變通，懂得創新才能在競爭激烈的今天謀得一席之地。檔案管理機制要發展，就必須要變通方法，要進行創新。這就要求有關工作人員必須要實事求是，根據不同的管理制度，推進檔案管理往更深層、更好處發展，使檔案管理不斷完善和創新，更規范合理。檔案管理不僅要在管理制度上創新，更要在理念方法上創新。推進檔案管理往更高層、更深處發展，還要更新檔案管理的理念。管理者和領導者要調動起有關員工的積極性，提高其綜合素質，將過去那種讓其隨意發展的態度轉變為不得不為，而且要積極認真作為。

三、結論

檔案標準化管理向精細化創新化管理轉變，不僅需要轉變檔案管理工作的理念，還要創新檔案管理的模式與制度，建立和完善新型完美的檔案管理制度是檔案管理向精細化創新化轉變的重要前提。隨著經濟市場的高度發展，信息資源已經成為各個行業組織不可或缺的重要來源，充分運用檔案資料可以使后者借鑒他人的經驗，推動事業不斷完善不斷發展。