學(xué)校文書檔案工作的重要性及開展方式探討

高巍

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及現(xiàn)階段各個(gè)行業(yè)的進(jìn)步，在學(xué)校管理工作過程中學(xué)校文本檔案工作逐漸成為了管理過程中的重點(diǎn)內(nèi)容，學(xué)校文書檔案工作具有較為積極的作用，屬于學(xué)校職能中重要的組成部分。但以往的學(xué)校文書檔案工作過程中由于各種因素的影響文書檔案工作并未得到很好的重視及管理，使得學(xué)校文書檔案工作效率較低。因此有效的開展方式尤為重要，為了分析學(xué)校文書檔案工作的開展方式，筆者首先針對學(xué)校文書檔案工作的重要性進(jìn)行了分析探究。

關(guān)鍵詞：學(xué)校 文書檔案工作 重要性 開展方式

當(dāng)前的學(xué)校文書檔案工作過程中存在較多的問題，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面，首先學(xué)校對于文書檔案工作的重視程度過低，檔案管理工作過程中相關(guān)工作人員存在態(tài)度散漫、懶怠及不負(fù)責(zé)任的情況，甚至缺乏文書檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，不了解文書檔案管理的法律法規(guī)，管理行為過于隨意，缺乏科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理體系[1]。此外，現(xiàn)階段大多數(shù)學(xué)校文書檔案管理工作無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，管理過程中未能結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展的步伐引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，使得文書檔案的管理還停留在紙質(zhì)及人工階段，很難從整體上提高文書檔案的管理質(zhì)量。

1. 學(xué)校文書檔案工作的重要性分析

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，學(xué)校在管理過程中越來越認(rèn)識到文書檔案工作的重要性，學(xué)校文書檔案管理工作能促進(jìn)學(xué)校現(xiàn)代教學(xué)目標(biāo)及可持續(xù)發(fā)展，影響著學(xué)校的整體管理水平及管理質(zhì)量。傳統(tǒng)的學(xué)校文書檔案管理過程中存在著較多的不足之處要想從整體上提高學(xué)校文書檔案的管理工作就應(yīng)開展相應(yīng)的創(chuàng)新管理模式，通過創(chuàng)新及改革學(xué)校文書檔案管理工作，在學(xué)校日常管理過程中融入相應(yīng)的檔案管理技術(shù)及管理經(jīng)驗(yàn)，提高學(xué)校文書檔案管理工作質(zhì)量。在學(xué)校的文書檔案管理過程中檔案中蘊(yùn)含著較多有用的信息，這些信息是保證學(xué)校教育教學(xué)及管理工作的基礎(chǔ)條件[2]。通過學(xué)校文書檔案管理工作的開展能夠更好的指導(dǎo)下一步工作，將學(xué)校管理工作的目標(biāo)明確，不斷優(yōu)化及健全學(xué)校的工作體系。在學(xué)校文書檔案管理過程中給予信息化、現(xiàn)代化及科學(xué)化的管理能夠?yàn)閷W(xué)校教育教學(xué)研究工作的發(fā)展及優(yōu)化提出一定的指導(dǎo)一家，從整體上提高學(xué)校工作效能。

2. 學(xué)校文書檔案工作的開展方式

2.1 不斷創(chuàng)新學(xué)校文書檔案的管理體制及管理制度，優(yōu)化文書檔案管理結(jié)構(gòu)

學(xué)校在開展文書檔案管理工作的過程中應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷跟隨社會(huì)發(fā)展的步伐及學(xué)校管理體制改革的需求等創(chuàng)新學(xué)校文書檔案管理的體制及制度，轉(zhuǎn)變以往的枯燥、單一及固定的管理模式及工作狀態(tài)，更好的為學(xué)校的發(fā)展奠定基礎(chǔ)及前提。在開展學(xué)校文書檔案管理工作過程中應(yīng)將不斷進(jìn)行創(chuàng)新，強(qiáng)化對學(xué)校文書檔案管理制度及體系的建立、優(yōu)化及完善，轉(zhuǎn)變文書檔案管理工作的管理體制[3]，約束相應(yīng)的管理工作，所有文書檔案工作均應(yīng)該按照相關(guān)制度及規(guī)范開展執(zhí)行，充分發(fā)揮文書檔案管理工作的作用，為學(xué)校的全面發(fā)展及進(jìn)步奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提高學(xué)校的整體管理水平。

2.2 為學(xué)校文書檔案工作培養(yǎng)全能型專業(yè)的人才，提高文書檔案工作水平

學(xué)校文書檔案管理相對于其它管理工作來說具有一定的枯燥性、機(jī)械性特點(diǎn)，從事學(xué)校文書檔案管理工作的工作人員應(yīng)具備足夠的熱情及敬業(yè)精神才能適應(yīng)這一工作，才能在管理檔案的過程中不斷思考、分析及探究[4]。因此在學(xué)校文書檔案管理工作過程中，學(xué)校應(yīng)引進(jìn)、培養(yǎng)專業(yè)的全能型文書檔案管理人員，定期組織管理人員參加相應(yīng)的培訓(xùn)及學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)水平。除了專業(yè)檔案管理工作方面的培訓(xùn)外，還應(yīng)針對檔案管理人員開展相應(yīng)的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識及技能的培訓(xùn)，要求工作人員跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐及要求培養(yǎng)綜合型的工作能力，促進(jìn)文書檔案管理工作的順利、高效進(jìn)行。

2.3 強(qiáng)化學(xué)校文書檔案工作的重視程度及正確認(rèn)識，健全相應(yīng)的工作制度

在學(xué)校文書檔案管理工作過程中出現(xiàn)文書檔案管理工作質(zhì)量較低主要是由于學(xué)校對檔案管理重視程度較低。因此有效的提高文書檔案管理工作的重視程度尤為重，首先應(yīng)引導(dǎo)學(xué)校管理人員重現(xiàn)認(rèn)識、了解及分析檔案管理，讓管理人員及領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)識到文書檔案的管理工作對于學(xué)校管理工作的重要性，繼而相關(guān)部門應(yīng)采取積極有效的管理措施及手段針對文書檔案管理的相關(guān)工作制度進(jìn)行完善健全[5]，建立完整、優(yōu)化及科學(xué)的工作體系，制定一整套的檔案管理工作流程，使得文書檔案管理工作更加專業(yè)化、高效化及標(biāo)準(zhǔn)化。

2.4 加強(qiáng)信息化管理水平的提高，強(qiáng)化學(xué)校部門與部門之間的工作協(xié)調(diào)

在學(xué)校文書檔案工作過程中應(yīng)不斷結(jié)合現(xiàn)階段信息化技術(shù)發(fā)展的步伐及學(xué)校文書檔案工作的需求引進(jìn)先進(jìn)的信息管理體系，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，加大檔案管理工作方面的資金投入，提高檔案管理效率，學(xué)校可以通過建立學(xué)校文書檔案管理工作的專項(xiàng)基金的形式定期更新及維修相應(yīng)的陳舊檔案管理設(shè)備，引起先進(jìn)的、適合學(xué)校發(fā)展的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，從根本上提高檔案管理水平[6]。此外，還應(yīng)強(qiáng)化學(xué)校各個(gè)部門之間的溝通協(xié)調(diào)，文書檔案的管理工作并是不一個(gè)部門可以完成的，它是需要多個(gè)部門合作協(xié)調(diào)才能完成的。因此，在學(xué)校文書檔案管理過程中應(yīng)加深學(xué)校各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)及溝通，針對檔案管理過程中存在的問題及意見及時(shí)提出，檔案管理過程中應(yīng)充分明確收集檔案的范圍及相關(guān)喲求，然后利用準(zhǔn)確的語言進(jìn)行傳達(dá)及表達(dá)，減少工作過程中由于表達(dá)不充分或理解不充分導(dǎo)致的摩擦及失誤現(xiàn)象，促進(jìn)學(xué)校文書檔案管理工作的順利開展及進(jìn)行。

3.結(jié)語

學(xué)校的文書檔案管理工作對于學(xué)校整體管理質(zhì)量來說具有較為重要的影響作用，因此學(xué)校在開展文書檔案管理工作的過程中應(yīng)從不斷創(chuàng)新學(xué)校文書檔案的管理體制及管理制度，優(yōu)化文書檔案管理結(jié)構(gòu)、為學(xué)校文書檔案工作培養(yǎng)全能型專業(yè)的人才，提高文書檔案工作水平、強(qiáng)化學(xué)校文書檔案工作的重視程度及正確認(rèn)識，健全相應(yīng)的工作制度及加強(qiáng)信息化管理水平的提高，強(qiáng)化學(xué)校部門與部門之間的工作協(xié)調(diào)等多種途徑的管理提高學(xué)校文書檔案工作的質(zhì)量及管理水平，促進(jìn)學(xué)校可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 胡廣榮.關(guān)于文書檔案管理工作的創(chuàng)新探討[J].科研，2016，26（11）：00111-00112.

[2] 吳萍.淺談強(qiáng)化文書檔案保密工作的基本途徑[J].納稅，2017，15（19）：62-62.

[3] 王玉秀.基于計(jì)算機(jī)的文書檔案科學(xué)化管理探索途徑[J].卷宗，2014，30（2）：9-10.