基于倉庫系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)耗材的綜合管理

王靈輝, 胡敏杰, 胡國琦

(寧波工程學(xué)院 材料與化學(xué)工程學(xué)院, 浙江 寧波 315211)

實(shí)驗(yàn)教學(xué)是高等教育中非常重要的教學(xué)環(huán)節(jié),一般專設(shè)實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員進(jìn)行實(shí)驗(yàn)的準(zhǔn)備工作。在實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備工作中,實(shí)驗(yàn)耗材的統(tǒng)計(jì)、準(zhǔn)備和采購需要耗費(fèi)大量的精力[1-4]。對耗材實(shí)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理已是實(shí)驗(yàn)室管理工作的必然,也是實(shí)驗(yàn)室高效、透明管理的必然要求[5]。河北大學(xué)利用Excel實(shí)現(xiàn)了出庫單、入庫單、出庫經(jīng)費(fèi)匯總的數(shù)字化,提高了工作的效率和準(zhǔn)確性[6]。吉林大學(xué)珠海學(xué)院使用了基于Struts、Spring和Hibernate三大框架的Web應(yīng)用程序,簡化了采購實(shí)驗(yàn)耗材的申報—審批流程[7]。電子科技大學(xué)采用B/S三層架構(gòu)模式開發(fā)了實(shí)驗(yàn)室耗材管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了資源共享,提高了管理效率[8]。高璐等[9]設(shè)計(jì)了一個基于Web平臺的實(shí)驗(yàn)室耗材管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了耗材入庫/出庫管理、耗材預(yù)約、稀缺耗材預(yù)警等功能。西北大學(xué)利用ThinkPHP、DWZ和MySoL等開源框架和技術(shù)開發(fā)了耗材庫存管理系統(tǒng),提高了流程時效性和辦公效率[10]。

耗材的信息化管理也是實(shí)驗(yàn)室安全管理的必要選擇。實(shí)驗(yàn)耗材中危險化學(xué)品的過量存放,是導(dǎo)致安全事故的重要原因之一。北京市地方標(biāo)準(zhǔn)[11]規(guī)定了每間實(shí)驗(yàn)室的危化品存放總量不能超過100 L或100 kg,其中易燃易爆試劑不能超過50 L或50 kg。消除安全隱患的重要措施是建設(shè)符合安全標(biāo)準(zhǔn)的危險化學(xué)品倉庫,對危險化學(xué)品進(jìn)行集中存儲[12]。實(shí)驗(yàn)耗材倉庫的硬件建設(shè)只是其中一方面,關(guān)鍵是需要對倉庫進(jìn)行綜合管理,全面發(fā)揮其集散功能。顯然,要更好地發(fā)揮倉庫的功能,必須要建立完善的實(shí)驗(yàn)耗材管理信息系統(tǒng)。

本文基于通用的倉庫系統(tǒng)軟件,完美實(shí)現(xiàn)耗材管理的各項(xiàng)工作,并且效果明顯、成本低廉。由于倉庫系統(tǒng)軟件并不是直接為高校耗材管理而設(shè)計(jì)的,所以需要對軟件進(jìn)行一定的功能轉(zhuǎn)換和功能的深入挖掘。

1 耗材管理系統(tǒng)的建立

1.1 管理系統(tǒng)構(gòu)架

本單位的實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心下設(shè)9個實(shí)驗(yàn)室,分別負(fù)責(zé)不同的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容,包括有機(jī)化學(xué)實(shí)驗(yàn)室、無機(jī)化學(xué)實(shí)驗(yàn)室、物理化學(xué)實(shí)驗(yàn)室、化工專業(yè)實(shí)驗(yàn)室和化工原理實(shí)驗(yàn)室等。各實(shí)驗(yàn)室需要進(jìn)行實(shí)驗(yàn)耗材的申報、領(lǐng)用和統(tǒng)計(jì)等工作,相關(guān)實(shí)驗(yàn)室都配備有實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備室。實(shí)驗(yàn)中心主任負(fù)責(zé)耗材的初步審批、集中采購和統(tǒng)計(jì)等。另外,學(xué)院有危化品存儲倉庫和常規(guī)耗材庫,聘用專門的倉庫管理員,負(fù)責(zé)耗材的入庫、領(lǐng)用、暫存和報廢的登記。

倉庫系統(tǒng)軟件具有倉庫管理、物資調(diào)撥、庫存統(tǒng)計(jì)、人員管理、供應(yīng)商管理、商品管理、進(jìn)貨、出貨、退貨、進(jìn)出貨統(tǒng)計(jì)等功能,并且可以聯(lián)網(wǎng)操作。一般的倉庫系統(tǒng)軟件都可以滿足上述要求,并且技術(shù)成熟,使用價格低。圖1是耗材管理系統(tǒng)的整體構(gòu)架圖。

圖1 實(shí)驗(yàn)耗材管理系統(tǒng)架構(gòu)

在這個系統(tǒng)中,虛擬倉庫起橋梁作用,每個實(shí)驗(yàn)室有獨(dú)立的虛擬倉庫。虛擬倉庫是指該倉庫并不是實(shí)際獨(dú)立存在的倉庫,虛擬倉庫中的所有耗材實(shí)際上是存放在危化品庫或常規(guī)耗材庫里的。例如無機(jī)化學(xué)實(shí)驗(yàn)庫和有機(jī)化學(xué)實(shí)驗(yàn)庫中的乙醇都存放在危化品庫的同一個位置,即存放危化品庫或常規(guī)耗材庫里的耗材有不同歸屬,而且是相對獨(dú)立的。實(shí)驗(yàn)室的負(fù)責(zé)教師只能領(lǐng)用屬于本實(shí)驗(yàn)室虛擬倉庫的耗材,從而保證每個實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際可用耗材數(shù)量。正是由于這樣的優(yōu)點(diǎn),實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備室不再有倉庫的功能,很大程度上消除了安全隱患。此外,由于耗材在空間上是存放一起的,易于實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室間的流通,避免了耗材過期和過量。

1.2 耗材數(shù)據(jù)庫的建立

要實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)耗材管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化,首先要實(shí)現(xiàn)耗材信息的數(shù)字化,即建立耗材數(shù)據(jù)庫。這可以通過倉庫系統(tǒng)軟件的商品管理功能實(shí)現(xiàn)。

耗材信息包括類別、名稱、規(guī)格、編碼和單價等。

根據(jù)耗材種類的不同,可以設(shè)定不同的類別,例如燒瓶類、管類、塑料制品、有機(jī)液體、無機(jī)固體等。對于管制類試劑,如易制毒化學(xué)品、易制爆化學(xué)品和劇毒品等,需要定期檢查和上報相關(guān)數(shù)據(jù),應(yīng)將這些試劑單獨(dú)進(jìn)行分類,以方便地進(jìn)行實(shí)時統(tǒng)計(jì)和管控[13]。

考慮到同一種耗材可能存在多種名稱,例如乙酸乙烯酯和醋酸乙烯酯是同一種物質(zhì),可以在商品名稱里面將這兩個名稱都列出,避免出入庫錯誤等情況發(fā)生。

耗材的價格也是非常關(guān)鍵的信息,輸入正確的單價后,就可以對申報金額、領(lǐng)用總額、經(jīng)費(fèi)使用情況等進(jìn)行精確的統(tǒng)計(jì),以便于實(shí)時掌控和調(diào)整。

商品編碼是另外一個重要數(shù)據(jù),可以根據(jù)耗材存放的位置進(jìn)行編碼。倉庫中存放的耗材種類和數(shù)量較多,根據(jù)編碼,就能快速定位該耗材,可以高效地完成耗材的入庫、領(lǐng)用和暫存等工作。

在實(shí)際的使用過程中,耗材信息需要不斷進(jìn)行增加、修改。由于耗材信息是可以進(jìn)行批量導(dǎo)入、導(dǎo)出操作的,通過單位之間的信息共享,就可以快速建成耗材數(shù)據(jù)庫。

2 耗材管理系統(tǒng)的操作

2.1 申報和審批

耗材的申報是利用軟件中的調(diào)撥功能實(shí)現(xiàn)的。假設(shè)有機(jī)化學(xué)實(shí)驗(yàn)室需申購10瓶鹽酸,則只需從危化品庫調(diào)出10瓶鹽酸到有機(jī)化學(xué)實(shí)驗(yàn)庫。由于軟件有強(qiáng)大的庫存統(tǒng)計(jì)功能,實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)教師根據(jù)虛擬倉庫中的庫存量,就能確定需要申報的耗材清單,從而大大減輕工作量。

申報的信息會實(shí)時顯示在軟件系統(tǒng)上,審批人員只需要核對調(diào)撥記錄,結(jié)合庫存和領(lǐng)用等情況,直接對調(diào)撥進(jìn)行修改或通過,快速完成審批工作。同時,根據(jù)調(diào)撥總金額情況,可以得到準(zhǔn)確的預(yù)算信息。

2.2 采購和入庫

實(shí)驗(yàn)耗材采購清單是根據(jù)危化品庫和常規(guī)耗材庫中庫存量為負(fù)值的耗材來制訂的。如果庫存量變?yōu)樨?fù)數(shù),說明庫存量已經(jīng)無法滿足需求,需要采購的數(shù)量就是負(fù)數(shù)的絕對值。因此,采購人員只需要注意庫存量為負(fù)值的耗材即可,無需進(jìn)行現(xiàn)場統(tǒng)計(jì),大大減輕采購的工作量。

對于需求量較大,或者采購手續(xù)復(fù)雜、采購周期長的耗材,需要保持一定的庫存量。“備品庫”的設(shè)立可以完美解決這個難題。向備品庫中調(diào)入一定數(shù)量的常備耗材,這樣,只要保持危化品庫和常規(guī)耗材庫中相應(yīng)耗材的庫存量,就可以保證這些耗材的庫存量。該方法既方便了采購過程,又避免了浪費(fèi)。

耗材采購到貨后需要先辦理入庫手續(xù),該過程是由軟件中的“進(jìn)貨”操作實(shí)現(xiàn)的。由于每種耗材的信息都已經(jīng)記錄在系統(tǒng)里,通過條形碼快速掃描入庫,因此入庫效率較高。采購人員還可以通過對入庫信息的查詢和統(tǒng)計(jì),對不同供應(yīng)商的供貨價格進(jìn)行比較,也可以了解耗材經(jīng)費(fèi)的使用情況,及時對經(jīng)費(fèi)進(jìn)行合理調(diào)整,并為采購工作提供依據(jù)。

2.3 領(lǐng)用、暫存和回庫

耗材的領(lǐng)用是由軟件的“出貨”操作實(shí)現(xiàn)的。倉庫管理員需打印領(lǐng)用單并簽字,系統(tǒng)會自動為每張領(lǐng)用單生成特定的單據(jù)號,方便后期的核對和備份工作。此外,系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上預(yù)約領(lǐng)用實(shí)驗(yàn)耗材,倉庫管理員可以實(shí)時接收出貨信息,進(jìn)行耗材的配送工作。

對于暫時不用的實(shí)驗(yàn)耗材,各實(shí)驗(yàn)室可以將其暫存在危化品庫或常規(guī)耗材庫中,暫存登記由軟件的“退貨”操作實(shí)現(xiàn)。暫存信息錄入時,將相應(yīng)耗材登記存放在各實(shí)驗(yàn)室的虛擬倉庫中,以保證這些耗材不被其他實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)用。通過暫存的方法,可以大大減少實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備室的存放量,降低安全隱患,方便統(tǒng)計(jì)庫存量。

對于暫存并長期不用的耗材,可以通過回庫手續(xù),退回危險化學(xué)品庫或常規(guī)耗材庫供其他實(shí)驗(yàn)室調(diào)用。回庫手續(xù)是通過軟件的倉庫“調(diào)出”操作實(shí)現(xiàn)的。回庫手續(xù)使耗材得到了進(jìn)一步的流通,可以減少倉庫的庫存量,也減少了耗材失效的情況。

2.4 使用和報廢

實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備室的耗材清單是非常重要的。當(dāng)耗材種類較多時,要得到一個較全面而準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì),需要花費(fèi)大量的時間與精力。實(shí)驗(yàn)室使用耗材的數(shù)量是動態(tài)變化的,耗材的消耗主要有使用和損壞報廢兩種形式,所以只要對這兩種形式進(jìn)行登記,就能得到實(shí)時清單。使用和報廢記錄是通過軟件的“退貨”操作實(shí)現(xiàn)的。

當(dāng)耗材進(jìn)行使用和報廢登記時,將耗材的清單通過退貨操作分別錄入消耗庫和廢品庫。使用信息錄入時,先收集空試劑瓶,再進(jìn)行系統(tǒng)錄入。在進(jìn)行報廢信息錄入時,實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)教師需要將報廢的耗材,特別是過期或失效的藥品交到指定的地方,由倉庫管理員根據(jù)報廢的耗材數(shù)量錄入廢品庫。在執(zhí)行退貨操作后,領(lǐng)用總量會自動減少相應(yīng)數(shù)量,所以根據(jù)各自實(shí)驗(yàn)室的領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)信息,就能得到實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備室的耗材清單,方便耗材的申報和實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備工作。

在耗材的使用和報廢登記時,同時實(shí)現(xiàn)試劑空瓶和失效藥品的回收,這也為高校危化品管理中的一個重要難題提供了一個可行的解決辦法。

3 結(jié)語

通過倉庫系統(tǒng)軟件與實(shí)驗(yàn)教學(xué)耗材管理過程的巧妙結(jié)合,建立了耗材的綜合管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)耗材從申報到采購,從領(lǐng)用到使用和報廢的全過程信息化和網(wǎng)絡(luò)化,使得管理更高效、預(yù)算和決算更透明、實(shí)驗(yàn)室更安全，耗材特別是化學(xué)試劑流向清晰可查。該系統(tǒng)也可以進(jìn)一步用于設(shè)備的借用和報廢登記、教學(xué)資料的收集和歸檔等應(yīng)用。目前,基于倉庫系統(tǒng)軟件的實(shí)驗(yàn)耗材的綜合管理系統(tǒng)已經(jīng)在我校正常運(yùn)行1年多,為實(shí)驗(yàn)教學(xué)提供了很大的便利,并逐步完善和規(guī)范,也得到了各實(shí)驗(yàn)室的歡迎與支持。