“互聯網+”時代的檔案管理模式研究

萬玉俠

摘要：運用“互聯網+”思維優化與變革檔案管理模式是當今以及未來社會發展的必然趨勢。本文從“互聯網+”時代下檔案管理的特征出發，分析檔案大數據特性的理論體系、資源體系、保障體系以及管理體系等四大變化給檔案工作帶來的機遇和挑戰，提出了在大數據視野下從法律法規、數據管理、責任追究、數據開放等方面提升檔案管理的改進措施。本文通過對“互聯網+”背景下檔案管理模式的研究，為促進檔案管理工作便捷化、科學化、系統化提供了一定了參考依據。

關鍵詞：檔案數據化 檔案管理體系

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）17-0219-02

隨著科學技術的不斷進步，“互聯網+”時代的到來給當今社會管理模式帶來了巨大變革和機會，促進新時期政府、事業單位、企業等組織團體不斷創新、變革管理和服務。對于檔案管理工作來說也不例外。

一、“互聯網+”背景下檔案管理的時代特征

（1）檔案管理數據化工作復雜繁重。各級檔案業務管理部門面臨的業務量是巨大的，需要對過去大量的紙質檔案運用計算機數據全部完整地轉化為互聯網網絡檔案。而檔案數據資源量的增長速度與從事數據整理檔案人員的增長速度是不成正比的，這就勢必造成檔案數據管理人員工作強度日益加重。

（2）檔案資源利用率大幅提升。互聯網背景下的檔案管理信息化工作主要利用信息技術來進行歸納、分析、整理、總結。尤其是在資源共享的背景下，檔案的利用效率會大大提升，也就避免了大量的重復勞動。這更為今后相當長的一段時間內的檔案管理工作的不斷優化改進提供了先決條件。

（3）檔案管理信息化需要不斷更新。檔案管理網絡信息化的模式不是一成不變的，需要持續的變革創新。檔案管理在互聯網模式下往往會存在一些技術瓶頸，檔案管理在新數據平臺環境下的法律法規相對不夠完善，進入“互聯網+”時代檔案管理模式缺少專業性的法律武器做保障。檔案管理人員的業務技能和知識理念也需要不斷提升，不斷適應社會變革的需要。

因此，結合互聯網背景下的時代特征，檔案管理模式的嬗變特點有哪些，給社會帶來哪些變革；較之傳統的檔案管理模式，現代檔案管理模式有哪些改進等等，這些問題非常值得我們去深入研究。

二、“互聯網+”時代檔案管理模式的變化

“互聯網+”時代檔案管理與傳統檔案管理相比，在檔案管理模式方面發生了巨大的變化，主要表現為以下幾個方面。

（1）檔案管理理論體系的變化。“互聯網+”時代數據信息量的劇增這個突出特征，決定了檔案管理理論也要產生時代的演變。互聯網倡導的是一切數據皆有用，不再是抽樣數據。大檔案觀是將檔案管理工作定義為能夠囊括一切數據，將社會生產和人們活動中的信息以數據的形式真實地記錄下來，并為人們所使用。互聯網時代下的檔案管理工作的變革是既有服務層次、結構的深度變革，是服務需求領域寬度的變革，即在大服務觀理論指引下，為用戶提供數據文件本身的真實性以及數據文件所覆蓋的隱含信息。

（2）檔案數據資源體系的變化。傳統意義上的檔案數據資源是用館藏量來衡量的，用館藏資源來評價某個檔案管理部門的業績優劣，這也就造成了各級檔案管理部門各自為政，在檔案的使用上設置各種壁壘，檔案的使用效率十分低下。“互聯網+”時代，檔案資源是基于大數據、信息平臺化、資源共享的管理體系。數據資源的信息收集、數據存儲、資料使用等方面與傳統模式截然不同。在資源共享平臺下，各級管理部門的數據資源會呈現翻倍的增長，檔案管理部門間的協作配合、交叉作業的頻次也會空前迅猛加劇。同時，檔案數據的類型也會多樣化、多元化，不僅有文字紙質，也有視頻、聲頻、實物等載體，為客戶的使用提供了極大的便利。

（3）檔案安全保障體系的變化。“互聯網+”時代，隨著檔案數據化、信息化、平民化，檔案安全保障工作的重要性逐漸上升。檔案安全保障是檔案安全管理部門履行政府職能的底線，也是行使檔案管理職權的基本紅線。面對日益增加的數據檔案，檔案部門利用大數據、云平臺來處理檔案業務已經成為常態，但是互聯網的技術保障、信息保密等問題隨著數據共享程度的提升日益暴露出來，構成信息安全的威脅因素也越來越多，檔案安全保障面臨著嚴峻挑戰。

（4）檔案行政管理體系的變化。檔案行政管理的基本原則是黨政統管、分層負責、減少干預。傳統的檔案管理模式下，政府對企事業單位是集中管控，由政府主導并實施宏觀調控。“互聯網+”時代下，企事業單位的檔案業務管理工作形式和內容發生了變化，一些檔案業務的輔助服務開始尋求合作模式。檔案服務中介機構隊伍應時代而生并迅速發展壯大。作為檔案行政管理機構，不僅要適應這一變化，更要轉變觀念，在日常管理中要充分發揮監督、指導與服務職能，確保檔案行政執法的強制性，突顯檔案行政執法的權威性。

三、“互聯網+”時代應對檔案管理模式變化的策略

在“互聯網+”時代檔案管理模式不斷變化的客觀因素下，政府檔案管理機構需要從法律法規、檔案數據管理、責任追究機制、政府開放機制等方面不斷創新檔案管理，建立起能夠適應檔案管理模式不斷變化的新體系。

（1）完善法律法規制度，確保檔案管理信息化有法可依。《中華人民共和國檔案法》和《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》是現行的、開展檔案工作的依據和準則。“互聯網+”檔案管理工作也要在傳統的法律法規的框架下不斷完善，結合新形勢，貼近新要求，盡快研究出臺新制度，從而規避風險，滿足新時代的工作要求。要樹立檔案管理的嚴肅性，加強頂層設計，運用好大數據管理特征，明確各行業、各專業、各業務領域的政策性指導意見，結合具體的業務背景、業務流程、導向意圖等因素來出臺不同的規章制度，從體制機制上來規范檔案數據管理工作，確保制度標準化、業務流程化、管理信息化。

（2）創新檔案數據管理，提升檔案多元化服務理念。“互聯網+”時代，檔案資源管理工作要用新思維和新方法，倡導人性化、個性化、智能化和知識化服務理念。在服務領域方面，不僅要在數據的歸檔、整理、甄別、分析上下工夫，使得檔案數據功能全面、真實、有效；而且也要在數據背后的實質上下工夫，要勤于檔案的定性分析、檔案的注釋說明，完善檔案的預警機制，利用大數據技術，深入挖掘檔案知識，運用科學手段，提高檔案使用效率。在服務質量方面，要精準匹配檔案數據采集對象、檔案數據使用目的、檔案數據開發路徑、檔案服務內容、檔案數據服務方式等。

（3）強化責任追究機制，確保檔案安全管理責任到人。檔案管理的核心問題就是檔案安全問題。作為檔案管理部門，要健全檔案安全責任制，嚴格責任落實，逐步建立起自上而下的責任分級管理體系。要健全檔案安全應急管理制度，領導全體檔案工作者時刻保持高度安全意識，建立風險防控體系，定期梳理分析檔案管理安全風險源，制定整改措施，從源頭上規避檔案管理風險。要建立責任到人機制，明確崗位職責、機構職責，針對職責分工，分別制定嚴格的責任追責辦法，從制度上約束管理安全。

四、結論及啟示

“互聯網+”時代檔案管理工作內容和形式是不斷變化的，檔案部門要學會適應和利用“互聯網+”時代下檔案管理工作的新特點，不斷在變化中求突破、求發展。“互聯網+”時代的到來，給檔案管理工作帶來的影響是不言而喻的，通過對互聯網背景下檔案管理模式的變化及其科學應對策略的深入研究，科學應對檔案管理模式的變化，尋求“互聯網+”時代下檔案管理的有效路徑，能夠促使檔案管理信息化帶來革命性的發展。

參考文獻：

[1]吳毓祺.信息時代檔案管理方法的變化[J].蘭臺世界：中旬，2012.

[2]韋曉青.基于信息化時代開展高校檔案管理創新建設[J].青海師范大學學報：哲學社會科學版，2011.

責任編輯：張蕊