試論新時期如何做好煤礦建設(shè)項目檔案管理工作

秦麗慧

（鶴煤三礦，河南 鶴壁 458000）

引言：根據(jù)國家發(fā)改委與檔案局聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》當中的規(guī)定，可以看出建設(shè)項目的檔案管理工作已經(jīng)得到了國家層面的高度重視，檔案管理是項目竣工驗收中的重要組成部分。但是，在具體的工作中，仍能發(fā)現(xiàn)煤礦建設(shè)領(lǐng)域的部分單位還沒有落實煤礦建設(shè)項目檔案管理制度，管理效果并不理想。對此，研究新時期煤礦建設(shè)項目檔案管理工作辦法有明顯的現(xiàn)實意義。

一、新時期煤礦建設(shè)項目檔案管理工作難點

（一）重視度不足

煤礦建設(shè)項目檔案管理工作與項目建設(shè)本身都具有復(fù)雜性，重視程度不足，導(dǎo)致了項目檔案管理有效性難以得到提升。一方面，部分企業(yè)對檔案管理認知不到位，另一方面，檔案管理工作的約束不嚴，各項工作未能落實到位。特別是受到項目建設(shè)中人員流動性大和專業(yè)素質(zhì)不高等方面問題的影響，參與項目建設(shè)的各部門之間溝通較為困難，也增加了煤礦建設(shè)項目檔案管理工作的困難[1]。

（二）基礎(chǔ)性薄弱

項目檔案建設(shè)基礎(chǔ)較為薄弱，直接降低了煤礦建設(shè)項目檔案管理工作的專業(yè)性。受到煤礦領(lǐng)域建設(shè)單位對檔案管理工作重視度不強等方面因素的影響，煤礦檔案收集、資料整理與檔案管理缺乏相應(yīng)的硬件與軟件條件，各部門之間的協(xié)調(diào)性較差，導(dǎo)致了檔案管理工作出現(xiàn)了滯后性，工作項目管理與技術(shù)文件存在分散性，損壞和丟失嚴重，在施工建設(shè)中若想調(diào)用檔案難度較大。

（三）系統(tǒng)化不強

煤礦建設(shè)項目檔案管理工作建設(shè)初期需要建立同步性的檔案管理制度，但是從實際的發(fā)展中進行分析可以看出，制度建設(shè)不到位，使得檔案管理缺乏系統(tǒng)性和有效性。特別是大部分的煤礦項目地處偏遠，在項目建設(shè)初期，條件相對艱苦面設(shè)施簡陋，煤礦建設(shè)項目檔案管理工作缺乏基本的保障。檔案管理中的信息化與系統(tǒng)化不強，使得煤礦項目檔案管理落后于項目管理。

二、新時期煤礦建設(shè)項目檔案管理工作改進辦法

（一）提高對項目檔案的重視度

在正式推進煤礦建設(shè)項目檔案管理工作之前，要提高對這一工作的重視度。例如，根據(jù)國家針對重大工程項目頒布實施的項目檔案驗收辦法，能夠了解到國家在煤礦建設(shè)項目檔案管理方面提出的要求。若項目檔案存在不經(jīng)過驗收或者驗收不合格，就無法對項目進行竣工驗收。同時，工作人員還要明確地認識到，項目檔案驗收擁有一票否決權(quán)，所以檔案驗收對于整個項目的驗收具有決定性作用，若煤礦建設(shè)項目檔案管理工作不到位，則會影響到項目的其他環(huán)節(jié)[2]。

在項目檔案管理中，工作人員要提高對項目檔案的重視程度，以此加強檔案的歸檔質(zhì)量控制。因為煤礦建設(shè)項目檔案管理工作是一項系統(tǒng)性工作，其中設(shè)計到的單位、部門與人員都較為復(fù)雜，且會耗費較長的時間，若工作人員能真正意識到檔案管理的重要性，就能為之后的項目管理、改建、維護和擴建等方面出現(xiàn)的問題提供依據(jù)。

（二）優(yōu)化檔案管理與使用制度

煤礦建設(shè)項目檔案管理工作水平若想得到提高，就需要優(yōu)化檔案的管理制度與調(diào)取和使用制度。例如，我國某地區(qū)的煤礦企業(yè)在進行項目建設(shè)中，充分重視到檔案管理的重視度，建立了“三納入”制度，即：將檔案管工作納入到中長期項目規(guī)劃環(huán)節(jié)中；將檔案管理工作納入到領(lǐng)導(dǎo)班子日常工作議程當中；將檔案管理工作納入到目標管理責(zé)任制與崗位工作責(zé)任制當中。通過這種方式，該企業(yè)實現(xiàn)了煤礦建設(shè)項目檔案管理的規(guī)范化、標準化與制度化。制定出切實可行的檔案管理工作模式與相應(yīng)的組織架構(gòu)，有利于為各個項目的檔案管理工作提供強有力的保障。

在進行項目檔案管理工作中，工作人員要從源頭進行問題防控，做好前端控制，有利于后期的施工建設(shè)和檔案管理更加有效。例如，某地區(qū)煤礦建設(shè)前，檔案管理部門建立了前期介入制度。主管將項目的文件資料、項目的建設(shè)檔案要求、現(xiàn)場管理歸檔清單等，向施工單位進行了技術(shù)交底。這種方式有效地擺脫了項目現(xiàn)場施工工作量大且繁忙資料瑣碎的問題。檔案管理不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，部分施工單位在管理中，并沒有將足夠精力投入到這一環(huán)節(jié)中。該公司采取了前期介入的當時，充分實現(xiàn)了檔案的規(guī)范化管理，避免檔案管理工作陷入被動。

（三）構(gòu)建項目建設(shè)同步管理模式

煤礦建設(shè)項目檔案管理工作若能與項目的建設(shè)管理工作同步進行，則能夠?qū)崿F(xiàn)同一性關(guān)聯(lián)，提高管理工作的實效性。例如，某地區(qū)的煤礦項目建設(shè)單位工作人員，在進行項目檔案的建設(shè)管理工作中，落實了網(wǎng)絡(luò)計劃的跟蹤、調(diào)查與指導(dǎo)工作，公司內(nèi)部的項目部各專業(yè)組都配備了專門的資料員，跟隨項目的建設(shè)進度，實施了設(shè)計檔案、施工檔案與監(jiān)理檔案的管理。在進行竣工驗收中，該建設(shè)單位也進行了檔案同期管理。在這一環(huán)節(jié)中，施工單位為了確?？⒐n案能順利通過驗收，實施了竣工檔案的初步檢驗，主要對合同項目檔案的完整性進項了檢驗，判斷實際建設(shè)標準是否符合業(yè)務(wù)的要求與有關(guān)的管理規(guī)范，對于其中存在的問題提出了相應(yīng)的修改意見，并限期進行整改。在工程項目總驗收前進行了結(jié)果整改，并提出了驗收意見。若人為原因?qū)е碌臋n案移交不及時或者檔案管理失誤，要進行相應(yīng)處罰，并將問題及時糾正。

總結(jié)：綜上所述，2019是十三五的關(guān)鍵之年，在進行檔案管理工作中，要堅持十三五規(guī)劃中的各項標準，確保落實好國家在煤礦建設(shè)與檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展戰(zhàn)略，順利實現(xiàn)過渡。為企業(yè)的建設(shè)與國家的發(fā)展保存更多有價值的檔案資料，為今后相關(guān)領(lǐng)域的規(guī)劃提供可靠依據(jù)。