淺議辦公室接待工作的細節管理

聶瑋麗，李紅梅，剡鳳霞，梁正緩

（甘肅省金昌市中心醫院，甘肅 金昌737102）

1 引言

在接待活動中，工作人員要做一個有心的人，要做到“律已、敬人、知禮、守禮”。對于參與接待的工作職員來說，所謂做到有心就是要想別人想不到的、想到之后還要比別人做得更好，對自己要求嚴格，保證自己事事都要做得完美。保證做到接待工作流程嚴謹、規范有序、熱情周到、耐心細致。

2 確定接待指南

在具體的接待工作開始之前，詳細了解嘉賓級別、行程，以及接待規格，保證接待質量。對于醫院來說，接待活動多且復雜，因為平時不但要迎接省、市、區級衛生行政部門的各項檢查工作，而且還要接待很多參觀學習考察的兄弟單位。同時，醫院為做好便民服務，方便患者就醫，減少轉院人次，每周都要外請省內外科專家、教授進行手術教學和講座。因此，各類接待任務計劃必須要周詳，安排要謹慎。對于餐飲、車輛、接機，參觀或會務類型及地點、人員等各個工作環節要做到嚴格把控，工作人員必須要養成一絲不茍的工作習慣。

3 及時良好的溝通是接待任務順利完成的保證

工作人員及時做好上情下達，領會領導意圖，動員其他同事，調動員工的工作積極性，挖掘員工潛能，發揮專長，根據個人能力安排部署相應的工作。同時，還要及時請教上級部門，積極爭取上級部門的支持。學習和體悟領導的高度和遠見是保證接待水平提升的關鍵。

4 落實任務，責任到人

根據具體接待任務，甘肅省金昌市中心醫院建立了一套接待系統，與應急預案一樣，根據活動策劃啟動相應的方案。各部門緊密配合，明確任務，細化責任，專人負責。例如，在金昌市中心醫院隆重慶祝50 周年院慶之際，邀請了眾多省內外、市內外嘉賓，場面盛大隆重。就接待工作而言，雖然許多環節從很早就開始著手準備，但有些細節問題，只有到活動開始前夕才能確定，如省、市、公司領導出席的人數、確切時間，還有發出請柬后，參加人員的反復更換，很多不確定因素加大了接待的難度，造成接待工作的煩瑣與緊張。所以接待工作一定要落實任務分工，盯人盯事，追蹤過程。辦公室就是總調度，要掌握全局，及時督促各項工作任務的進展情況，才能取得令人滿意的成效。

5 注重細節，把小事做好

家常事最難做到最好，因為人的要求是不斷增加和變化的。小到最簡單的衣食住行，工作人員均需一一落實。包括與來賓就天氣情況進行溝通，告知其著衣事項；飲食上，要了解他們的喜好與禁忌；住宿上，房間的規格，冷暖，包括水果的擺放，都要提前考慮周全；行程安排上，使銜接做到緊湊的同時，還不能讓嘉賓感到疲憊。在十一長假前，金昌市中心醫院接待了國家衛生部原副部長王隴德及衛生部人事司副司長常繼樂一行，從九月中旬就開始對活動進行籌備，直到開始之前，工作人員還在就一些細節問題進行溝通，如院士的講稿試播、兩處會場的安排、院士的用餐習慣等都要再三確認。俗語說，沒有做不到的，只有想不到的。對于接待工作來說，很多時候不是工作做不好，只是沒想周全而已。通過每次接待活動的參與，工作人員應不斷提升對接待工作的復雜性與重要性的認識，深地體會到“學無止境”，學問無處不在。

6 全面總結，揚長避短

每一次接待活動后的總結很重要，會使今后接待工作責任分工明確，條理更清晰，以此來提高接待效率和接待質量，在每一次活動中一給嘉賓留下良好印象的除了單位的硬件設施之外，接待人員的素質也是一個重要因素。這就是人們常說的“律已、敬人、知禮、守禮”。在接待時，接待人員衣著要整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，掌握尺度，把握分寸，要做到樸實、真誠、熱情。同時，工作人員更要注意平時的學習和積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本單位的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

7 結語

接待工作是一項系統的工程，涉及的學問專業范圍廣，接待人員要認真貫徹落實接待的相關管理規定，堅持圍繞中心，服務大局，不斷優化細化工作流程，健全完善接待制度體系，積極構建領導有力、部門協作、資源整合的大格局，拓展平臺，創新工作方法，營造更加優越和高效高質的工作環境。