企業電子信息技術管理系統構建探討

李革 重慶信科通信建設監理咨詢有限公司

電子信息技術屬于現代計算機技術、集成技術、微電子技術、控制技術發展的成果，將其應用到各行各業可以發揮出非常關鍵的價值。電子信息技術管理系統即為管理企業的檔案系統，屬于全新的現代化管理系統，為光盤存儲、數據庫管理、圖像編輯、信息共享以及處理一站式形式。通過數據檔案上網的方式，得到企業員工共享數據的效果，而且能夠進行相應的權限設置，部門工作者能夠實時的對于數據內容展開更新。在實施電子信息技術管理系統以后，一方面可以有效的調用以及傳播信息內容，另一方面大大的縮減人工利用率，而且可以提升工作的效率以及質量。因此，怎樣科學的構建起實用性較高的、安全可靠的電子信息技術管理系統，已經是當前企業檔案管理者需要解決的關鍵問題。

1 企業電子信息技術的應用和優越性分析

1.1 應用情況

電子信息技術的應用范圍廣泛，對于諸多行業均可帶來有利的影響，在國家經濟發展中屬于重要的動力資源。首先，應用于管理系統中，這是現代企業重要的特征。管理系統需要采取相應的網絡技術，把相關的計劃向管理工作人員進行直接的傳達，同時對于重要路徑報告展開科學的整理。項目管理系統內，電子信息技術也會真實的反映出資源的使用分配情況或者工作進度等等狀態，能夠指引管理者及時的發展問題，并尋求有效的方案進行處理。管理系統涉及到的種類繁多，應用甚廣，例如常見的就是物流管理、項目施工管理等等。其次，應用于自動化控制中去，電子信息技術在自動化控制內的應用已經愈加廣泛，不僅大大的降低人工管理的繁瑣性，同時也明顯的降低管理難度。最后，應用到科學計算中去。可以代替人工展開更迅速的計算，應用邏輯計算得到計算結果。而且于此技術支持情況下可以在諸多的方面進行有效的擴展，包括計算機輔助分析、計算機圖形技術以及計算機網絡傳輸等。

1.2 優越性

首先，企業應用電子信息技術期間，可以實現良好的共享。電子信息共享即指建立在平等以及自愿的前提下，經計算機之間的協作，在通過不同的方法以及技術等基礎上，形成共同的應用信息資源的效果，達到用戶對資源了解的需求。電子信息技術存在超強數據庫，將查找數據精準度進行明顯的提升，而且增強信息統計效率，大大的減少往常信息查詢錯誤等問題，提升計算機工作效率。其次，確保工作的準確度。實際的生活中，人們應用到計算機參與工作的現象已經相當普遍。計算機工作期間，主要就是通過管理軟件的形式進行，而且計算機信息技術軟件為人同計算機之間交流的重要渠道，因此為了實現充分的體現計算機電子信息技術具有更高的精準度，就需要進一步的加強其應用范圍的擴展。最后，集約化同智能化并存。計算機信息技術發展期間，有賴于程序代碼編制，并且在不斷的發展情況下，其已經朝著更加智能化以及集約化的方向發展。經應用現代管理技術，可以實現人力資源效應的充分發揮。電子信息技術能夠對于模擬人類思維活動，展開集約化的邏輯分析信息內容，同時展開綜合性的管理工作，使得管理效果顯著提升。

2 企業電子信息技術管理系統的構建原則

2.1 開放性原則

對于企業來說，必須要遵循開放性的原則，也就是其所應用的電子信息技術管理系統一方面面向企業內部的所有員工開放，讓內部工作人員具有一定的觸及，另一方面也需要適當的對于外部訪客展開開放，讓外部人員對自身的電子信息技術管理系統具有一定的了解。系統應該存在有關端口連接于其他的系統，包括CAD系統、PS系統等等，這種情況下，能夠使得企業內部工作人員對于有關信息資料展開便捷的收集以及整合，迅速的獲得到共享內部信息的目標，而且能夠相應的將生產科研效率進行提升。同時，允許企業的外部人員在系統中進入，不僅可以推動更多的人掌握企業的先進文化以及優秀的產品，而且還可以把握住瀏覽人群升級為客戶的機會，進而帶給企業的發展更多的經濟效益。

2.2 先進性原則

電子信息技術管理系統具有較快的更新速度，就像其他的電子產品一樣，不斷的在推陳出新，以適應社會發展的步伐，滿足人們更多的需求，帶來更豐富的體驗。因此，企業為了占據發展有利地位，增強自身的核心競爭實力，就必須要保護與時俱進的心態，確保自身所應用的電子信息技術管理系統具備先進性，及時的將陳舊系統進行摒棄，以免對于企業的平穩向前發展造成阻礙，要不斷的通過研究，對電子信息技術管理系統進行革新以及健全完善功能，順應時代發展的實際需求。

2.3 實用性原則

企業的文化各有不同，而且業務形式繁雜多樣，鑒于這種現實情況，各企業就應該嚴格的建立在自身實際發展狀態基礎上，實施電子信息技術管理系統的建設。從企業自己的特征出發，所構建電子信息技術管理系統具備自身的顯著特性，體現出自己發展的實際狀態，具有良好的適用性，方可以使得企業內的員工對于電子信息技術管理系統形成深刻的了解以及認知。如果一個系統僅具有先進性，但是卻不能滿足企業日常發展需要，不能實現企業更好的向前發展，則即使是先進的系統，最終也會淪為無用之系統。

2.4 安全可靠性原則

企業電子信息技術管理系統中都會涉及到數量龐大的企業信息內容，一旦不能使得應用的電子信息技術管理系統具有較高的安全性、可靠性，勢必會引發泄漏企業信息資料的風險。在外泄的信息中，不僅可以涉及到企業內部工作人員的具體信息內容，而且還可以涉及到重要的企業商務信息內容，如果讓競爭對手獲取企業的商務信息，則勢必會大大的損傷到企業經濟利益，而且一旦被居心叵測的人員利用會產生違法犯罪的現象，均會給企業造成巨大打擊。因此，維護電子信息技術管理系統在安全可靠性狀態中，至關重要，必須要加強重視此項原則。

3 構建企業電子信息技術管理系統的有效舉措

3.1 在準備階段方面

準備階段需要做的工作較多，而且具有系統性的特征。首先，是需要重視有關資料的收集。有關部門工作人員需要大量的對于企業信息內容展開全面的收集，盡可能的做到信息收集的覆蓋面廣闊，以此作為重要的基礎，找到最佳的電子信息技術管理軟件開發公司，綜合的了解以及分析信息管理事業發展的形勢，進而可以選用最好的、滿足自身發展需求的電子信息技術管理系統；其次，加強各部門工作者之間的溝通交流，即進行有效的協調各部門人員展開積極討論，通過在會議上積極的發言，提出建議或者意見，掌握住每一部門實際的信息管理需求情況，之后向管理系統開發公司進行有效的傳達總體情況，實現合作意向的初步達成；最后，形成企業信息管理系統操作以及使用制度，實施不斷的健全完善，使其可以確保平穩健康的運行系統，能夠在企業發展期間，促進工作效率的有效提升。

3.2 在建立階段方面

首先需要跟信息管理系統軟件開發公司進行加強聯系，協同實施企業電子信息系統的安裝，并且對于企業局域控制網絡實施有效的連接，在系統內，進行接入進各種外部設備，包括打印機等等，形成一個相對健全并且具有完善性的企業電子信息技術管理系統。之后，企業要組織各部門工作者，科學的按照標準流程，展開試運行系統，主要的目標就是對其中具有的不合理之處、遺漏的環節等等及時的發現，并且積極的更正需要調整的部分，使得企業電子信息技術管理系統具有良好的實用性和完整性。另外，要在試運行期間嚴密的記錄好各種問題情況，向系統開發公司進行匯總提交，之后由其實施相應的改善。

3.3 在交付使用方面

首先，開發公司應該展開相關部門后臺運作員工的專業化培訓，向其指導怎樣正確的應用電子信息技術管理系統，讓其可以嚴格的按照標準流程進行操作，規范化的應用，而且詳細的告知應用期間的注意事項，避免后臺運行員工出現錯誤的操作。其次，將電子信息技術管理系統面向企業的內部以及外部環境實施開放運行，并正式的交付應用。另外，需要做的至關重要的一方面內容就是同開發公司簽署售后以及技術服務協議，加強日后的安全維護系統的工作落實。

4 構建電子信息技術管理系統期間需要注意的事項

4.1 嚴密的落實各項準備工作

對于企業來說，形成電子信息技術管理系統并非一件簡單的事，其具有典型的復雜性特點，涉及到的范圍廣泛。例如，電子信息技術管理系統的建立，包括要了解到各個部門生產信息資料，而且有賴于大量的技術以及資金的支持等等。在準備工作方面，一旦不能落實的嚴密而充足，便可能會引發部門之間溝通不暢，配合不佳，由此使得系統構建降低科學性以及先進性、嚴謹性，嚴重的情況下造成整個電子信息技術管理系統的行程計劃泡湯，造成不可估量的損失。

4.2 科學的展開需求分析

采取電子信息技術管理系統，主要的應用目標即為將企業內部各部門之間的溝通更加順暢，促進有效的交流，同時有助于生產效率的明顯提升。因此，應該對各部門實際需求情況充分的掌握，并且仔細的分析，得到最真實的數據資料作為有價值的依據，禁止僅僅依靠此系統構建部門意愿實施建立。如果不按實際情況進行構建電子信息技術管理系統，則往往使得系統不會達到預想的實際需求標準，并且導致大量的人力以及財力資源的浪費。一方面可以導致工作失誤問題，另一方面會產生嚴重的生產事故，造成不可估量的損傷。所以，必須要高度的重視各部門實際需求情況的分析，形成滿足生產需要的信息管理系統，切實的幫助企業管理效益的提升，推動其平穩的向前發展。

4.3 注重聯合開發

企業均存在自身獨特的公司文化以及優勢的特長，而且企業能夠更加深刻的掌握住本單位信息情況。但是對于系統開發公司來說，其主要的優勢特征就是能夠完成科學的系統開發。僅僅憑借企業自身，或者只依靠開發公司單方面的進行構建電子信息技術管理系統，都是不可能實現的。采取企業、開發公司聯合開發的方式，能夠發揮出更加良好的效果，因為能夠實現雙方之間的有效協調。企業實施選擇開發單位期間，需要充分的搜集相關單位的信譽情況、工作經驗以及研發方案等等內容，通過嚴格的分析，最終判定是否具備可靠性，盡可能的選用資質較高的、綜合實力較強、具有良好的售后保障的公司。

4.4 落實好專人銜接

企業在實施建立電子信息技術管理系統期間，應該讓專門的工作人員同系統開發公司進行順暢的對接，而且需要長期的應用專人，避免不定期的更換人員。主要的原因就是，個人在掌握企業電子信息管理系統的程度上不盡相同，理解的能力各具有差異性。而且在開發公司方面，通過專人的接洽，能夠全面的掌握住信息的對接以及理解相關意圖，進而實現確保系統開發周期平穩的落實，防止由于人員混雜現象出現交流不暢、溝通不一致的情況，產生增加開發系統周期的不良現象。

4.5 合理的選用試用對象

科學合理的選擇試用對象非常關鍵，能夠對于企業電子信息技術管理系統內具有的不足之處及時的發展，并且通過嚴密的分析探究，進行針對性的改進，而且推動電子信息技術管理系統更好的健全完善。尤其體現在系統后天運行和系統對接企業其他系統的銜接方面上，必須要確保高素質的專業化人員，嚴格的按照標準方法展開試用，進而確保系統能夠平穩正常的運行，防止產生差錯問題，引發降低企業的生產效率問題。

4.6 加強項目的嚴密監控

企業信息管理系統屬于繁雜的工程，不僅具有較長的周期，同時投入的資金量也是巨大的。為了確保建設電子信息技術管理系統可以順利的實施，并且保障構建系統的質量滿足標準，符合企業自身實際發展所需，就必須要配備專門人員實時掌握住系統開發公司的工作進程，展開嚴格的監督控制管理，樹立高度的責任意識，充分的實現在預定的時間范圍之內完成電子信息技術管理系統的開發，同時正常的投入應用，盡最大限度的提升工作效率，減少不必要的支出。

5 結束語

對于當前社會上的企業來說，應用先進的、優質的電子信息技術管理系統，是維護生產效率提升的重要性保障之一，而且能夠對于企業的發展產生非常積極的影響，并推動增強自身的競爭地位。相反的，如果應用劣質電子信息技術管理系統，勢必會出現部門之間相互推諉、怨聲載道的情況，而且對于工作效率造成大大的降低，阻礙企業的向前發展。面對當前社會發展的形勢，現代企業實施電子信息技術管理系統已經是必然趨勢，因此，應該嚴格的遵循自身實際發展特征，通過各種途徑，構建起滿足自身發展的最佳的電子信息技術管理系統，維護自身向前發展，與時俱進。