淺談食品檢驗儀器設備檔案管理

□ 陳曉旭 阜新市檢驗檢測認證中心

隨著各方面的發展和進步，食品檢驗越來越受到大家的重視。食品檢驗儀器設備的檔案管理有利于檢驗儀器的維護和實驗的順利進行，因此科學地管理儀器設備檔案是做好檢驗工作的重要程序。

儀器設備是質量檢驗機構開展工作的重要工具，它在各單位的檔案管理中扮演一個重要的角色。為了保證實驗室質量管理體系正常運行，需要將儀器設備檔案科學化，使其在實際食品檢驗中發揮重大的作用。

儀器設備檔案科學管理的必要性

設備檔案在食品檢驗工作中的必要性主要體現在：一是可以記錄儀器的使用過程；二是可以為檢驗儀器提供技術基礎；三是可以保障檢驗儀器高效利用性；四是提高技術水平和保證工作質量的重要工具。設備檔案管理有利于掌握檢驗儀器的運行狀況，有利于儀器資料保管的完整性，有利于為檢驗儀器的維修提供依據。

設備檔案影響著科研的過程和實驗的結果。儀器設備檔案還可以通過效益分析，幫助使用單位綜合分析儀器設備運行狀態，開發儀器設備的新功能，盡量擴大儀器設備的服務范圍，提高設備的利用價值。檢驗儀器設備檔案的資料包含其使用過程中所產生的數據信息。新時代發展需要擁有與自身功能業務相適應的檢驗儀器設備，但是對于如何管理好，使用好儀器設備，有效提高儀器設備的使用率，減少儀器設備突發故障，則需要查閱較為全面的儀器設備檔案，尤其是儀器設備的使用記錄。

檢驗儀器設備檔案管理中出現的問題

信息資料收集不及時、不全面

儀器設備應由所在檢驗部門的儀器管理員組織部門儀器負責人建立儀器檔案。對于大型儀器，獨立建立檔案交檔案室統一保管，小型儀器或輔助設備可按類別集中建立檔案。在開始建立檔案時和使用后都會出現一些漏洞，每一個儀器設備都有自己的資料信息。如果對這些材料收集時延誤時間、材料內容片面，并且在儀器購置時，就對這些儀器設備的一些使用說明書、安裝調試文件和設備維修文件等最初資料不重視，就會在保存中存在失誤，從而影響儀器設備后期使用。檢驗儀器設備能否正常使用是需要許多數據資料在背后支撐的。在后期使用時，會不定期產生數據信息，這些信息數據如果不能及時整理，檔案資料也會不完整，有缺失。在日常工作中，檢驗儀器設備檔案信息的缺失會對儀器設備在使用中造成一定的影響。在目前的檢驗儀器檔案管理中，缺乏科學的有效管理，應該不斷完善檔案管理程序。

傳統檔案管理方式整理不規范

大多數的檢驗儀器設備檔案管理都是采用傳統的方式，在使用過程中，會有越來越多的儀器設備，隨著開發和使用，設備開始增多，那么設備檔案也會變得更復雜。過去對檔案的管理方式不科學，這種舊的管理方式已經沒有辦法適應新的儀器設備的檔案管理。傳統的設備檔案管理中，主要依靠人工先對儀器設備信息開始收集，然后再進行分類整理，最后采用紙質的形式裝盒對檔案進行保存。這種落后的管理方式既費時又費力，而且紙質的信息資料很容易被損壞或者丟失，對文檔資料的保存性能比較弱。這樣這些儀器設備檔案就會很容易出現差錯。在人員交替更換和銜接的過程中較容易出現資料脫節、信息不完整的情況。

科學有效管理儀器設備檔案

健全組織機構，完善檔案體系

科學有效地管理食品檢驗儀器的設備檔案，一是要注重專業性，讓更多的專業人才加入進來；二是提升個人素質能力，讓檔案管理人員有素質、有能力；三是要精準地了解檢驗儀器方方面面的內容，多與實驗人員溝通，掌握儀器設備的相關資料，在實踐中獲取經驗，為提升自身專業水平而努力；四是要單位做好自己的角色，明白食品檢驗的重要性，那么儀器設備檔案管理也是重中之重，要實時監督儀器設備的使用情況，定期安排專人對儀器進行維護。當然，及時核對檔案資料信息也是職責所在。

在食品檢驗中，檢驗的儀器設備是主要工具。在實際工作過程中，查看閱覽儀器檔案信息是可以快速了解儀器的簡要方法。所以，健全組織機構、完善檔案體系是科學有效管理儀器設備檔案的主要對策。

引進計算機技術對設備檔案進行現代化管理

去除傳統檔案管理方式中的不足，使用新方式對檔案進行管理。現如今，比較方便的方式就是建立信息化的管理平臺。這種新型方式就是使用計算機和網絡技術，進行實時更新與錄入。這樣就可以快速查找自己需要的信息，并且準確性也高。而檔案管理員只需要對計算機進行維護就可以有效保存檔案。另外，可以利用計算機系統及數據庫技術對設備的使用狀況、運行狀態、維護情況進行查詢。這種現代化檔案管理模式，既減少了工作量，也提高了準確性，方便快捷。

結語

食品檢驗儀器設備檔案管理是儀器設備管理中的基礎，也是一個重要組成部分，同時也是一種信息資源，具有不可低估的作用。管理員要高度重視儀器設備的檔案管理，使其發揮潛在功能，多策并舉，讓儀器設備在食品檢驗管理中發揮應有的作用。