新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)視域下高校辦公室工作存在的問題與對策

戴雪芳

（泉州幼兒師范高等專科學(xué)校，福建 泉州 362000）

高校辦公室一直以來都是高校建設(shè)發(fā)展中十分重要的部門之一，它以其獨(dú)特的職能定位，決定了辦公室工作人員在學(xué)校事務(wù)中是不可或缺的存在。習(xí)近平總書記曾指出，辦公室，是一個單位、一個系統(tǒng)、一個機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門，并用“重”“苦”“雜”“難”形容辦公室人員面臨的工作環(huán)境。盡管這段論述僅是針對政府單位辦公室干部現(xiàn)狀的概況，但筆者認(rèn)為這同樣適用于高校辦公室的工作人員。

然而，如此重要的部門在實(shí)際運(yùn)行過程中，仍存在諸多問題。程思杰（2019）指出，當(dāng)前辦公室存在的四個方面的問題：首先，高校黨政辦公室所制定的各類制度、體制沒有與時俱進(jìn)，無法適應(yīng)新時期黨政工作和行政工作的要求；其次，由于崗位設(shè)置不夠科學(xué)合理，以致各崗位之間權(quán)責(zé)不明晰，未能建立有效的考核機(jī)制；再次，目前高校辦公室的工作缺乏合理的安排和規(guī)劃，工作條理性不夠；最后，人員素質(zhì)參差不齊，有待進(jìn)一步提高。除此之外，杜薇（2019）、尹秀珍等（2019）、王蕊（2019）從激勵機(jī)制出發(fā)，指出當(dāng)前辦公室人員缺乏科學(xué)的激勵機(jī)制，同時晉升通道窄也開始成為工作人員限制積極性的桎梏。陳進(jìn)良（2018）、朱寶進(jìn)（2018）從辦公系統(tǒng)自動化角度，嘗試?yán)棉k公信息化來彌補(bǔ)和改善辦公室出現(xiàn)的問題。針對辦公室當(dāng)前的問題，學(xué)界也提出各種解決措施，主要集中于對體制機(jī)制的改革和人員素質(zhì)提升兩方面。可惜學(xué)界少有對產(chǎn)生高校辦公室目前出現(xiàn)的問題背后的原因進(jìn)行進(jìn)一步探討。故筆者嘗試從新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)為視角出發(fā)，深入分析高校辦公室目前出現(xiàn)問題的成因和形成機(jī)制，為解決辦公室當(dāng)前困境提供一個新的方法。

一、什么是交易費(fèi)用

對于“制度”二字，大家并不陌生，新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)實(shí)質(zhì)上是從制度層面來解析當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)生的問題。在新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)的視域中，制度一般被認(rèn)為是人們在交易活動中形成的規(guī)則，而規(guī)則的制定，是為了減少交易活動中產(chǎn)生的各種交易費(fèi)用。何為交易費(fèi)用？首先必須先認(rèn)識何為交易。美國著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家奧利弗·伊頓·威廉姆森（Oliver·Eaton·Williamson） 對交易給出如下定義：“交易之所以發(fā)生，源于某種物品或服務(wù)從一個技術(shù)邊界向另一種技術(shù)邊界的轉(zhuǎn)移。此時，一個行為階段結(jié)束，另一個行為階段宣告開始”。由此，交易費(fèi)用就如肯尼斯·約瑟夫·阿羅（Kenneth J.Arrow）所定義的，可以理解為經(jīng)濟(jì)制度運(yùn)行的所有費(fèi)用，或者“我們可以說交易費(fèi)用是源自于建立、使用、維持和改變法律意義上的制度和權(quán)利意義上的制度所涉及的所有費(fèi)用”。由此，交易費(fèi)用不僅包括財(cái)務(wù)會計(jì)核算中的“看得見”的費(fèi)用，還有諸多“看不見”的費(fèi)用。前者可以被計(jì)入社會生產(chǎn)和運(yùn)輸?shù)雀鞣矫娼?jīng)營活動的成本，而后者往往因?yàn)槿说木窒扌院陀邢薜闹R以致人免不了要犯錯誤。在制定和執(zhí)行決策的過程中，總會存在無效率的情況出現(xiàn)，特別是那些不以追求利潤最大化的主體更容易花費(fèi)交易費(fèi)用，典型的交易費(fèi)用的中介就是“時間”“人的精力”。一旦人們把更多的時間和精力用在解決這些額外的不必要的交易費(fèi)用時，那實(shí)質(zhì)上就是在做無用功。新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)認(rèn)為，任何可以增加交易、建立和保障科學(xué)合理的制度實(shí)施的措施都可以減少交易費(fèi)用。

二、高校辦公室是高校減少交易費(fèi)用的產(chǎn)物

高校辦公室作為高校成立中的重要部分之一，其問題產(chǎn)生的根源與高校這一整體是密不可分的。高校作為培養(yǎng)人才的非營利性教育主體，以培養(yǎng)高素質(zhì)人才為宗旨，致力于更好、更快、更全面系統(tǒng)地將最新的知識體系在人與人之間傳播。高校存在的意義如同現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)之父亞當(dāng)·斯密指出的那樣，是社會分工的結(jié)果。所謂“術(shù)業(yè)有專攻”，分工可以提高生產(chǎn)率，進(jìn)一步增加交易頻率，讓全社會的效益得到極大的提升。其背后的含義在于有效地增加交易，有助于減少交易費(fèi)用，使得社會從魯濱遜·克魯索式的“一人吃飽，全家不餓”的獨(dú)立生產(chǎn)方式向精細(xì)化、專業(yè)化的社會化大生產(chǎn)發(fā)展。因此，高校辦公室是高校減少交易費(fèi)用的產(chǎn)物。

三、高校辦公室的問題的實(shí)質(zhì)是仍存在無效的交易費(fèi)用

我國的高校具有幾個基本特征：首先，高校大部分的可量化的收入大部分來自于我國財(cái)政的劃撥經(jīng)費(fèi)和學(xué)生學(xué)費(fèi)自籌經(jīng)費(fèi)，當(dāng)然少部分來自于或有的高校自主經(jīng)營的企業(yè)利潤以及或有的企業(yè)合作科研、贊助、捐贈等，因此大部分高校的經(jīng)費(fèi)來源相對固定，人員經(jīng)費(fèi)支出相對穩(wěn)定。其次，高校工作人員相比于其他行業(yè)而言，其工作黏性較高，除個別因職位晉升或因工作科研需要申請調(diào)動之外，大部分高校工作人員工作內(nèi)容相對固定，大多數(shù)不會出現(xiàn)經(jīng)常性變動，特別是行政工作人員尤其如此。再次，高校人員編制數(shù)由國家統(tǒng)籌制定，除因退休造成崗位出缺而補(bǔ)招的情況外，大部分學(xué)校的編制內(nèi)人員總數(shù)不會有較大變動。當(dāng)然高校會因?yàn)榕R時性工作需要而聘請的編制外人員，這部分人員的薪資由學(xué)校自行承擔(dān)，這就意味著出于對經(jīng)費(fèi)預(yù)算的控制，學(xué)校并不會聘請?zhí)嗑幹仆馊藛T，即便他們有較高的流動性，也不在本文的考量范圍之內(nèi)，因?yàn)槠湔急炔⒉桓摺Ｗ詈螅咝５陌l(fā)展質(zhì)量依仗于高校專業(yè)教師的教育質(zhì)量和科研實(shí)力，行政部門的設(shè)立是為了更好地輔助高校完成教育教學(xué)和科研，因此往往行政部門人員相比于教師隊(duì)伍而言，占比小了很多，這與政府單位的公職人員相比有較大差別。

一方面，高校辦公室也是高校內(nèi)部分工后形成的職能部門，它是一個專職負(fù)責(zé)高校上傳下達(dá)、內(nèi)部協(xié)調(diào)、外部聯(lián)絡(luò)等服務(wù)性工作的部門，有時候還要協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)把握大局、全局、安排和部署，督查督辦各項(xiàng)事務(wù)的落實(shí)。如此分工旨在更好地減少交易費(fèi)用，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事情。這使得辦公室與其他職能部門相比，其工作對象其實(shí)是人，而其他職能部門的工作對象更傾向于是事務(wù)。由此，“對人”的工作與“對事”的工作相比，直覺上無法量化的交易費(fèi)用會更大，因?yàn)槊總€人的知識儲備、理解能力、溝通能力、執(zhí)行能力均有差異，在信息不對稱的情況下，容易因?yàn)楦鞣N疏忽或者工作配合不佳而造成額外的不必要的交易費(fèi)用。這就意味著為了克服這些交易費(fèi)用，辦公室人員經(jīng)常“馳翰未暇食，日昃不知晏；沉迷簿領(lǐng)書，回回目紛亂”。

另一方面，辦公室人員相對固定，人手較少，在面對事務(wù)繁雜的工作中，可以依靠個人熟能生巧來減少交易費(fèi)用。但這也使得辦公室人員一崗多責(zé)，在“雜”“繁”“細(xì)”的工作同時經(jīng)常出現(xiàn)疲于奔命，少有時間用來自我提升的狀況。加上辦公室的職數(shù)也因?yàn)槿耸稚伲沟棉k公室職員的晉升通道相比其他部門窄，競爭壓力更大。這就使得與其他部門相比，辦公室人員更容易出現(xiàn)職業(yè)倦怠。

再一方面，辦公室人員的收入相對固定，其崗位、職級、職稱、工作年限，與其具體的工作內(nèi)容幾乎脫鉤。而有助于提高收入的方法主要來自于科研、職稱評聘，其工作性質(zhì)決定了辦公室人員“出成績時可能是無名英雄，寂寂無聞；遇到問題時，可能成為矛頭焦點(diǎn)，嘗盡酸甜苦辣，有時候還得代人受過，委曲求全”。更重要的是，針對辦公室的工作內(nèi)容，并無法有任何第三方能夠給予足夠充分的監(jiān)督、評判、考核，這使得辦公室工作人員更容易滋生“得過且過”“做一天和尚撞一天鐘”的道德風(fēng)險(xiǎn)，甚至將工作重心轉(zhuǎn)移至非辦公室工作領(lǐng)域。而這將產(chǎn)生更多額外不必要的交易費(fèi)用，也是當(dāng)前辦公室面臨的突出問題。

四、削減無效的交易費(fèi)用是解決高校辦公室問題的關(guān)鍵

要解決辦公室面臨的問題，最關(guān)鍵就是要減少目前辦公室面臨的交易費(fèi)用。筆者將從以下幾方面給予政策建議：

（一）建立和完善并嚴(yán)格執(zhí)行辦公室工作流程制度

辦公室工作繁雜瑣碎，歸根結(jié)底就是人與人的工作。人與人信任度和配合度的提升，有助于減少工作中出現(xiàn)的交易費(fèi)用。因此，建立和完善一套科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程制度，并嚴(yán)格要求各部門人員按章辦事、按流程辦事，這將減少辦公室人員疲于應(yīng)付各種非標(biāo)準(zhǔn)化工作流程而產(chǎn)生的不必要“交易”。

（二）暢通辦公室的團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)制度

因?yàn)檗k公室人員相對固定，事務(wù)繁多，少有時間能夠與時俱進(jìn)地接觸更新、更快的工作方法。由此，定期開展團(tuán)隊(duì)自我學(xué)習(xí)顯得更有必要，鼓勵辦公室人員大膽創(chuàng)新工作方法，以節(jié)約工作產(chǎn)生的交易費(fèi)用。如胡旭宇（2018）提出的辦公技能綜合化、朱寶進(jìn)（2018）提出推進(jìn)高校行政辦公自動化、方慧（2019）強(qiáng)調(diào)將政治理論學(xué)習(xí)作為長效學(xué)習(xí)機(jī)制，建立歐堪蘭（2018）所描述的服務(wù)型、學(xué)習(xí)型高校辦公室。

（三）建立健全辦公室人員的激勵機(jī)制

為了預(yù)防辦公室人員的職業(yè)倦怠，筆者贊同杜薇（2019）提出的高校辦公室管理工作要引入競爭機(jī)制。根據(jù)辦公室管理人員的實(shí)際能力與取得的工作成績，合理制定獎勵機(jī)制，借此激勵辦公室人員積極提升自身綜合素質(zhì)和服務(wù)水平。筆者認(rèn)為，除此之外，仍要暢通辦公室的晉升渠道，允許跨部門跨崗位晉升，“是金子，到哪里都會發(fā)光”。

（四）建立加強(qiáng)對辦公室工作內(nèi)容監(jiān)督的制度

目前，高校辦公室針對其工作內(nèi)容的督辦督查工作相對薄弱，因此建立一套加強(qiáng)對辦公室工作內(nèi)容的監(jiān)督制度，強(qiáng)調(diào)工作落實(shí)，要求及時反饋工作內(nèi)容、工作效果，借此有效預(yù)防辦公室人員“干好干壞、干快干慢一個樣”的道德風(fēng)險(xiǎn)。同時可以采取有效措施懲罰工作失誤的員工，借此反向監(jiān)督辦公室人員注重工作質(zhì)量，而非工作完成。

綜上所述，當(dāng)前高校辦公室的問題實(shí)則是其內(nèi)部無效交易費(fèi)用太高所致，加強(qiáng)制定和完善各項(xiàng)制度以減少交易費(fèi)用，有助于改善當(dāng)前辦公室面臨的現(xiàn)狀，有助于辦公室更好地保障學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展。