探索醫(yī)院科研檔案信息化管理舉措

吳國(guó)萍　費(fèi)越　楊凝

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）9-185-02

摘要 本文對(duì)我院科研檔案管理工作的開(kāi)展情況、存在問(wèn)題，以及建立信息化管理體系的舉措進(jìn)行了探索。做好科研檔案管理工作，首先要明確歸檔內(nèi)容，其次是信息化資源體系的建立、收集與整理，并加強(qiáng)對(duì)科研檔案管理的質(zhì)量控制。加大科研檔案的開(kāi)發(fā)利用，積極發(fā)揮科研檔案作用，旨在更好地為各科室醫(yī)療、科研工作服務(wù)，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 科研檔案 信息化管理

醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)院科技人員在從事與醫(yī)學(xué)相關(guān)科學(xué)研究活動(dòng)中，直接產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學(xué)研究的詳細(xì)過(guò)程，是醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的重要載體，它包含著大量的科研成果、科技專(zhuān)利、高新技術(shù)等科技信息，是豐富的信息資源和無(wú)形資產(chǎn)。隨著我院獲得科研項(xiàng)目和成果逐年增多，對(duì)醫(yī)院科研檔案進(jìn)行規(guī)范化管理越來(lái)越重要。如何管好用好科研檔案，為醫(yī)學(xué)科技創(chuàng)新提供有效服務(wù)，是我們科研檔案管理者需要思考的問(wèn)題，本文從以下幾方面探討醫(yī)院科研檔案信息化管理舉措。

一、科研檔案管理現(xiàn)狀

（一）收集情況

我院是區(qū)域腫瘤醫(yī)療、預(yù)防、教學(xué)、科研、信息指導(dǎo)中心，多年來(lái)科研工作碩果累累。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2011-2017年間，全院發(fā)表在SCI雜志論文804篇，中文期刊2188篇；科研項(xiàng)目獲國(guó)家級(jí)科研基金58項(xiàng)、省部級(jí)151項(xiàng)、廳局級(jí)425項(xiàng)；科研成果46項(xiàng)。

（二）科研檔案的歸檔范圍

醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)主要有：形成周期長(zhǎng)、學(xué)科種類(lèi)與類(lèi)型的多樣性、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、載體形式多樣化和現(xiàn)實(shí)性等。根據(jù)醫(yī)學(xué)科學(xué)研究文件材料產(chǎn)生、形成、積累的過(guò)程與規(guī)律，科學(xué)合理地?cái)M定科研檔案的分類(lèi)方案與歸檔范圍。

科研檔案主要包括國(guó)家、省有關(guān)科研管理的指導(dǎo)意見(jiàn)、規(guī)定、實(shí)施辦法或細(xì)則等管理制度文件；以及科研項(xiàng)目檔案各個(gè)階段的材料：

1.研究準(zhǔn)備階段：主要是確定研究方向，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。包括課題的開(kāi)題、申報(bào)書(shū)、研究方案、協(xié)議書(shū)、執(zhí)行計(jì)劃書(shū)等材料。

2.研究實(shí)驗(yàn)階段：是課題研究的重要階段，主要是進(jìn)行一系列的實(shí)驗(yàn)和分析工作。包括各種載體形式的實(shí)驗(yàn)原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試報(bào)告、計(jì)算分析數(shù)據(jù)、階段小結(jié)、實(shí)驗(yàn)樣品、標(biāo)本及音像圖片、課題年度進(jìn)展報(bào)告等研究資料。

3.總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段：是對(duì)課題進(jìn)行總結(jié)鑒定和評(píng)價(jià)的階段。包括課題總結(jié)、研究報(bào)告、論文、專(zhuān)著、課題成果、驗(yàn)收專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn)、鑒定會(huì)材料、鑒定證書(shū)等材料。

4.成果報(bào)獎(jiǎng)和推廣應(yīng)用階段：這一階段主要是成果獎(jiǎng)勵(lì)的申報(bào)活動(dòng)和實(shí)際應(yīng)用。主要指科研成果的申報(bào)材料、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)和科研成果推廣應(yīng)用方案、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)、推廣應(yīng)用情況報(bào)告、實(shí)施情況總結(jié)、成果宣傳材料、國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流及同行評(píng)價(jià)材料等材料。

5.醫(yī)務(wù)人員發(fā)表在專(zhuān)業(yè)期刊上的學(xué)術(shù)論文、出版的著作、編寫(xiě)的教材、擔(dān)任各專(zhuān)業(yè)委員會(huì)學(xué)術(shù)任職情況、制訂的指南共識(shí)，協(xié)議書(shū)等等，也是科研檔案的歸檔范疇。

二、科研檔案的收集整理以及建立信息化管理體系

建立科研檔案的信息化體系是對(duì)醫(yī)院科研技術(shù)的儲(chǔ)備，為科研活動(dòng)提供利用和服務(wù)，可提高科研效率和科研成果的價(jià)值。

（一）科研檔案的收集

在醫(yī)學(xué)科研檔案管理中主要以課題基金、科研成果為主，而課題基金則可分為國(guó)家級(jí)、省部級(jí)和廳局級(jí)課題，加強(qiáng)中標(biāo)課題后期的文書(shū)管理是科研檔案工作重中之重的任務(wù)，收集歸檔各種課題合同書(shū)、年度進(jìn)展報(bào)告、科研論文、結(jié)題報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用情況等。同樣，科研成果按級(jí)別劃分，有國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、廳局級(jí)等，完整的成果標(biāo)書(shū)也是科研檔案收集內(nèi)容之一。

1.前期干預(yù)，根據(jù)科研檔案管理的需要，把醫(yī)院各類(lèi)科研活動(dòng)的各個(gè)時(shí)期、各個(gè)環(huán)節(jié)融合到科研檔案管理設(shè)計(jì)中去，以盡可能全地收集、歸檔與集中統(tǒng)一管理科研文件材料。

2.過(guò)程管理，將醫(yī)院的科研活動(dòng)與科研檔案管理進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧，相關(guān)部門(mén)共同管理，讓醫(yī)院的科研活動(dòng)在醫(yī)療活動(dòng)中發(fā)揮最大的效能。科研檔案管理人員要關(guān)注日常科研活動(dòng)、介入到醫(yī)院科研檔案收集中去，從課題設(shè)計(jì)、申報(bào)、立項(xiàng)、研究階段到驗(yàn)收結(jié)題、報(bào)獎(jiǎng)、成果轉(zhuǎn)化全程參與管理。

（二）分類(lèi)整理科研檔案

堅(jiān)持實(shí)行科研文件材料形成規(guī)律，將形成積累的全部文件材料按要求進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)匯總整理成卷，對(duì)各種課題申請(qǐng)書(shū)、合同書(shū)、論文、專(zhuān)著、鑒定材料、聲像材料、成果申報(bào)與獲獎(jiǎng)材料、科研文件與經(jīng)費(fèi)核算等材料按不同類(lèi)型整理組成綜合卷，以科研檔案形成的時(shí)間、類(lèi)別進(jìn)行排列；其余類(lèi)型的科研文件材料按科研階段或時(shí)間性及文件編號(hào)依次系統(tǒng)整理組卷，并保持其有機(jī)聯(lián)系和便于查找的原則實(shí)行按卷分類(lèi)編排目錄，簡(jiǎn)便各項(xiàng)查找功能，有利于準(zhǔn)確、快速地找到相應(yīng)的檔案。

（三）建立信息化管理體系

為科學(xué)、合理、規(guī)范、高效地利用科研檔案，我們按項(xiàng)目管理流程，建立科研項(xiàng)目信息化管理體系。從項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)，到項(xiàng)目完成驗(yàn)收、成果登記報(bào)獎(jiǎng)，項(xiàng)目每個(gè)階段都實(shí)施信息化檔案管理監(jiān)控，使科研項(xiàng)目檔案完整歸檔。科研論文按發(fā)表期刊的級(jí)別和文章類(lèi)型歸類(lèi)，建立科研論文檔案的信息化管理。應(yīng)用科研檔案信息化管理系統(tǒng)，將各卷、各目錄的科研檔案數(shù)據(jù)完整地錄入電腦中保存，并按相應(yīng)的模塊歸類(lèi)，起到快速查找及打印目錄、資料的作用。

三、科研檔案規(guī)范化管理舉措

科研檔案從立項(xiàng)到結(jié)束都要經(jīng)歷一個(gè)周期性很長(zhǎng)的時(shí)間，是科研工作者千百次的成功與失敗的總結(jié)。所以，醫(yī)學(xué)科研檔案的管理必須從立項(xiàng)開(kāi)始，培養(yǎng)科研人員的檔案管理意識(shí)，避免和少走彎路。另外，課題研究形成的載體具有形式多樣、數(shù)量大、綜合性強(qiáng)的特性，故在分類(lèi)時(shí)既要保持各個(gè)學(xué)科的相對(duì)獨(dú)立性，又要保持專(zhuān)題的完整性。采用分階段法進(jìn)行科研文件歸檔，并使其保持有機(jī)聯(lián)系，從而使之不受科研周期和歸檔時(shí)間的影響。

醫(yī)院制定了《科研檔案管理制度》，規(guī)范科研檔案管理，全院科研檔案資料由科研管理部門(mén)和綜合檔案室分階段集中管理，共同維護(hù)好科研檔案資料。科研管理部門(mén)向綜合檔案室移交檔案時(shí)，按照檔案管理制度，編制科研檔案移交目錄，綜合檔案室完成接收程序，裝訂、分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝盒歸檔。

（一）完善存檔措施

每個(gè)課題獨(dú)立設(shè)檔案盒。根據(jù)課題檔案成套性、階段性的特點(diǎn)，在研課題設(shè)立臨時(shí)的獨(dú)立檔案盒，存放于醫(yī)院科研管理部門(mén)，檔案內(nèi)容包括：申請(qǐng)書(shū)、合同書(shū)、課題執(zhí)行情況匯報(bào)、結(jié)題報(bào)告等資料。科研管理部門(mén)隨時(shí)將階段性收集的文件材料歸人臨時(shí)檔案盒內(nèi)，進(jìn)行預(yù)立卷，并按級(jí)別、任務(wù)來(lái)源、立項(xiàng)年份存放于檔案柜，使檔案資料便于查找。另因科研成果鑒定資料、科研成果獎(jiǎng)勵(lì)資料、著作等過(guò)于厚重，論文、立項(xiàng)批文、結(jié)題批文等資料分散的特點(diǎn)，可將其分類(lèi)存放于文件柜內(nèi)。

（二）規(guī)范借閱制度

檔案資料借閱頻繁，容易造成資料的損壞和丟失。課題負(fù)責(zé)人要借閱課題資料時(shí)，需填寫(xiě)《課題檔案借閱表》，避免了檔案資料頻繁借出造成不必要的損壞，保證了科研檔案管理的有序工作。課題立項(xiàng)后，科研管理部門(mén)與課題負(fù)責(zé)人簽署《科研檔案管理責(zé)任書(shū)》，按照（《醫(yī)院科研檔案管理制度》管理好自己負(fù)責(zé)的課題檔案，養(yǎng)成良好的檔案管理習(xí)慣，做到科研檔案管理人人有責(zé)。對(duì)于投稿經(jīng)常需借閱的科研文件材料等掃描成電子版，便于課題負(fù)責(zé)人查詢(xún)下載。

（三）做好科研檔案的移交工作

醫(yī)院出臺(tái)了《關(guān)于檔案接收整理移交的有關(guān)規(guī)定》，醫(yī)院科研管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理科研活動(dòng)全過(guò)程檔案，每年定期將需長(zhǎng)期或永久保存的科研檔案移交醫(yī)院綜合檔案室保管，保證了科研檔案的規(guī)范性管理，又解決了科研管理部門(mén)的檔案存放空間不足問(wèn)題。考慮到每年移交的科研檔案多，內(nèi)容復(fù)雜，在檔案移交時(shí)，我們?cè)O(shè)計(jì)了“科研檔案移交清單”。首先注明課題基本信息，如課題負(fù)責(zé)人、所在科室、課題名稱(chēng)、來(lái)源、課題研究起止時(shí)間等，便于檔案接收部門(mén)初步了解課題基本情況；然后分類(lèi)說(shuō)明材料名稱(chēng)，如課題合同書(shū)、成果鑒定、報(bào)獎(jiǎng)材料等，使移交目錄清晰明了。接收人對(duì)移交檔案審核驗(yàn)收符合存檔要求后，移交人和接收人在移交清單上簽名，并注明移交時(shí)間。移交清單一式兩份，各持一份備案，以便科研管理部門(mén)日后查詢(xún)綜合檔案室存放科研檔案情況。

四、加大科研檔案開(kāi)發(fā)利用力度，做好科研檔案保密工作

（一）開(kāi)發(fā)利用

檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)具有時(shí)效性規(guī)律，科研檔案也同樣具有時(shí)效性。根據(jù)檔案價(jià)值時(shí)效律，科研檔案部門(mén)應(yīng)辯證看待時(shí)間對(duì)于科研檔案價(jià)值的影響，正確地判斷科研檔案的時(shí)效性，加大科研檔案案信息資源的開(kāi)發(fā)利用力度。科研檔案的開(kāi)發(fā)利用必然涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題。因此要分清科研檔案中知識(shí)產(chǎn)權(quán)法保護(hù)范圍，對(duì)于利用受知識(shí)產(chǎn)權(quán)法保護(hù)的檔案，應(yīng)避免侵犯他人權(quán)利。而科研檔案信息利用者，既要注重對(duì)其檔案信息資源自由閱覽、下載、復(fù)制、轉(zhuǎn)摘的合法權(quán)利保護(hù)，同時(shí)也要強(qiáng)調(diào)對(duì)其非法利用行為的控制。

（二）科研檔案保密工作

科研檔案人員要嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)科技保密的規(guī)定，正確劃分科研檔案密級(jí)，合理確定使用范圍，該保密的不能泄密，不該保密的不能借故保密影響利用，保證科研檔案的安全，維護(hù)本單位和科研人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

（三）正確處理開(kāi)發(fā)利用與保密的關(guān)系

科研檔案開(kāi)發(fā)利用與保密兩者是辯證統(tǒng)一的。檔案工作的目的就是為了利用，盡可能地開(kāi)發(fā)利用其信息資源的潛在價(jià)值服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于國(guó)家的科技發(fā)展，服務(wù)于國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。但由于有相當(dāng)一部分科研檔案含有技術(shù)機(jī)密，具有不同等級(jí)的保密性。因此在開(kāi)發(fā)利用時(shí)，要正確處理開(kāi)發(fā)利用與保密的關(guān)系，一方面要在遵守保密制度的前提下，采取各種手段充分促進(jìn)科研檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，做到在保密中促進(jìn)開(kāi)發(fā)利用；另一方面應(yīng)當(dāng)注意在開(kāi)發(fā)利用時(shí)加強(qiáng)保密工作，做到開(kāi)發(fā)利用時(shí)不泄露技術(shù)機(jī)密。

五、經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)

科研管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作對(duì)科研工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)科研檔案進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化管理。科研檔案管理不僅可以提供醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)所需要的信息資源，而且對(duì)成果轉(zhuǎn)化、技術(shù)交流也有一定的指導(dǎo)作用，促進(jìn)科研成果向產(chǎn)業(yè)化、市場(chǎng)化方面轉(zhuǎn)化和實(shí)現(xiàn)科研價(jià)值的提升。

幾年來(lái)，通過(guò)對(duì)醫(yī)院科研檔案的規(guī)范統(tǒng)一管理，做到了為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為各科室醫(yī)療、科研工作服務(wù)，為各兄弟醫(yī)院提供情報(bào)信息交流任務(wù)。同時(shí)，也大大提高了醫(yī)院各部門(mén)對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案的信任度，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、科研人員重視、檔案管理人員重視的檔案管理新局面。