探析高校在設備工程監管中的科技檔案管理作用

王雪純

（黑龍江工程學院檔案館，黑龍江 哈爾濱 150050）

高校科技檔案主要記錄了高校科技活動、教學科研活動以及和對口企業展開生產建設時的相關重要信息，有助于高校各專業教師對相關專業知識的深層次研究與分析，對提高高校整體教學能力具有幫助。由于高校自身也會組織、建設相關的設備工程項目，而監督管理作為重要的流程之一，所以做好相關的科技檔案管理工作，有助于高校日后對項目進行管理。

1 高校在設備工程監督管理過程中科技檔案的重要價值

1.1 記載了高校科技發展的里程碑

做好設備工程研究有助于滿足社會發展的建設需求，在設備工程的監督管理中，會涉及大量的先進科學技術，通過科技檔案記錄設備工程從研發到實施的所有過程，有助于見證高校科技從無到有的光輝歷史，還能促進高校科研人員奮發圖強。

1.2 科技檔案記載了高校寶貴的技術資源

科學技術是第一生產力。高校在發展中要積極共享、傳承科學技術資源，才能提高科學技術資源利用價值。而完整有序的科技檔案資料可以為高校的未來發展提供資料借鑒，另外也為科技發展提供橫向和縱向的引導，再者豐富的科技資源也會為高校科技發展做好合理的資源配置。

1.3 高校科技檔案具有經濟價值

高校在設備工程監督管理工作中，往往會派遣專業技術能力突出的教師參與工程技術研究工作，在整個設備工程項目實施中，高校教師往往會參與監督工作，從而總結相關的科學技術經驗。而在此過程中，高校檔案管理部門應派遣專業的科技檔案管理人員全程跟蹤工程實施、監督管理、施工進程狀況，要做好相關科學技術及監督經驗的總結與記錄，然后記錄造冊后，送回檔案室登記存放，將寶貴的科學技術知識、研發經驗、科學技術在工程設備利用與監督中的經驗分享、傳遞給后人。

2 高校在設備工程監督管理中的科技檔案管理策略

2.1 高校要構建科技檔案服務意識，提高設備監理科技檔案管理質量

高校在參與設備工程項目監督管理工作中，要積極的管理科技檔案，這樣有助于提高高校的科研能力，還能提高設備工程建設質量。設備監理是依據國家有關法律法規和技術標準，對重要設備的設計、制造、檢驗、儲運、安裝和調試等過程的質量、進度和投資等實施監督，設備工程質量是對工程性質、品質和安全的綜合表述是，對設備工程質量的評價就是以科技檔案為基礎，以量化的指標進行綜合測評。

因此，高校應幫助檔案管理部門工作人員樹立科技檔案意識，要為檔案管理人員提供培訓機會，提高其對科技檔案管理工作的重視程度、激發其服務意識與工作積極性，幫助檔案管理員工調整落后的思想，使員工的科技檔案管理及服務意識得到有效改善，讓其明白科技檔案工作在檔案管理工作中的重要地位，激發其主動學習科技檔案管理專業知識、技能的積極性；同時，高校要鼓勵檔案管理人員創新科技檔案管理方式，要對建設性方案的提出者予以精神、物質獎勵，從而提高科技檔案管理有效性，為高校在日后的設備工程監督管理及科研工作開展中提供優質的信息資源支持。

2.2 完善高校設備監理科技檔案管理體制，提高科技檔案管理規范性

高校在參與設備工程監理的科技檔案管理工作中，要結合設備工程、監督管理的實際狀況，完善設備工程監督管理科技檔案管理制度的設計與落實，才能有效改善科技檔案管理的規范性。

（1）要提高高校科技檔案管理體制的有效性、科學性，要結合設備工程建設實際狀況、特征、高校科技檔案管理狀況，完成設備監理科技檔案管理體制的設計與構建。

（2）積極改善高校科技檔案管理體制的科學性、實用性，再此過程中要結合GB/T26429-2010《設備工程監理規范》相關內容為指導，根據高校檔案管理工作現狀，做好設備監理科技檔案管理體制及程序的設計、應用。

（3）要使高校科技檔案管理體制權威性得到保障，高校應構建設備監理科技檔案監管獎懲制度，對造成問題的管理人員進行懲罰、批評，對管理效果好的工作人員進行精神物質獎勵。

2.3 提高科技檔案管理的制度化水平，確定檔案歸屬權

高校應結合科技檔案管理工作現狀，積極進行改革創新，認真審視科技檔案管理的制度缺失和薄弱環節，及時完善制度缺漏，使科技檔案的管理從形成，歸檔、整理、保管、利用的每一個環節都做到有章可循，有度可依，有科學明確的制度去完整管理檔案的每一個步驟。與此同時，要健全共享科技資源體制，確定科技檔案的使用權、所有權，明確檔案管理工作崗位職責、權利，科學配置科技檔案資源，有效發揮科技檔案利用價值。

2.4 高校在設備工程監理中要積極培訓檔案管理部門員工

（1）高校應組織檔案管理部門工作人員參加檔案管理專業、設備工程專業、監督管理專業的知識及技術培訓學習活動，幫助檔案管理人員提高對理論知識及專業技術的掌握、理解、應用水平，改善高校在設備工程監理環節的科技檔案管理效果。

（2）積極組織高校檔案管理部門與參與設備工程監理的科技人員、專業教師進行溝通、學習，幫助檔案管理員工進一步了解設備工程監督管理過程及設計的科學技術，豐富其檔案工作管理經驗。

（3）提高高校檔案管理員工綜合素養；由于科技檔案工作枯燥繁瑣，不容易被支持和理解。對于科技檔案管理人員來講，就需要注重個人素質教育和自身修養的培養，要耐得住寂寞和失落，任勞任怨，默默奉獻，以飽滿的工作熱情做好科技檔案的管理工作。另外，科技檔案管理人員要以12分熱情服務于需求者，從而使應用科技檔案的效率得到提升。

（4）組織專業的質管知識學習、培訓活動，鼓勵檔案管理人員參加學習。質管環節是設備監理科技檔案記錄的主要部分，為了改善高校科技檔案管理員工對設備工程監理質管環節的流程、操作方法的理解能力、記錄準確性，為其提供培訓學習機會是必不可少的。

2.5 高校應積極構建設備監理科技檔案基礎，使科技檔案應用價值得以提升

（1）引導高校檔案員工調整科技檔案管理觀念，鼓勵管理員創新管理方式、主動進入一線設備工程監理現場，積極的和設備工程施工技術人員、高校科技人員、監理人員進行溝通學習，搜集一手的、前沿的科學技術資料，最終返回高校檔案管理部門后通過分析、整理后，歸入檔案室，從而提高設備工程監理科技檔案內容的真實性、完整性、準確性。

（2）科技檔案基礎性工作必須得到檔案員工重視。要想在利用科技檔案時徹底發揮其具備的價值，就必須保證科技檔案信息的豐富性、準確性等。因此，在科技檔案制作、管理期間要保證檔案內容的規范性、專業性等。所以，檔案管理員工要主動參與設備工程技術研發、監理等活動，及時掌握科學技術研發進程、使用狀況及監理工作的要求、方式等，從而為科技檔案基礎性優化提供保障。

（3）高校要完善檔案管理工作的基礎設施、打造高質量科技檔案儲存空間，要結合工作需求購買專業設備，完成科技檔案專業管理平臺的構建。高校應結合科技檔案總量、科技信息重要性等，購買適應的管理設備，從而提高各類科技檔案載體都能得到有效的儲存，實現構建健全的科技檔案資源管理體系的目標，改善高校科技檔案管理的規范化水平。

（4）要提高高校科技檔案信息化、共享化管理水平。要想對科技檔案實現信息化管理，需要用現代化的管理手段，對科技檔案進行信息存儲、檢索、利用公司網絡平臺實現科技檔案信息網絡化管理，從而實現科技檔案資源共享。

（5）積極宣傳科技檔案，提高全員對科技檔案管理工作關注度。高校可利用校內局域網、網站、標語、微信公眾號等宣傳、普及檔案查閱方法、科技檔案類型等信息，增加科技檔案知名度，引導全員關注科技檔案管理工作效果，促使檔案管理員工重視相關工作。

3 結語

綜上所述，設備工程監督管理工作作為高校科學技術研發、實踐與對口企業展開合作的一個重要過程之一，做好其中的科技檔案信息采集、整理、歸檔等工作，才能提高高校檔案管理部門的科學檔案管理效果。