教育質(zhì)量監(jiān)測下的檔案管理研究

李榮華

（重慶市榮昌區(qū)教育質(zhì)量監(jiān)測評估中心，重慶 402460）

檔案工作是一件工程量巨大的記憶工作，在教育質(zhì)量監(jiān)測下的檔案管理工作中存在一些普遍問題，對于檔案管理工作的要求就是其材料的真實性、完整性，它必須能夠真實的反應每個學校在某一時期全貌，然而對檔案信息的搜集、保存過程以及確保檔案的真實性、完整性是檔案工作中的主要問題。

一、各檔案管理工作中的問題

（一）檔案管理工作監(jiān)管體制不完善，影響檔案管理工作的推進

檔案管理工作的體制不健全主要體現(xiàn)在：檔案管理人員頻繁更換，由于經(jīng)常性無規(guī)律的人員流動，并且人員更換時沒有及時做好交接工作，造成檔案信息損失。除此之外，部門對檔案信息申報材料的格式要求沒有進行統(tǒng)一培訓，檔案材料內(nèi)容格式不規(guī)范的現(xiàn)象十分常見，有些文件信息內(nèi)容前后不一致，會對數(shù)據(jù)的結(jié)果造成直接的影響，進而影響教育質(zhì)量監(jiān)測評估結(jié)果失真。

（二）材料不齊全，檔案信息不好收集

由于不注重對檔案材料的保管，長期不整理檔案材料，導致一些重要材料消失或者不齊全，無法還原當時教學質(zhì)量真實情況，除此之外，還缺乏完整歸檔意識，即缺乏“建檔——存檔——用檔——歸檔”意識，檔案流失是常有的現(xiàn)象，造成檔案質(zhì)量較低的情況。

收集檔案材料是檔案管理工作本身帶有的工作難點，收集數(shù)據(jù)是一個龐大的工程，收集數(shù)據(jù)沒有一個上限，收集的信息越多越好，材料的收集、保存工作是重點，完善檔案管理體制是解決和規(guī)范管理檔案信息的問題的關鍵。

二、通過建立數(shù)據(jù)庫保存和收集信息

21世紀是信息科學技術(shù)高速發(fā)展的時代，在教育質(zhì)量監(jiān)測評估結(jié)果下的檔案管理工作可以結(jié)合科學信息技術(shù)來完成，比如，可以引入大數(shù)據(jù)進行檔案管理工作。

監(jiān)測其實就是系統(tǒng)的收集數(shù)據(jù)信息并進行分析，以提高工作效率和有效性為目的，加強分析結(jié)果的可靠性和真實性，收集的有效信息越多，得出的教育質(zhì)量監(jiān)測評估結(jié)果就更加具有現(xiàn)實意義和真實性。21世紀電子信息技術(shù)高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)信息應用在我們生活的方方面面，因此，為了使監(jiān)測結(jié)果更加真實準確，可以建立一個教育質(zhì)量監(jiān)測下的檔案管理模型，通過建立大數(shù)據(jù)庫的方法保存、儲存檔案信息，同時，要把檔案信息和監(jiān)測結(jié)果公開透明化，保證評選的公平合理性。通過建立數(shù)據(jù)庫不僅大大節(jié)省了對檔案信息整理的時間成本，還能長期有效的保存檔案信息，管理人員只需要在固定的時間收集信息并把信息輸入到系統(tǒng)中去，就能及時得到反饋信息，及時發(fā)現(xiàn)觀察對象的異常情況，并對其進行督促改進。利用現(xiàn)代科學技術(shù)方法對數(shù)據(jù)庫信息進行實時更新、監(jiān)測，把教育質(zhì)量監(jiān)測常態(tài)化，使檢測結(jié)果更具有科學性和真實性。

如今，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)降臨，我們的生活中無處不滲透著大數(shù)據(jù)，在教育質(zhì)量監(jiān)測評估下的檔案管理工作中運用大數(shù)據(jù)，將極有利于重慶市榮昌區(qū)各檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，簡潔高效的完成檔案管理工作。

三、加強管理體制，完善檔案管理工作制度

加強管理體制是解決檔案管理體制的本質(zhì)問題，為了提高檔案信息的質(zhì)量，首先要加強對這檔案管理工作的監(jiān)督管理和制度完善，只有加強管理體制，才能更好更快的落實工作。

針對檔案工作管理的主要問題，我們應該加強檔案管理工作的隊伍建設，可以建立起一支檔案管理的工作小組，專門負責監(jiān)督、管理、核實檔案信息的真實性的工作，可以通過多種培訓方式加強管理人員的業(yè)務能力，把“建檔——存檔——借檔”工作流程化、系統(tǒng)化，完善檔案工作交接體系，使管理人員變更時保證檔案信息的完整性，使檔案管理工作更高效、有序的進行。其次，加強對檔案信息真實性的監(jiān)督和管理工作，在以往的檔案管理工作中，常常由于監(jiān)管不嚴導致教師對部分教學信息進行虛假申報的現(xiàn)象，比如，在兩個完全相同的檔案信息申報表中信息數(shù)據(jù)有差異，或是數(shù)據(jù)信息前后不同，導致檢測結(jié)果不準確甚至有較大差異，使檢測結(jié)果失去公平性，究其原因是老師對檔案工作重要性的認識不足，因此，可以定期組織老師進行相關檔案申報格式的培訓工作和歸檔意識的思想教育講座等活動，不斷加強老師的歸檔意識理念。

任何一項工作的有效落實都離不開有效的監(jiān)管體制，建立和完善檔案管理工作體制，加緊投入檔案工作，能夠有效地推進檔案管理工作的順利進行，使教育質(zhì)量監(jiān)測評估結(jié)果更具有真實效力。

四、結(jié)語

總之，從目前來看檔案管理工作還有許多問題需要解決，加強管理工作制度是解決問題的根本；同時，在此基礎上要結(jié)合時代新科技、新技術(shù)、新理念創(chuàng)新的提出解決檔案管理工作問題的辦法；通過宣傳、培訓的方式加強教師的歸檔理念，推進重慶市榮昌區(qū)各檔案管理工作的進行。