如何寫好總結性材料

盧 娟

一.寫作前的準備，功夫在平時

秘書的材料功底不是一朝一夕之事，寫出的材料要想做到讓“領導滿意，同事愛看”，功夫全在平時。在寫作前，我們需做到如下幾點：

1.要整體熟悉單位的情況

對單位情況的熟悉是一個非常漫長的過程，需要我們平時一點一滴的積累。平時要有意識地分板塊記憶，弄明白單位的主營業務、運作方式、重點項目、存在短板等。如何獲得這些資料？筆者認為最好方法是平時大量閱讀單位的會議紀要、工作總結、上報文件等現存資料。

2.熟悉領導的個人風格

領導的風格大體上有務實性、理論性兩類。如果遇上務實型領導，總結材料就傾向于多用數據說話，并且要結構緊湊，各部分要言簡意賅。如果領導屬于理論型的，那么總結性材料盡量從一些理論展開，多添加一點領導在之前場合里的各種論述。值得注意的是，在寫作材料時，應盡量避免使用冗長的標題和句子，遣詞造句不能太過生僻。

3.量化相關情況

好的材料不是寫出來的，是改出來的。通常一份材料改七八遍也是家常便飯，好的材料不是一個人的智慧，是大家集體智慧的結晶。

我們在寫作年終總結時，有一個很重要的技巧，就是通個“三個對比”，來全面評估工作的落實情況。一是縱向對比。就是以一個階段的工作計劃、任務部署為依據，對過去和現在進行比較，在“落實得如何”的回顧和檢查中得出基本結論。比如寫年度總結時，就要從保存材料中找出全年的工作計劃和安排，以及領導的有關講話等重新學習一遍，以此為依據和標尺，來衡量實際工作情況，逐項檢查落實情況：哪些已經落實了，哪些還未落實，分別占計劃的百分之多少，又有哪些工作被忽視了，進而得出總的評價和結論。這種對比是一種歷史對比，沒有它，總結就失去了依據，就會出現割斷歷史憑空編造基本結論的現象。二是上下對比。就是將一段時間內的上級文件和指示精神與工作實際相比較，驗證工作思路是否正確。起草總結時要重溫上級文件和指示，以此為依據和指導。檢查分析本單位對上級的指示精神是否把握得準確，在工作實踐中是否有所創新。做好這一對比，能使總結既見事見物又見思想，使總結更具深度和指導性。三是橫向對比。就是以同類單位中的先進典型為標尺進行比較，找出差距和原因，激發學習和趕超的動力。同類單位和本單位一樣，都是在同一上級領導下，在相同的時間內完成同樣標準的任務，所以從工作進展和所取得成績的差異中，最能看出本單位在大的范圍內所處的位置和水平。這樣的對比能引發思考，促使自己保持清醒頭腦。這種外部依據能幫助本單位在坐標系中找準自己所處的位置，防止出現“關起門來搞總結沾沾自喜，敞開大門一看就傻眼”的現象。

4.和領導積極交流

有很多同志不敢和領導交流，這其實很不好。領導之所以為領導，必然有他的過人之處，他的格局和眼界必然遠超于我們。當然和領導交流不是光去聽訓斥和閑談的，而是帶著問題和解決問題的候選方案去的，是去請領導裁定的。當然一些比較負責任的領導，會在寫作前告訴你一些寫作重點，需要突出的核心。一般比較穩妥的方法是，向主管交流思路，向主任交流半成品，向大領導請示成品，反復修改，這個需要看自己在單位所處的位置等實際情況進行處理。

二.正文的寫作

一篇年終總結，大致可以分為上一年度工作回顧、存在的問題、下一年工作計劃三部分。在寫這三部分之前，需先列提綱，這個提綱可以籠統到哪一部分大致寫什么，怎么寫，也可以具體到最低一級的小標題，但建議不要超過三級標題，不然結構太過于復雜，也不易掌控。

（一）上年度工作總結

材料的收集。在這部分，可以重點闡述上年度工作成績，可以將從各部門收集上來的信息全部單列在一張紙上。

材料的分類。具體可以參照去年年終總結里的計劃部分，這樣的好處是，一方面表現單位運營的規范性，另一方面可以表現單位各類重點項目的持續性。劃清板塊，比如說，可以用項目進展、資金收入、內部建設、員工成長這四部分。同時在提綱中，像連線題一樣歸好類，這就完成了材料的預先處理。

材料的寫作。因為收集和分類的材料是一堆層次不齊的東西，需要進行處理，這種處理體現了秘書工作人員的綜合素質。在寫作中需要堅持“三個一”，即一個寫作思路、一種風格語言、一種表達態度。很多同志說，最難的就是具體的每段話不知道怎么去寫？這里筆者提供一種思路，在成績部分去繁就簡，只談干了什么，注重語言的簡潔性。

（二）存在的問題

在談問題的時候，“問題部分”是一個承上啟下的部分，他承接著上板塊工作成績，又連接著下板塊下一年工作計劃。

談什么？不是什么問題都談，關鍵是談什么樣的問題。筆者的建議是，談影響單位發展的重點問題，談突出的問題，談首要問題。這個就需要好好的歸納總結。

怎么談？談問題是有技巧的，尤其是在這種書面報告中，在書寫問題時，不能什么都不寫，也不能什么都寫，要注重主客觀一致，既有主觀，又有客觀，既有大環境，又有內部問題。

還有一個問題，是具體突出談，還是泛泛而談？筆者認為這個不能一概而論，需要看具體情況，有些問題適合具體談，重點談，有些問題只能泛泛而談。具體的需要同志們在具體工作中仔細把握。

（三）下一年工作計劃

最后一部分也可以說是談希望，“希望”關乎著單位下一年的工作計劃，關乎著全單位人的干勁。在書寫這部分時需要做到“兩個結合”，一個就是和去年年終總結的工作計劃的結合，另一個就是和存在的問題相結合。這樣做的好處在是一方面體現了整體的有序性，另一方面表現了本單位立行立改的態度。

具體怎么寫？筆者建議按照是什么、為什么、怎么做這三個寫作終極邏輯來寫。是什么？旨在告訴別人這個東西的概念。為什么？則能告訴別人意義。怎么做？解決的是步驟問題。這樣寫下來，一方面有邏輯性，比較有層次感，另一方面能把工作說清楚。

最后，為了文章的整體性，通常會有個結尾，結尾的作用不容小覷。同開頭一樣，結尾也是大有講究而不可隨意為之的。好的結尾如同一杯醇酒，能使人激動、振奮、留下美好的回味。概括地講，就是要達到“自然、緊湊、凝煉、精彩、新穎”10個字的要求。所謂自然，就是在語氣上要與整篇講話前后呼應，一氣呵成；所謂緊湊，就是要緊扣主題，與前面講的內容相一致；所謂凝煉，就是語句要簡短有力，篇幅不宜太長；所謂精彩，就是句子要精美，要有一定的氣勢和節奏感，念起來富有號召力和感染力，以便把整篇講話材料推向高潮；所謂新穎，就是不同內容、不同時期、不同場合的會議講話要有不同的結尾方法，通過不同角度、不同句式和不同提法給人以新感覺。

以下筆者總結了幾種結尾的模式，一是總結式結尾，即根據前面所講的內容進行概括總結和升華，以結論的語氣加重內容的分量，以求給聽眾留下深刻的印象；二是號召式結尾，即以召喚的口吻提出要求，希望聽眾呼應，共同行動。如：“各級干部積極行動起來，搶抓機遇，扎實苦干，為加快發展再創佳績，再立新功！”三是肯定式結尾，這種方法常用于提示人們看到有利條件，增強必勝信心。如“雖然國有企業發展面臨很多困難、扭虧增盈任務艱巨，但只要我們加大改革力度，落實各項改革措施，帶領干部職工扎實苦干，就一定能開創國有企業發展的新局面！”四是提問式結尾，這里雖然用的是問句，但不是疑問，也不需要回答，而是一種肯定式的提問。如：“黨把我們放在如此重要的崗位上，人民群眾對我們寄予如此深切的期望，我們還有什么個人利益不能拋棄，還有什么理由不奮發努力呢？”這種句式有時比正面號召更有力度，更發人深思。五是展望式結尾，即通過展望性、預示性的語言，引起聽眾對美好未來的憧憬與向往；六是平實式結尾，即話到完時自然收尾，如“我就講以上幾個問題，請同志們認真研究，抓好這次會議精神的落實。”還有一些研討會、座談會上的講話也用這種方法，而且還帶有謙虛、商量的口吻。