中外公共圖書館年報內容要素對比分析

朱 婧

（北京大學信息管理系，北京 100871）

《中華人民共和國公共文化服務保障法》（以下簡稱《公共文化服務保障法》）規定：“公共文化設施管理單位應當建立健全管理制度和服務規范，建立公共文化設施資產統計報告制度和公共文化服務開展情況的年報制度”（第二十一條）。在《中華人民共和國公共圖書館法》中，同樣有公開服務開展情況的明確要求，體現在“公共圖書館應當改善服務條件、提高服務水平，定期公告服務開展情況，聽取讀者意見，建立投訴渠道，完善反饋機制，接受社會監督”（第四十二條）。公共圖書館年報是圖書館對一年的館舍建設、館藏資源、讀者服務、人員管理、財務狀況等工作情況進行總結的報告，每年編寫，定期發布。我國公共圖書館年報制度正處于逐步建立健全的階段，不少公共圖書館已經開展了年報編寫、發布的工作。國外公共圖書館年報的規劃、編寫和發布已經形成了較為規范的體系，在內容要素的選擇上值得我國公共圖書館學習與借鑒。

1 編寫年報的目的和意義

年報是機構信息公開的重要途徑。在市場經濟領域內，公司的定期報告就是信息披露制度的要求之一。據《上市公司信息披露管理辦法》的規定，定期報告包括年度報告、中期報告與季度報告[1]。在高等教育領域，《高等學校信息公開辦法》也對高校信息公開工作年度報告做出了要求[2]。隨著《公共文化服務保障法》的頒布施行，公共文化服務領域的年報制度也要逐漸地建立健全。圖書館年報可以讓人們了解到機構服務狀況，體現的是公共文化機構對公眾負責、接受公眾監督的精神，保障了公眾的知情權與監督權，同時促進公共文化服務的公開化、透明化。

年報有助于圖書館總結問題，提升服務質量。年報中包含了館藏、館員、讀者、館辦活動等全年工作開展情況，是對過去一年里各項工作的梳理與總結，有助于圖書館發現問題與不足，及時修正、提升服務質量。年報的編寫同樣推動了館內檔案建設：一方面，各部門要為年報編寫提供統計數據資料，促使各部門在日常工作中注重文件、活動記錄、照片等資料的收集與整理；另一方面，年報完成后就成為了館內檔案體系中重要組成部分，系統的資料積累為日后工作提供了借鑒與參考[3]。此外，圖書館年報也是同行互相學習的材料，有助于加強館際交流，共同進步。

年報綜合了各方資料，對學術研究具有重要作用。年報中的統計數據如紙質和電子文獻入藏數量、文獻流通冊次、讀者人次、各項咨詢次數等可作為圖書館服務水平的評價指標。部分年報中專門有圖書或其他物資捐贈記錄的版塊，這是慈善史研究的資料來源之一[4]。年報還能為將來的圖書館志的撰寫打下良好基礎，提高編撰效率[5]。

2 中外年報共同構成要素

筆者選取了國外7所、國內5所知名度較高、規模較大的公共圖書館最新年度報告作為研究對象，總結了12份年報中的內容要素，并從這12所公共圖書館年報中總結出的中外年報共同構成要素如下（見表1、表2）：

表1 外國7所公共圖書館年報內容要素

表2 我國5所公共圖書館年報內容要素

（1）工作總結。從整體上看，這部分通常有3種總結形式：①分部門、分網點分別報告工作：代表是伯明翰公共圖書館。伯明翰公共圖書館系統內中心館的7個部門、兩個辦公室和17家分館都用一段話簡單報告了過去一年開展的工作。東湖分館（East Lake Branch Library）負責人就報告了為兒童、青少年、成人分別開展的照看項目、周四互動故事會、夏季閱讀項目，并講述了因為暖通空調的問題圖書館被迫關閉、開放后部分服務無法進行的狀況，期望下一年能回復到正常運轉中。②分項目報告工作：芝加哥公共圖書館的工作總結就是各個項目發展的情況，其中包括了網絡導航員（CyberNavigators）、幼兒早教、創客實驗室、“同一本書，同一個芝加哥”（One Book,One Chicago）、課后作業幫助、YOUmedia青少年數字化學習空間等，并附有這些項目開展的數據統計。③分主題報告工作：首都圖書館的報告從基礎業務（館藏文獻體系建設、數字化建設等）、文化品牌建設、對外合作交流、體制機制改革、人才隊伍建設、黨團工作等方面對上一年工作進行了總結；大英圖書館同樣是從保管工作、學術研究、商業支持、文化活動、學習項目、對外交流六方面來進行工作總結。

（2）數據統計。數據統計范圍涵蓋多個方面，主要有：用戶，如持證讀者數、到館訪問人次、讀者滿意度等。館藏資源，如采編文獻量、入藏量、年外借文獻、流通量等。館內活動，如全年開展的活動和展覽次數、參與人數等。工作人員，如具備專業職稱人數、新招員工數、薪水狀況等。經費，如全年總收入與總支出、各項收入與支出等。

（3）組織架構。國外年報中通常是給出組織結構圖，列出理事會和執行層人員，有些會附上人員簡介。國內年報是列出領導班子和各組織機構負責人，有些還會列出工會、共青團、婦女委員會等群眾組織的負責人。

（4）財務報告。簡單來講，財務就是圖書館收入多少、支出多少，以及各項明細。收入包括政府撥款、社會捐贈、創收等，支出包括在館舍設施建設、采購設備資源、服務活動、人員上的花費等。

（5）大事記。大事記記載了圖書館在過去一年的重大工作活動和重要事件，包括時間、地點、內容、參與者等。

除了上述主要共同構成要素外，各公共圖書館可以根據自身情況在年報內加入其他內容，如館長致辭、社會捐贈情況、學術研究成果、媒體報道、所獲榮譽等。

3 中外年報內容要素的不同點

3.1 “人有我無”

（1）捐贈者名單。表1中7所外國公共圖書館均有列出捐贈者名單，而我國5所圖書館都沒有這一部分內容。以紐約公共圖書館年報為例，它的捐贈者名單分：個人與基金贈與、企業贈與、慈善活動、畢格羅社團（The Bigelow Society）、命名捐贈基金5種接受社會捐贈的途徑與形式，所有捐贈者的名字都被列出。年報最后一頁還有圖書館向公眾發起的捐贈倡議。圖書館接受社會捐贈，有助于緩解經費緊張的問題，將錢用在設施設備和服務提升上，同時也營造了良好的社會氛圍。將捐贈者名單公布，一是為了誠摯感謝他們對圖書館的貢獻，二是為了激勵公眾參與慈善捐贈，形成熱心捐助圖書館事業的良好社會氛圍。

我國圖書館年報沒有捐贈者名單，一是因為圖書館接受社會捐贈總體比例較小，圖書館經費來源主要還是依靠政府撥款；二是我國公共圖書館缺乏募捐意識和捐贈機制，普遍沒有廣泛宣傳動員工作[18]。2018年起實行的我國《公共圖書館法》將引導和鼓勵社會力量參與確立為我國公共圖書館事業發展的基本方針，提出了“捐贈者冠名”的創新制度，鼓勵社會向公共圖書館捐贈[19]。隨著社會經濟的發展和法律的施行，我國公共圖書館應重視社會捐贈，制定相應的捐贈機制，積極募捐。年報中專門列出捐贈者名單就是為了感謝并激勵捐贈者的方式之一。

（2）主席（理事長、館長）致辭。國外年報的開篇普遍有主席等領導的致信或致辭，向讀者介紹上一年度的主要成就，包括讀者接待、館舍建設、項目推進、資金來源、下一年度目標等，并感謝社會各界對圖書館的支持，最后附上簽名。采用領導致辭，能讓讀者快速了解圖書館做了哪些工作，拉近了領導和讀者們的距離，體現了領導對圖書館事業、對讀者需要負責的精神。

（3）其他特色構成要素。可持續發展報告是大英圖書館、維多利亞州立圖書館年報中的特色內容，包括溫室氣體排放統計、產出廢物統計、能源利用統計、水資源利用統計、紙張使用統計等。這兩個圖書館還有關于員工發展狀況的報告：大英圖書館的薪酬報告包含薪酬政策和勞動合同說明、理事會成員與執行層員工薪酬公開等；維多利亞州立圖書館的員工發展狀況包括了職業健康與安全評估、公共部門價值和就業原則、員工薪酬及貫行的價值和公平原則等。可持續發展報告與員工發展狀況報告體現了圖書館在環境保護和員工發展方面的社會責任感。

3.2 人詳我略

外國年報做得詳細而我國年報較簡略的內容則是財務報告部分。由表2可知，浙江圖書館年報是我國5所圖書館中財務情況報告最為清楚的，但是與國外年報的財務報告相比還有一定距離。國外圖書館已經建立了相當完善的理事會制度，且經費來源多元化，因此在財務報告上必須講清楚錢從哪里來，花在什么地方，還有多少錢。我國圖書館年報應將經費收入和支出及年末轉結和結余作為財務報告的基本內容，再依據法規要求和實際館情對財務報告的內容進行擴充。

表3 12所公共圖書館年報財務報告內容

3.3 人略我詳

我國圖書館年報在大事記、獲表彰情況、媒體報道等內容版塊上比國外做得更加詳細。芝加哥公共圖書館的大事記是按“季節-月份”形式列舉重大事件，并非每個月都有；費城公共圖書館的大事記是逐月進行事件列舉；中國的圖書館大事記則是逐月列舉，具體到某月某日，事件內容更加詳細，所占篇幅較大。在獲表彰情況和媒體報道上，國外年報一般將它們放在了工作總結內，而我國年報則是單獨形成一個內容版塊。

4 結語

中外公共圖書館的年報內容要素有同有異，要素的選擇應當根據每個圖書館的實際情況定。大英圖書館是公共圖書館，也是英國的國家圖書館，因此年報篇幅大、涉及內容多。年報編寫時應當考慮目的與受眾[20]，以及公共圖書館的職責與使命。我國圖書館年報制度正處于逐步建立的階段，借鑒國外圖書館年報內容要素有助于圖書館合理規劃年報內容，健全年報制度。