學校辦公管理中Office辦公軟件的應用分析

林峰 攀枝花廣播電視大學

引言：學校辦公管理覆蓋校園的各方面管理，若想保證管理質量，提高教學效率，需在管理中使用先進的技術或軟件，優化日常工作的進行。Office辦公軟件的運用，是用新的管理方式，豐富校內管理的途徑，實現管理向專業化、規范化的轉變，保證校園各項服務的質量。

1 學校辦公軟件的需求

1.1 校內管理事物多樣化，有多種數據

學校辦公管理軟件內，主要以學生的日常管理為主，但學生的管理較為復雜，管理工作呈現出多樣性的特點，而日常管理中也產生了大量數據。所以，為優化對學生的管理，學校會花費大量資金購買辦公系統，用其完成日常教學，優化行政管理的進行。學生管理工作的重點是，收集學生日常學習的基本信息和相關數據，有些信息甚至為學生的學籍信息，對于這些信息的管理，需要有明確的管理規則，并把規則細化，優化日常工作的展開。同時，校內信息的多樣化，也需要適合的登記方式，確保信息登記后便于人們查閱信息。這些工作統一的特點是，任務內容繁重，要求注重工作細節，由此，Office辦公軟件的運用，滿足了這項需求，而軟件使用后，也可以減小工作人員的壓力，減小工作量，同時，它也可以保證所有數據的準確，讓系統穩定運行，保證工作質量。

1.2 管理的普遍適用需要技術支持

學校的日常管理工作瑣碎、復雜，既有教學管理，也包括對學生的獎懲，同時，數據的記錄、整理也增加了工作量，如果出現工作失誤，也會出現數據失真的情況。Office辦公軟件運用后，可以為工作的進行提供便利，運用并借助多個工具的優勢，完成管理工作，提高管理效率，也就是軟件使用后，可根據不同內容，選擇相應的工具，高效完成工作，讓工作進行得到技術支持，以此增加管理的適用性。

2 Office辦公軟件的作用與具體應用

Office辦公軟件是包含Word、Excel、PPT三種應用程序，優化對文字、幻燈片的處理。這個軟件的研發者是微軟，我國現有的軟件中包括WPS等，它們同樣具有同樣的功能。在實際管理中使用，可在工作進行中提高事務處理的水平與效率，提高管理水平。

2.1 作用

2.1.1 調動學生參與的積極性

學效進行辦公管理的目的是，優化管理，為學生提供好的學習環境，進而增加學生學習的動力，挖掘潛能。對此，學校應深化Office辦公軟件的應用，借助軟件內各程序處理的優勢，激發學生興趣。比如軟件在教學中的使用，可以改變傳統的教學方式，豐富教學內容的表現形式，優化教學，同時，教師也會使用遠程操控，用投影儀等設備演示，融合了學生的視覺、聽覺，把出現的問題、內容直觀展示給學生，這一方式下，學生可以了解教師在課上的所有操作。

2.1.2 優化繁雜事務的管理

學校的各項工作繁雜，這些工作的管理具有一定難度，同時，學校如果使用傳統的管理方式，不僅會降低工作的管理效率，也很難保證管理工作的質量。基于此，Office辦公軟件的使用，是根據學校管理復雜的特點，使用信息技術，構建信息化的管理平臺，這個平臺上，會設置多環節，每個環節對應不同的管理內容，實現整體的高效化管理，為其他工作的進行打下好的基礎。

2.2 具體應用

2.2.1 學生管理

Office辦公軟件與學生管理的融合，是把優化學生的教育，提高學生的學習成績作為目標。學校進行日常教育的過程中，或是實施管理時，都是為了調動學些學習的積極性，讓其感受到學習的樂趣，因此，Office軟件的使用，是增加軟軟件使用的次數，以此調動學生參與課堂的興趣，既讓其了解知識，也會了解新的技術，而如果部分教學內容較為抽象，可以用計算機技術與知識，建立知識模型，讓所有知識的內容直觀化，在必要的時候，也可以實現圖文結合，為學生提供新內容展示的方式。這是學生學習過程中的應用，體現了教學的有效性，而為進一步優化學生管理的效果，學校也會從思想政治的角度，給出日常管理應用的方式，即思政工作的進行，是管理者會內容變為電子文檔，或是用PPT的方式演示，用學生真正接受的方式向其傳遞內容，在潛移默化中改變學生的思想，優化管理。

2.2.2 學校管理

學校內部每天會進行多個管理活動，每個活動都得了不同的數據、信息，比如學生的出勤、學習成績、檔案管理等，這些數據的復雜，決定必須使用計算機，用計算機優化數據的管理，整理信息。這是Office軟件使用的必要性之一，而使用后，也會優化對教職工各項工作的管理，讓校內的教學、管理工作有序展開。Office辦公軟件包含的多個程序中，EXCEL是處理、分析工具的程序，其使用后，可以讓所有數據有序排列，且容量可無限放大，減少了紙張的使用，借助程序內部的多個工具完成分析，最后把所有數據存儲在系統內。即在EXCEL內錄入所有數據后，可以根據使用者的需求，篩選出相應的信息，把所有內容歸納，按照一定的順序排序，用公式運算，由此，可以得到初始數據，也可以得到分析后的數據，比如學生學習成績的總結，初步完成成績統計后，可以看到學生每科的成績，并計算出所有學生這一科目的平均分、各科科目的總分，按照分數的高低進行排序，通過基本排序，學生可以了解到自己的學習情況，了解自己與他人的差異，而教師也會從現有的成績，了解學生的偏科情況，調整后續的教學方案，以減少偏科的出現。

EXCEL程序的使用，是根據其基本的操作方式與規范，充分利用它的功能，優化管理，保證管理的質量。所以，Office辦公軟件的應用，會為學校管理工作的進行提供輔助，也為管理有序進行提供保障。

2.2.3 拓展應用

計算機的出現背景是技術二次革命的進行，隨著互聯網發展衍生出現，其從最初的簡單應用直至目前，可使用的技術與應用的方向也在不斷拓展，所以，在Office辦公軟件的應用上實現拓展，是利用已經建立的計算機系統，實現數據在區域內的共享。比如高校內經常設有不同的院系，有時候兩個院系需使用同一個文檔，為避免文件內容有誤，會用Word的共享功能傳輸文件，這會增加工作的便利性，避免數據有誤，減少因數據改動不同院系與部門之間的相互糾紛，發生沖突。

借由上述應用，可以為教學活動的進行提供輔助，同時也會提高學校管理的效率，同時，拓展應用的進行，也會進一步體現軟件使用的優勢。

3 Office辦公軟件應用的不足與優化

通過上述應用的闡述，可以得到其使用后的效果，包括提高學生學習的積極性，激發出學生的興趣，同時，也加快了學校的辦公速度，提高管理效率，為學校管理提供便利。但雖然如此，其實際使用中仍會遇到多個問題，這些問題需要及時解決，才會保證軟件的作用充分發揮，實現應用的深入。

3.1 不足

3.1.1 學生學習中注意力會分散

學校會用Office辦公軟件中的Word與PPT，改變原有教育、教學的方式， 而這兩個程序的使用，也豐富了學生課程講解的方式，實現講課法方式的多元化。 但用PPT教學中，為了讓教學內容更加直觀、立體，會根據相依的內容，在后面附上圖片、視頻，有時也會建立與網頁的超鏈接，同時，在特定的時候為烘托氣氛，也會播放音樂，這一課堂環境中，改變了原有課堂的死板，使知識更為立體，建立好的課堂氛圍。但這一方式隨之出現的問題是，知識的主要位置被其他內容掩蓋，播放幻燈片后，學生的關注點會從知識轉移到圖片、音樂等，注意力無法集中，忽略了自己應學習的內容。出現這一情況后，反而會降低教學質量， 讓軟件的使用出現反效果。因此，該問題是教師教學中必須中注意的內容，合理使用軟件。

3.1.2 部分老教師不會應用

Office辦公軟件從開始使用至今，使用的時間并不長，同時，它的使用也會為學校管理、教學帶來便利，但部門已經是習慣用傳統方式教學的老師，對這一方式的了解不足，很少使用。老教師與年輕的教師相比，有豐富的教學經驗，是學校重要的教育資源，但這類教師年齡較大，在新方式未使用前，已經習慣原有的教學方式，并未接觸Office辦公軟件，如果讓其使用，必須從頭開始了解軟件的操作方式與技術，整個過程會面臨很多困難，甚至會出現使用后，反而影響自身教育工作的進行。出現這一情況后，可能會限制軟件的使用，影響軟件使用后的效果。

所以，針對這兩點不足，必須優化軟件應用中師生之間的互動，讓雙方及時溝通，同時，加快Office辦公軟件的發展，讓其向在智能化、簡易化發展，從而讓軟件的使用更為普及。

3.2 完善方式

3.2.1 促進課上教師與學生之間溝通

用Office辦公軟件中的PPT教學中，為減少學生注意力的分散，保證教學質量，教師需改變現有的教學方式，實現方式的創新，而新的教學方式使用后， 可在教師與學生之間建立緊密的活動，加強師生交流。即用PPT教學中，教師雖然會用圖片、視頻等輔助教學內容展示，但會有意識的控制學生關注這些內容的時間，及時把學生的注意力拉回，突出知識在所有展示內容中主體位置，根據內容提出問題，用問題與學生交流，拉進教師與學生之間的關系，縮短距離，讓學生始終保持較高的積極性，同時，這一方式下，教師也會更加了解學生，了解每位學生的學習能力與學習情況，根據學生的學習特征，因材施教。基于此，教師采用的新教育方式是，確定某教學內容后，學生自主分析、總結，用軟件制作PPT或編寫文檔，課上，要求學生播放，隨著內容的變化，實時講解，這一方式下，是學生成為主體，負責課堂的主導，而通過學生的自主講述，也會讓其加深對知識的印象，鞏固學過的知識，充分了解Office辦公軟件，形成使用的基本意識，并讓意識不斷深化。

同時，在教師與學生間建好的互動，也對教師提出了新的要求：教師必須在現有知識積累的基礎上，吸收新知識，并提高自身的各項能力，了解軟件操作所需的技術，在課上的教學使用。這雖然會增加部分教師的教學困難，但這確是學校教育必然的發展趨勢。對于這一點，學校應幫助教師，而教師自身也需要不斷努力，即學校引入Office辦公軟件后，可根據校內教師對它的了解，提供分層培訓，如果教師了解基本操作與理念，學校提供基本實踐即可，而若是教師不甚了解，需要學校提供全方面的培訓，增加教師的認識，讓其認可這一教育方式，同時，教師也要學習新內容，了解教育最新的發展趨勢，不斷學習，豐富教學可使用的技巧。

3.2.2 實現Office辦公軟件的智能化、簡易化發展

現在，科技的使用已經成為社會發展的推動力量，同時，科技的使用也決定未來社會的發展方向——智能化，所以，Office辦公軟件的智能化發展，是適應時代的發展趨勢，讓其在所有智能設備中使用，而在智能化的發展中，也會增加軟件的語音功能，使用者可以用語音控制，軟件接收到指令后，會根據指令自動操作，完成整個操作過程，這一功能的增加，會增加軟件的可使用性，擴大軟件的使用人群。對于軟件的簡易化，是讓復雜的軟件簡單化，做到軟件下載后，即可在電腦上安裝，使用者根據現有的圖標，了解這些圖標的使用方式，根據自己的需求，用小工具編寫文檔，實現它的大范圍推廣，增加使用者操作的便捷性。除智能化、簡易化外，也要讓Office辦公軟件的使用更加普及，可采用的方式是與電子產品合作，用捆綁經營的方式增加軟件的使用范圍，吸引學校的注意，增加使用Office辦公軟件的學校數量。

3.2.3 實現軟件與互聯網無縫銜接，加入協同軟件

網絡技術的更新，以及信息時代的發展，讓網絡的重要性不斷提升，學校。、企業的多項工作都會用網絡完成。所以，讓軟件和互聯網無縫銜接，是軟件接入網絡后，可以根據使用者提出的要求，進入網絡平臺，用網絡查找所需的內容，并把這一內容編寫進文檔。隨后，協同軟件的設計，是豐富軟件的即時通訊功能，構建虛擬網絡工作平臺，這一方式下，可讓使用者在過程實時向他人咨詢信息。實現這兩方面的發展，可以優化課堂上內容的展示，根據學生提出的問題，快速找到答案，解答學生的疑惑。

此外，軟件內也可以加入非結構的特征。我們進入信息社會后，可以把所有信息分成兩類，一類是結構信息，它展示時可以用特定的方式展示，這些是數字化結構，另一類信息是，不可用數字化的方式展示，包括文本、圖像等，這些屬于非結構化數據。這類結構特征在軟件內的加入，可優化非結構教學內容或輔助內容的展示，讓這些內容更加清晰。

總之，完善Office辦公軟件使用的不足，可優化軟件使用的效果，也會讓更多的人了解軟件，熟練使用，增加軟件的適用性，明確發展方向。同時，為優化軟件的發展，也要繼續探索出新思路，優化其在學校辦公管理等方面的應用。

結語：學校辦公管理中Office辦公軟件的應用，是基于學校辦公軟件的需求與軟件的作用，確定軟件的應用方式，并基于應用分析出應用的不足，找到完善的方案。即應用后可以優化教學，提高管理效率，但對于教學來說仍具有一定的不適性，需要進一步補充與完善。