秘書工作中如何提高自身文化素養

張書堂

（項城市商務局，河南 項城 466200）

一、秘書文化素養的現狀

（一）扎實文化基礎，提高語言表達能力

秘書應當具有很高的語言素質，是當好領導的好幫手，為領導搞好服務工作的重要基礎。需要恰當地使用詞語，來表達領導的思想，能做到上級精神準確無誤的傳達貫徹。

（二）完善知識結構，提高審美能力

一位合格的秘書要具備“一專多能”的知識結構，這是提高自身科學化水平和行政效能的需要。在文化知識結構方面，秘書需要是大雜家。在古代儒家、道家、陰陽家、法家、名家、墨家、縱橫家、農家、雜家相提并論。這里就說明秘書需要具有廣博的文化知識。現在，單位在招聘秘書職位時，不單單招文秘、漢語言文學類專業，其他自然科學專業：數學、計算機技術、物理等專業都可以考試上崗。文秘工作不僅要求掌握自然科學知識，而且文書工作表現突出，語言表達及溝通能力較強，搜集材料處理信息能力較強，才能勝任秘書一職。為領導決策提供較好的參考，減輕領導繁瑣的事務，提高單位工作效率。所以，廣博的知識結構也是現代秘書必須具備的素質。要想成為一名合格的秘書，很重要的是有很強的語言溝通表達能力。

隨著社會生活的發展，秘書需要學習文學知識和藝術知識，具有一定的審美能力。文學的文化屬性，是通過藝術畫面反映現實生活體現出來的，對于當時的政治、經濟、文化、風俗、觀念、衣食住行等多方面的描繪，潛移默化中滲透在秘書的腦海中。文秘人員不僅要懂得美的效應，自覺地追求美、運用美，而且要正確地判斷美、把握美，真正理解什么是美的，什么是丑的，有一個正確的、健康的審美觀念。秘書不一定要在美學方面精通，或者研究有關美的本質的理論，但是應該學會自己在日常的審美活動和工作實踐中理解美的基本特性和品質。

（三）提高寫作能力和公文質量

秘書寫作是受命寫作,要受到組織意志、領導意圖、公文格式等制約,它的特殊性決定了秘書人員要在寫作中發揮聰明才干,化被動為主動,才能真正寫出合格的公文。從寫作主體看,任何寫作行為的產生都有其動因。如文學創作是因社會生活中的人、事、物或是某一現象等刺激了寫作者,引起他們的創作靈感和欲望的一種行為,其創作驅動力來自于內部。

現代社會多用網絡辦公，要求寫公文要快，作為一名合格的秘書，要有一定的文化素養，才能熟練地掌握快速的完成一篇合格的公文。

鄧小平同志在秘書工作的幾十年中，在這方面為我們樹立一個光輝的榜樣。一次，他看了《關于建國以來黨的若干歷史問題的決議》提綱后說：“我看了起草小組的提綱，感到鋪得太寬了。要避免敘述性的寫法，要寫得集中一些。對重要問題要加以論斷，論斷性的語言要多些，當然要準確”。同年，在看了《決議》討論稿之后，小平同志又對中央負責人說：“決議討論稿的篇幅還是太長，要壓縮。可以不說的去掉，該說的就可以更突出”。

二、秘書文化素養的重要性

文化素養是用優勢文化中的習語、隱喻和非正式內容流利交談的能力。從熟悉的街道路標，到歷史出處的知識，再到理解最近的俚語，文化素養需要理解文化的相互影響并作出反應。而秘書文化素養可以理解為秘書人文科學的研究能力、知識水平以及人文科學體現出來的以人為對象、以人為中心的精神——人的內在品質的歷練和修習。我認為包括以下幾點內容：一是，秘書理解傳統并認識意義，要有一定的文化底蘊，對事物要有一定的洞察力、辨別力、概括力、欣賞力；二是秘書文化是千百年來秘書精神的積淀。秘書是文化人，要有真才實學、真知灼見，做好上傳下達，溝通協調等工作；三是秘書要珍視個人價值。四是重視道德修養，尊重文化的多樣性，具有包容性。

作為一名秘書，文學素養的高低直接關系著秘書服務質量的高低。歷練秘書文化素養可以提高秘書的藝術水平，提高處理問題的能力以及做好人際溝通關系。我來引用一個案例：王珣，后任主簿（秘書）不僅文章寫得漂亮，而且應變能力極強。他剛到桓溫身邊充當屬吏時，有一次向桓溫報告工作，當他拜伏在官署之下等待謁見時，桓溫故意和他開個玩笑：派人偷走了他的報告文本。桓溫這樣做的用意是考察一下他的文字功夫和應變能力，看他在緊急狀況下能否沉著冷靜、應付自如。王珣發覺后一點也不慌張，非常鎮靜地要來紙筆，當即在刺史官署里寫了一份報告呈給桓溫。這兩份報告雖然意思完全一樣，但補寫的這份和原先那份沒有一個字相同。王珣不僅順利地通過了桓溫的突擊“考試”，而且博得了桓溫的賞識和器重。

三、如何培養提高秘書文化素養

古代經典的文學作品都蘊含的人文意境，不僅能夠陶冶情操，還能升華思想。余秋雨說過，閱讀經典是閱讀的最高境界，也是一個成熟的閱讀者必須經歷的一段生命歷程。荀子在《勸學》中說：不積跬步，無以至千里，不積小流，無以成江海。我們在平時多多閱讀的國內外經典作品，才能提高文化素養。有詩云：“問渠哪得清如許，為有源頭活水來。”

老師經常教導：“讀萬卷書不如行萬里路”、“寶劍鋒從磨礪出，梅花香自苦寒來”、“紙上談兵終覺淺”。公文寫作也是這樣一個道理。提高辦公室秘書寫作能力水平的必經之路是經常多寫多練。一是要把發現的有價值的內容記下來,把思考的東西及時記下來,有時是靈感突至,更要善于抓住。二是要勤寫作、創作,堅持筆耕不已。工作中所聞所見,寫成散文、評論,久而久之,就會大有收獲。勤動筆不是寫流水帳,秘書要爭取做到咬文嚼字,反復推敲,力出精品。有個叫齊已的和尚，對詩文很有興趣。他早就仰慕鄭谷的才名，就帶著自己寫的詩稿，前來拜會。齊已把詩稿一首一首地請鄭谷看。鄭谷讀到《早梅》這首詩時，不由得沉思起來。鄭谷吟道：“前村深雪里，昨夜數枝開……”鄭谷應對齊已說：“梅開數枝，就不算早了。”鄭谷又沉吟了一會，說：“不如把‘數’字改為‘一’字，“改得太好了！”齊已恭恭敬敬地向鄭谷拜了一拜。文人們明白了，就把鄭谷稱為齊已的“一字之師”。由此可得，寫作水平高低不僅是寫作的技巧,而且需要多推敲刪掉不好、多余的地方的技巧。另外一方面,秘書常寫公文,公文具有很強的政治性、權威性、規范性。但在秘書工作中公文寫作也不能忽視語言的表達藝術,還需要恰當地使用文學語言,用富有深刻哲理和韻味的語句,創造出含義深邃的意境,會使公文更加準確、明白、精煉,產生更好的效果。總之,多讀多寫,加上勤思考、善推敲,秘書的文學素養和文字水平就會得到提高。