檔案數字化與高素質人才隊伍建設研究

魏婷

摘要：檔案是企業維持日常業務工作的重要工具，它記錄了企業的業務信息，是企業商務運作的重要資產和得力助手。隨著網絡技術的不斷發展，企業檔案不斷向數字化轉變，各種不同形式的檔案資源全部轉化為了數字化的檔案信息。良好的人才隊伍是企業發展的主要動力，各大企業都致力于高素質人才隊伍的建設，以鞏固企業長久穩步發展。數字化形式存儲的檔案與企業高素質人才隊伍建設之間是否存在著某種關聯？如果存在，這樣的關聯又是何種關系？本文將針對檔案數字化和高素質人才隊伍建設的問題進行深入研究，旨在幫助各大企業確定二者關系，高層人員能夠更好地管理和發展企業。

關鍵詞：檔案數字化 高素質人才 關系研究

中圖分類號：G627 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）17-0218-02

隨著科學技術的發展，檔案數字化是目前我國企業檔案管理的必然趨勢。利用網絡多媒體的存儲技術的數字化檔案相較于傳統的文字檔案有著諸多的優勢，例如，數字化的形式存儲，通過網絡連接的形式使得檔案不易丟失，且方便管理，可以隨時提取利用，各部門之間可以共同利用檔案，實現信息互助，資源共享。這樣的檔案形式方便企業建設以及各部門管理，可以提升各部門人力資源工作效率，對高素質人才建設顯然有所助益。同時這種全新的檔案形式也決定了它對高素質人才的需求很高。基于這樣的角度，兩者聯系一目了然。

一、檔案數字化與高素質人才隊伍建設的關聯性

企業檔案中記錄了企業文化和所有業務活動的重要信息，企業檔案對于企業管理員工有著不可或缺的重要作用。尤其是對于集團企業來說，分公司較多且分散各地，僅靠人員監督管理是不夠的，必須實現集中制的統一管理。傳統文字檔案在這類公司就顯得捉襟見肘，力不從心了。數字化檔案對公司自身與分公司管理的助益很大。數字化檔案結構有序，利用網絡統一管理，方便公司各部門及時使用企業業務資料，及時作出相應的工作規劃。各部門之間也可以實現資源共享，更加利于各部門相互溝通，增加部門協調性。同時減少了管理成本，提升了辦公效率，還減少了檔案保存的風險性，對于企業的高素質人才隊伍建設有著極大的助益，是各大企業建設高素質人才團隊的重要方式。

二、目前檔案數字化存在的問題

（1）高素質檔案管理人員的缺失。企業現有的檔案管理人員多為傳統的文字檔案管理人員，檔案管理能力具有局限性，檔案管理人員的團隊普遍知識面過窄，專業知識單一，面向范圍小且掌握程度不足，對于數字化的檔案管理業務不熟練，流程不清晰。甚至是沒有數字化檔案的分檔管理能力，工作往往力不從心，由此引發的工作態度消極懈怠，有的管理人員自行其是，按照自己的意愿隨意分配，致使檔案管理不規范，數字檔案系統較為混亂，無法體現數字化檔案的優勢，甚至不如傳統文字檔案的作用。面對這樣的現狀，檔案管理人員并沒有意識到自身問題所在，沒有順應時代發展，在工作工程中主動了解數字檔案的特點，學習數字檔案的管理知識。另一方面，現有的檔案管理人員沒有足夠的專業知識，細節領悟力不足，知識的運用實踐能力不強，且缺乏檔案部門服務大眾的工作意識和態度，檔案管理方式單一，技術不過硬，不了解計算機技術，或是會使用網絡卻不明白數字化的檔案管理技術，無法做好數字化的檔案管理工作。

（2）企業檔案管理制度存在缺陷。傳統的檔案管理人員不具備現代化檔案管理技能，很多無法勝任現有的數字化檔案管理員。同時存在著另一個問題，民眾對于檔案管理的工作的看法還停留在過去階段，檔案管理的工作性質缺乏主觀能動性，沒有施展自身才能、抱負的平臺，高素質人才缺乏對檔案管理工作的興趣，傳統的檔案管理員又無法滿足現如今的數字化需求。數字化檔案管理一時之間遇到了瓶頸。另一個方面，企業對于檔案管理工作也缺乏足夠的重視程度，檔案管理人員資金不高，待遇一般，也沒有什么特殊的福利項目，這樣的工作待遇，難以吸引高素質人才。而且，現如今的網絡普及廣泛，互聯網技術發達，信息量日益增多。在人事分配改革的背景下，各部門工作量也日益增多，這樣繁雜又豐富的工作量，使得檔案管理員的工作量變多，壓力變大。企業對于檔案管理的工作制度并不明確，檔案管理沒有明確的部門，也沒有明確的領導人員，工作難以實現部門對接，沒有專業的檔案團隊管理。這樣多種多樣的矛盾使得企業無法獲得專業素質高的數字化檔案管理人員。

三、通過檔案管理實現高素質人才建設的途徑

（1）轉變觀念，培養現有員工。企業檔案從傳統文字檔案轉變成電子的數字化檔案的過程，跨度太大，發展太快，企業檔案管理的員工一時之間難以適應，且現有管理人員過于被動，主動學習的意識不足。因此，企業需要主動轉變員工觀念，培養適應現代數字化的檔案管理人才。首先，讓現有員工意識到時代在變化，只有數字化的檔案管理才能滿足公司的業務需求，讓檔案管理員認識到數字檔案對企業的重要性。培養專業素質優秀、個人素質突出的數字化檔案管理團隊，安排所有的員工進行進修培訓，分派或是聘請專業人員教學，讓現有員工掌握數字化的檔案管理的專業知識和技術，熟練使用網絡進行信息分類和存檔，在各個部門有需求的時候能夠快速熟練地找出相應檔案，將檔案信息傳遞給需求部門。讓檔案管理員主動為各部門服務，進行檔案工作的重新定位，加強自身學習，提高業務水平和素質。

（2）公司制度的改變。通過數字化的檔案管理去實現高素質人才建設，僅靠員工自我意識的覺醒是遠遠不夠的，公司應當改變現有的檔案管理制度，以一個合理的檔案管理制度迎合員工。首先應當改變民眾對于檔案管理工作的誤解，讓民眾意識到數字化檔案管理是一項高素質人才才能勝任的工作，提升潛在員工的積極性，讓高素質人才紛紛躍躍欲試，想參與到數字化檔案管理工作中。一方面是企業提高對于數字化檔案管理的重視程度，進行公司內部和面向大眾的廣泛宣傳，更重要的是提升數字檔案管理人員的薪資待遇，根據數字化管理人員的專業素質和工作態度發放獎金，給予管理人員展示自我實力的平臺和機會，提升員工積極性，鼓舞員工認真工作，主動服務。另一方面，企業需要進行現有制度的創新，改善現有的工作環境。檔案管理不能像以前一樣無組織無領導，數字化檔案管理要求有一個專門的檔案部門，與公司其他部門重要程度一致，其他部門取檔案被歸為部門之間的相互信息對接。且檔案管理部門的負責人不能使其他部門人員的兼職，必須是專業的數字化檔案的管理人才，完善檔案管理的組織性，增添檔案管理人員的歸屬感，建立高素質人才團隊。

四、結語

數字化檔案管理與高素質人才團隊建設之間的關系是互相的，檔案管理的數字化作用于高素質團隊建設，起著正面促進作用；高素質人才團隊的建設反作用于數字化檔案管理，彌補了檔案管理的諸多不足，起著側面推進作用。企業的發展離不開員工的努力，企業的進步需要高素質人才團隊建設，高素質人才團隊建設離不開良好的檔案管理方式。建立數字化檔案對于企業整體是絕對有所助益的。

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責任編輯：劉健