大型國企跨國經營檔案工作創新與實踐

趙 娟

（金川集團股份有限公司，甘肅金昌737100）

1 引言

走國際化發展道路，實施跨國經營活動，參與國際市場競爭，是我國大型國有企業在發展壯大中的必由之路，也是世界經濟發展的必然趨勢。

黨的十八大后，樹立新發展理念，轉變發展方式，以供給側結構性改革為主線，國有企業發展進入了由國內生產向全球化、國際產能合作、開放型產業發展的新時代。“十三五”期間，隨著國家“一帶一路”倡議,我國國有企業“走出去”的腳步堅實穩妥地向前邁進，紛紛參與國際競爭，利用國內及國外兩種資源，打開國際與國內兩個市場，促進社會主義經濟建設。

在這個過程中，對于企業國際化、市場化、集團化管理體系的要求越來越高。檔案管理工作作為企業基礎管理工作之一，也面臨巨大的挑戰。固有的企業檔案管理機制已經不能適應新時代企業跨國經營的要求，亟待創新工作機制。本文以某大型國企為例，探討了跨國經營過程中的檔案管理工作的創新與實踐。

2 創新檔案工作的意義

2.1 服務企業健康發展，健全企業檔案管理體系的需要。

檔案管理工作是大型國有企業的一項重要的基礎性管理工作，基本都伴隨著企業的發展，歷經計劃經濟到市場經濟的變革，經歷了工廠制到公司制的轉變，檔案管理工作的體制機制也在不斷更新。

隨著企業走出國門，實施跨國經營，企業發展的內涵和外延不斷擴大，管理體系向著國際化、市場化、集團化不斷邁進，作為基礎性管理工作的檔案管理的內涵和外延也在不斷發展和變化，企業檔案管理體系也要及時健全完善，以適應新時代企業健康發展、管理提升的需要。

2.2 助力企業跨國經營，加強企業境外檔案管理的需要。

隨著海外業務不斷拓展和國際化經營戰略穩步實施，很多企業已經形成了國際化經營格局。因此，作為企業管理的一項重要基礎性工作，企業檔案管理工作也跨出國門，越來越多地涉及到包括企業在境外設立的分支機構、全資公司、合資公司在內的各種機構。

按照企業檔案分級管理的總體要求，多數企業國內經營主體均能夠貫徹落實檔案集中統一管理的原則，各類檔案收集完整、歸檔科學，檔案案卷質量符合規范化、標準化管理的要求。但這種檔案管理工作機制體制并不能完全適合境外不同國家和地區的管理要求，企業境外經營主體需要進行探索創新符合境外不同管理要求的檔案工作模式，通過實踐加以固化。

2.3 融入企業屬地管理，規范企業境外投資工作的需要。

企業在跨國經營中不斷探索實踐，在中西方兩種不同管理體制、運作機制互動中尋求契合點，借鑒吸收國際成熟有效經驗和制度成果，發揮后發優勢和創新動能，緊盯市場化、國際化、集團化方向，持續優化檔案管理的原則，以屬地化管理為抓手，將檔案管理工作納入跨國經營的全流程管理中，確保各項工作各個環節按照制度體系管理流程實施到位、有據可查。

一攬子推進跨國經營中檔案管理理念、管理模式的創新改造，建立具有企業特色的且行之有效的境外投資檔案管理體系。

3 內涵和主要做法

3.1 建立全員檔案管理文化培育

檔案管理文化是企業文化的重要組成部分，首先要堅持將檔案管理文化融入公司企業文化之中，同部署同考核同宣貫，不斷加強從領導決策層到普通員工的培訓和宣傳。其次，采用正確的檔案管理理念，把檔案管理思想貫穿于企業的整個生產、經營和管理過程，內化為所有員工的自覺意識和行為習慣。最后，建立統一的、標準化的檔案管理語言，融入企業日常管理之中，開展流程化設計，加強日常溝通、交流和運用，實現系統化運作。

3.2 充分發揮各級檔案管理組織體系作用

一是要強化企業總部檔案主管部門的職能發揮，對企業檔案工作總體進行規劃、組織、協調、指導、服務和監督。構建檔案管理體系框架，制定檔案管理相關制度、標準、方法和流程等管理機制板，指導并開展企業檔案管理日常工作，監督和考核企業檔案管理體系運行效果和質量，提升檔案統籌管理能力和檔案管理的有效性。在具體業務流程中將資料整理歸檔固化，引導各經營主體快速、準確、合理的掌握檔案管理工作流程和方法，結合各自不同屬地特點開展檔案管理體系建設工作。

二是要發揮業務歸口管理部門專業管理優勢，加強專業檔案管理。業務歸口管理部門負責建立本業務的檔案管理子系統，持續開展專業檔案日常業務。把專業檔案管理融入到戰略管理、生產運營、營銷貿易、期貨管理、安全環保、投資管理、財務管理、質量管理、項目建設等各項管理工作之中。

三是要強化經營主體責任，推動檔案管理體系向縱深延伸。經營主體構筑檔案管理體系，既要體現企業系統性、一體化原則，更要結合本單位的實際情況，體現個性化、差異化，并通過實踐做好對體系的改進提升，進一步提升檔案管理體系的健全性和有效性。

3.3 完善檔案管理制度體系建設

一是要修訂企業層面的檔案管理制度，強化制度執行力。按照國家及行業對企業檔案管理的要求，結合企業經營戰略發展方向和境外檔案管理開展情況，持續健全檔案管理制度體系。

二是要完善業務歸口管理部門內部制度體系。業務歸口管理部門遵照執行企業的檔案管理相關制度,落實細化與本單位（部門）相關的檔案管理制度建設，按照內部控制流程開展各項業務工作。

三是要建設各經營主體檔案管理制度體系。各經營主體應結合本單位的實際業務需要，根據本單位經營管理實際和職責分工，依據企業檔案管理制度的要求，按照流程梳理并制定本單位檔案管理制度，開展內部控制體系建設，完善檔案管理制度體系。重點規范業務的合規性和有效性，將相關的管理要求和控制點嵌入流程的各個環節，明確崗位職責和人員，并建立相應的管控、復核手段。在實際管理工作中，境外經營主體可結合自身特點和屬地化管理需要，另行制定本單位的專項檔案管理制度,或者在其他業務制度中體現檔案管理要求、流程和方法。

3.4 完善檔案管理工作機制

一是要以信息化手段促進企業各級檔案管理能力提升。檔案管理信息化以檔案業務需求為導向，以優化檔案管理業務流程為出發點，構建高效、便捷、一體化的企業檔案管理信息化平臺。

二是要加強檔案管理人員隊伍建設，構建企業檔案管理全員參與模式，建立風險管理人員信息庫。建立以各組織層級的專兼職檔案管理人員為基礎，以具體業務管理人員為主體，發揮歸口管理部門和經營主體單位的檔案管理主體作用。各部門、經營主體應根據業務實際、管理要求，配備專兼職的檔案管理人員，形成總部與經營主體單位二元的檔案管理人員隊伍。

三是打造學習型檔案管理組織，建立企業檔案管理工作交流機制。通過召開檔案管理工作會議，加強對檔案管理工作理解和落實執行的效果；通過檔案管理專題講座和培訓等形式，通過檔案從業人員業務水平；鼓勵和促進各部門和各單位的對外交流，主動向外部優秀企業取經。

3.5 加強監督評價和考核問責機制

一是要加強檔案管理的監督評價檢查，確保各級檔案管理工作及時高效。經營主體應加強本單位檔案管理的監督檢查，形成檔案管理的閉環運行；業務歸口管理部門加強對專業檔案管理工作評估、管理和監督等，查找存在的不足和隱患，提出合理化管理建議；檔案管理職能部門加強檔案管理的監督檢查，著力落實檔案管理的主體責任。

二是建立檔案管理考核問責體系，加大對檔案管理過程中存在的違規行為考核問責的力度。按照檔案管理考核標準、程序、步驟和方法，對各責任主體的檔案管理工作進行評價，并提出考核意見。

4 思考

新時代的國有企業檔案管理工作，必須適應和符合企業開展跨國經營的需要，這就需要相關企業在走出去實施跨國經營的過程中，結合自身行業特點、屬地管理需要和我國國企檔案管理的要求，經過不斷從創新到實踐，在實踐基礎上再創新，不斷摸索出了一套具有企業特色的且行之有效的跨國經營檔案管理體系。

這套體系的建設是在企業改革發展不斷取得重大進展，初步構建起適應跨國經營的海外管控體系的過程中形成的，是整個管控體系不可分割的一部分。企業通過海外管控體系的實施，實現互聯互通、深度融合，提升了跨國經營新高度，為創建主業突出、治理規范、技術領先、管理先進、績效卓越，全球資源配置能力強的世界一流企業奠定了基礎。