基于高校OA辦公視角探討檔案元數(shù)據(jù)的建立

李梅

【摘 要】高校檔案工作隨著信息化的發(fā)展已逐步凸顯元數(shù)據(jù)建立的重要性，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，檔案信息化具有高速、快捷的特點優(yōu)勢，但同時面對信息技術的高精尖特點和復雜多變的網(wǎng)絡環(huán)境，檔案信息化在其發(fā)展中同樣存在問題，這與當前檔案利用需求形成了強烈的供需矛盾，給高校檔案信息化建設帶來全新的挑戰(zhàn)。

【Abstract】With the development of information technology， the archives work of colleges and universities has gradually highlighted the importance of the establishment of metadata. Archival informatization has the advantage of high speed and rapidity. But at the same time， faced with the high-tech characteristics of information technology and the complex and changeable network environment， there are also some problems in the development of archives informatization， which has formed a strong contradiction between supply and demand with the current demand for archives utilization， and has brought new challenges to the construction of archives informatization in colleges and universities.

【關鍵詞】信息化辦公;元數(shù)據(jù);檔案發(fā)展

【Keywords】informatization office; metadata; archives development

【中圖分類號】TP317.1? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2018）10-0066-02

1 引言

當前大數(shù)據(jù)時代背景為我們的生活提供了重要的發(fā)展機遇，信息化的發(fā)展影響著各行各業(yè)。檔案信息化是經(jīng)濟與社會發(fā)展的必然趨勢，而高校的辦公手段隨著OA辦公的應用提高了以往紙質文件流轉的速度，同時也使高校檔案管理手段隨之發(fā)生了改變。

2 概念界定及問題提出

2.1 概念界定

OA是Office Automation的簡稱，稱為OA辦公自動化，是利用統(tǒng)一身份認證的網(wǎng)絡平臺辦公形式。高校OA辦公在校園網(wǎng)的基礎上，將教學與管理及科研等業(yè)務相互連接起來，通過各單位協(xié)同辦公達到效率提高的目的。

元數(shù)據(jù)。是指文件背景、內(nèi)容、結構及整個管理過程所形成的數(shù)據(jù)，也就是說元數(shù)據(jù)是確保文件真實性的憑證，具有長期保存價值，元數(shù)據(jù)的建立既能對電子文件起到保護作用，又能有效管理電子文件。

電子檔案文件分類。檔案業(yè)務單位在其辦公自動化系統(tǒng)中通過設置適應本單位的電子檔案分類方案，以文字或圖表的形式實現(xiàn)類目體系的表述。它對各級類目的標識、類目之間的關系都有詳細說明，是組織電子文件的等級結構體系的元素，也是構建分類體系的基礎。

2.2 問題的提出

據(jù)筆者在陜西西咸多所高校了解調研得知，高校為了提高辦公效率，實現(xiàn)綠色辦公，不同程度地從管理發(fā)文到外來文件的辦理以及內(nèi)部單位溝通等業(yè)務，基本上都使用了OA協(xié)同辦公軟件。這樣既提升了紙質文件流轉的效率，也為文書管理提供了便利條件，同時也方便檔案收集部門的工作，但如何使日常辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的眾多電子檔案保留其原始的辦理情況，并能發(fā)揮“存憑、留史、資政、育人”作用，在高校教學管理過程中對文檔及其形成，以及系統(tǒng)的基本信息均應及時做出對應的記錄，以便適應未來信息化發(fā)展的高速需求，但現(xiàn)行OA辦公系統(tǒng)在文檔形成及辦理過程中卻忽略了隨時記錄這個需求，加之系統(tǒng)出現(xiàn)意外發(fā)生的數(shù)據(jù)丟失問題影響了檔案紀實性作用的發(fā)揮，給電子檔案信息安全帶來了威脅，因此在高校信息化辦公的背景下合理設置電子文件分類方案以及檔案元數(shù)據(jù)的建立都迫在眉睫。

3 OA辦公應用現(xiàn)狀及存在問題

3.1 應用現(xiàn)狀

目前高校內(nèi)部業(yè)務在信息化辦公系統(tǒng)中不斷拓寬，其原因有三：一是信息化發(fā)展促進高校內(nèi)部辦公的信息化程度提高。信息化的發(fā)展促使高校引進并深入使用OA辦公系統(tǒng)，既是信息化建設的必經(jīng)階段，也是高校綜合管理水平的重要標志。二是信息化辦公提高全員參與事務管理的積極性。OA辦公系統(tǒng)作為信息處理與管理的集合，不但增強高校管理的科學性，還能增強廣大教職員工參與管理的民主性與積極性，符合高?！耙匀藶楸尽钡墓芾砝砟?。三是信息化辦公系統(tǒng)的使用可以逐漸消除校內(nèi)其他平臺業(yè)務的信息孤島。雖然各高校內(nèi)部的處室單位在業(yè)務辦公中根據(jù)自身業(yè)務性質各自為政地使用了一些業(yè)務平臺，但在諸如學生分類統(tǒng)計的數(shù)量問題上會出現(xiàn)一個指標有多個結果出現(xiàn)，招生單位、學生管理單位、教務處以及財務處都有參與學生的不同業(yè)務數(shù)據(jù)，環(huán)節(jié)上的處理差異導致數(shù)據(jù)的不統(tǒng)一，這顯然與管理者的需求相悖，也暴露出使用不同業(yè)務平臺的弊端，隨著高校OA辦公平臺的使用推廣，會有更多合理性建議促進其進行功能的改善，來滿足高校內(nèi)部不同單位通過使用同一個辦公平臺的需求，這樣會逐漸消除不同平臺的信息孤島問題，也能為檔案管理單位提供一個良好的檔案信息化發(fā)展環(huán)境。

3.2 信息化OA辦公優(yōu)劣性分析

高校信息化OA辦公建設是一項基礎性、長期性工作，需要在思維、管理、制度等方面有所保障，對有效整合學校資源，提升管理水平有著重要作用。

①時效優(yōu)勢。運用OA辦公系統(tǒng)查閱、催交檔案的效率大幅提高，同時還可通過設置控制借閱文檔的時長來控制受文單位的閱文時長，不但減少了紙質檔案的查閱次數(shù)，還有效防止了實體檔案的易損性。

②安全劣勢。筆者所在陜西國際商貿(mào)學院就有系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失事件，系統(tǒng)發(fā)生已辦文件審批流程節(jié)點的個別審批意見丟失，究其原因是正值服務器備份數(shù)據(jù)遇到偶然的斷電所造成的信息丟失，雖然也及時聯(lián)系了相關單位進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)恢復，但仍難達到完全恢復的狀態(tài)，問題的發(fā)生給文檔和檔案管理帶來了一定的風險。

③人才缺乏。由于高校信息化OA辦公建設時期長，需要專門團隊進行持續(xù)跟進，但受學校用人方面的限制和信息化OA辦公鉆研在短期內(nèi)不易出成果的現(xiàn)實，很難保障這種持續(xù)跟進的鉆研條件，對于高校來講，更缺少對單位業(yè)務系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)的電子文件和元數(shù)據(jù)歸檔接口格式的研究人才，致使檔案在信息化OA辦公系統(tǒng)中的需求開發(fā)工作相對滯后。

4 建立元數(shù)據(jù)的對策

在目前信息化OA辦公系統(tǒng)未能開發(fā)出自動搜索信息建立元數(shù)據(jù)功能前，檔案業(yè)務單位要充分認識到OA業(yè)務辦公系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)互通情況受阻的前提下，一定要重視在辦公系統(tǒng)中設置電子文件分類方案，以及作為電子文件分類元數(shù)據(jù)的控制體系在電子文件前端控制中占核心位置的重要意義。故從事文檔和檔案管理的人員就要協(xié)同作戰(zhàn)建立本單位文檔的元數(shù)據(jù)，它的建立為電子檔案貼上了專屬的標簽，為文檔管理加固了安全防護。

第一，提高元數(shù)據(jù)認識的意識宣傳教育。通過培訓擴大元數(shù)據(jù)的認識，使OA辦公系統(tǒng)中形成的大量電子文檔以及流程節(jié)點的辦理結果，在辦理環(huán)節(jié)中按要求創(chuàng)建、管理、應用元數(shù)據(jù)，系統(tǒng)有效地記錄電子文件的內(nèi)容特征、背景和管理過程信息是每個員工的職責所在。

第二，重視元數(shù)據(jù)在日常辦公中的實踐應用。OA辦公系統(tǒng)中電子文件在其形成階段就是元數(shù)據(jù)管理最關鍵的階段，緊抓電子文件元數(shù)據(jù)收集中的形成和捕獲兩個階段。高校在開展電子文件元數(shù)據(jù)收集時，應按照前端控制和全程管理的總體要求進行操作。從電子文件形成階段就開展鑒定工作，對已確定應歸檔的電子文件應及時納入“全程管理”的范疇，其在形成階段也是元數(shù)據(jù)信息形成和積累的過程，對于容易遺漏的且記錄文件背景的信息及時進行記錄。

第三，建立元數(shù)據(jù)的保障機制。首先通過外引內(nèi)培形式實現(xiàn)OA辦公與信息化檔案結合的人才保障。其次是明確流程。在收集范圍以及文檔從形成到歸檔各環(huán)節(jié)元數(shù)據(jù)的采集流程、職責要明晰。從電子文件中捕獲的內(nèi)容、背景、結構和管理的元數(shù)據(jù)信息，從制度保障上對電子文件元數(shù)據(jù)予以保護。第三是定期檢查元數(shù)據(jù)信息。元數(shù)據(jù)最終管理單位是本單位的檔案管理人員，對實體元數(shù)據(jù)、機構人員實體元數(shù)據(jù)、業(yè)務實體元數(shù)據(jù)、實體關系元數(shù)據(jù)四個域每個域包含的元數(shù)據(jù)元素及其結構要清楚，同時建立符合標準的元數(shù)據(jù)庫。

通過在高校信息化辦公軟件使用初期合理設置電子文件分類方案，使眾多電子文件在形成初期就有元數(shù)據(jù)檔案的信息建立，為后期檔案利用效率的提高以及檔案信息化建設都起到保障作用。

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