無紙化辦公在現(xiàn)代化企業(yè)信息平臺建設中的應用探索

呂茉

中圖分類號：F713151 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）9-391-01

摘要 國家科學技術的飛速發(fā)展，使得信息技術與網(wǎng)絡技術不斷地應用到企業(yè)當中，讓企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展突飛猛進，讓企業(yè)的無紙化辦公逐漸的成為一種新時代企業(yè)發(fā)展的推崇，本文主要分析無紙化辦公在現(xiàn)代化企業(yè)信息平臺建設中的應用探索。

關鍵詞 無紙化辦公 現(xiàn)代企業(yè) 信息平臺 建設應用

無紙化的辦公的含義就是一種將網(wǎng)絡力公技術替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公的新工作模式，將復雜煩擾的工作通過計算機技術、企業(yè)信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡科技，讓工作變得簡單高效，還為企業(yè)很大程度上減低了辦公的耗費成本，進而為推動企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展創(chuàng)造基礎，企業(yè)經(jīng)濟環(huán)保的無紙化辦公就此在現(xiàn)代企業(yè)信息平臺推廣開來。

一、辦公用紙的現(xiàn)況

在需要大量用紙的現(xiàn)代社會，人們卻不曾知道紙的制造和使用為人類造成了多少環(huán)境危害，每噸紙的生產(chǎn)制造大約就要消耗20棵大樹的壽命，還要排放數(shù)倍的污水。因此，紙張的使用成本也會變高，而企業(yè)每天辦公需要的用紙量大約都在成千上萬張，這樣的成本消耗對企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展著實不利，減少辦公用紙的現(xiàn)狀雖能得到改善，但是，信息技術平臺建設是否能夠在無紙化辦公中發(fā)生改變還是需要進一步的探討和研究。

二、無紙化辦公在現(xiàn)代化信息平臺建設中遇到的問題

（一）傳統(tǒng)文化觀念對無紙化辦公的影響

在人們傳統(tǒng)的思想觀念上不論是寫借條還是簽合同，“白紙黑字”總是具有一定的權威性和說服力。企業(yè)的管理人員也是通過簽字、修改、批注紙質(zhì)的文件進行自己的工作，企業(yè)中的一些老員工也都傾向與紙質(zhì)的文件。對現(xiàn)代化的信息技術辦公不能夠高效的掌握和運用，認為紙質(zhì)的材料文件能夠方便人們查閱和修改，讓人們在看到文件后一目了然，無紙化辦公的實際運用首先就要讓人們的傳統(tǒng)辦公理念得到改變。

（二）無紙化辦公對信息技術保密性的影響

無紙化的辦公模式讓企業(yè)的大量文件、數(shù)據(jù)都保留在企業(yè)自己開發(fā)的網(wǎng)絡系統(tǒng)當中，通過網(wǎng)絡系統(tǒng)將文件進行企業(yè)內(nèi)部的傳輸和發(fā)送，在這樣不設置安全系統(tǒng)的環(huán)境下進行工作，很容易將一些重要的文件或者數(shù)據(jù)丟失、泄露。對于無紙化辦公的安全性還需要進一步的觀察改進，這也成為無紙化辦公不能有效發(fā)展的重要問題，企業(yè)要先將內(nèi)部的信息傳輸系統(tǒng)進行安全系數(shù)的完善和改進，才能有效的讓無紙化辦公在技術上遇到的問題得到解決。

（三）資金的投入過大

無紙化力公的運用需要企業(yè)在內(nèi)部建立一個完善的信息系統(tǒng)，但是在建立這項技術時需要大量的資金投入，這對于一些正處在發(fā)展中的企業(yè)無疑是一個巨大的困難。建立完善之后還要根據(jù)企業(yè)的時效發(fā)展為信息系統(tǒng)的終端進行隨時更新，建立健全信息系統(tǒng)的每一步都需要資金的投入，資金的緊缺對企業(yè)的發(fā)展也是一種挑戰(zhàn)。

三、企業(yè)應用無紙化辦公對信息平臺建設的作用

（一）提高工作效率、優(yōu)化資源配置

無紙化辦公，能夠讓員工在辦公時運用信息技術平臺讓復雜的工作變得輕松，通過和數(shù)據(jù)共享的配合工作下，實現(xiàn)工作效率的有效的提高。企業(yè)將員工個人信息與信息平臺的系統(tǒng)終端相連接，讓一些繁瑣復雜的文件審核工作，通過信息平臺的操作輕輕松松地就可以完成，而且還能隨時隨地的進行辦公。打破了傳統(tǒng)辦公的時間地點局限，為資源進行優(yōu)化配置，企業(yè)可將一些數(shù)據(jù)和決策方案直接傳送給個人，不僅節(jié)省了時間還讓內(nèi)部個部門相互傳送文件的環(huán)節(jié)減少，很大程度上促進了無紙化力公在企業(yè)內(nèi)部的高效發(fā)展，彰顯企業(yè)特有的內(nèi)涵。

（二）保護環(huán)境、減低企業(yè)消耗

綠色環(huán)保發(fā)展一直是國家倡導的重要戰(zhàn)略方針，無紙化辦公也正是印證了這一點，不僅控制了造紙過程的資源浪費還減少了對環(huán)境的污染，實現(xiàn)了節(jié)能環(huán)保辦公的工作理念，減少了企業(yè)辦公的材料消耗，為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展節(jié)省了不必要的資金開支，將保護環(huán)境和減少企業(yè)資源的鋪張浪費轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實。

（三）建立完善的信息操作制度

著力健全企業(yè)信息制度的完善，運用合理、明確的無紙化辦公制度規(guī)范企業(yè)員工的無紙辦公觀念，讓企業(yè)形成無紙化辦公的良好習慣。將無紙化辦公制度真正的落到實處，讓員工在實際的工作過程中正確的應用，減低企業(yè)的耗費，推動企業(yè)在無紙化辦公的環(huán)境下實現(xiàn)快速發(fā)展。

（四）規(guī)范辦公流程、杜絕腐敗問題

企業(yè)信息技術的加強，讓無紙化的力公體制也進行了改進，通過對信息系統(tǒng)制度的完善。讓人們能夠通過網(wǎng)絡足不出戶就可以將一些事務進行辦理，這種簡單快捷的工作方式，讓人們對于事務辦理的看法有了很大改觀，讓企業(yè)的工作更加透明、公正、高效，把具體的工作任務落實到個人，避免出現(xiàn)重復工作和相互推卸責任的現(xiàn)象，無紙化的辦公模式將企業(yè)的各個部門的工作公開化，將企業(yè)的財務收支避開一些公開的環(huán)節(jié)進行處理，有利于避免不必要的賄賂和財務私吞現(xiàn)象。

四、結語

科技水平的進步使得企業(yè)也在不斷地發(fā)生著改變，無紙化辦公的的運用也是順應了時代發(fā)展的經(jīng)濟需求，不僅有效的提高了企業(yè)辦公的工作效率，還減少了企業(yè)的財政開支，為資源和環(huán)境的保護做出貢獻。企業(yè)還要在不斷變化的市場競爭當中，合理的運用無紙化辦公的信息技術系統(tǒng)，將企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展提升到更高的水平。