提升高職院校財務報銷服務水平的實踐探索

蔡小路

（廣州番禺職業技術學院，廣州511483）

1 提升高職院校財務報銷服務水平的意義

服務推動管理，管理推動發展，高職院校財務服務機制的完善，首先體現在增強了高職院校財務資金的使用靈活性上；其次，科研人員可獲得更多的財務知識并熟知報銷流程，減少科研人員對資金使用的迷茫，讓本校師生更好專心地投入教學、科學研究工作中，激發科研動力，促進科研進步，多維度地推動高職院的發展。最后，財務工作的透明度，營造“誠信報銷”的氛圍，對推動高職院校內涵式發展增添了強大動力。

2 高職院校財務報銷服務水平較低的原因

2.1 財務政策信息傳導不暢通

財務報銷對上級新制定的經費使用、報銷規定等相關文件的下達，報銷人未及時了解和解讀文件，出現報銷偏差；受以前現金報銷便捷的影響，報銷人對公務卡使用過程中出現的種種問題，增加報銷時間，下意識認為是財務服務工作不到位；經費預算口徑與實際報銷口徑不對應，導致不能報銷情況的發生。因此，財務人員需要花大量時間和精力解釋有關事項，降低報銷效率，也增添了報銷人的不理解，對財務部門產生抱怨心理。

目前我國公辦的高職院校辦學經費由各級財政撥付，政府對各級財政資金的管理嚴格，采用財政集中支付、公務卡、政府采購等方式管理資金流向，出臺關于差旅費、會議費、培訓費以及三公經費等一系列的經費管理辦法。上級規定性管理辦法文件下達到被報銷人接受并執行，需要經歷一段時間；公務卡消費信息在財政一體化系統內需要滿足刷卡金額與時間都正確的情況才可查詢到記錄，當遇到多人刷卡或刷卡時間過長而一時無法查詢刷卡記錄，增延報銷時間或效率，以上都是導致報銷效率差，報銷人產生怨言情緒的原因。

2.2 業務流程控制不嚴謹

“簡政放權”服務的模式下，學校將一些財務管理權限下放至院系，直接由院系完成第一道環節的控制，但一些審核不嚴或對項目支出隨意，在財務報銷時，財務人員不予報銷或重新審批，導致報銷人認為是財務人員故意行為；有時經常發生一筆業務，報銷人在報銷時，才被告之缺少其他部門的審批，補辦審批手續往往需要提供相關佐證或情況說明[1]。以上情況主要是由于部門間缺少溝通，各部門的職能范圍不同，無法將學校財務制度的財務行為轉為本部門的具體行為。

2.3 財務隊伍結構不合理、財務信息化水平低

目前大部分高校都實現了網上報銷的功能，但網上申報時會出現：報銷填寫信息量大，電子發票驗證不通過、申報校外專家勞務報酬，專家信息無法較驗等情況，都會增添退單機率[2]。財務報銷遇阻，報銷人對財務工作的不理解，財務人員心里壓力大，面對每天百筆業務數據，財務人員之間偶爾會出現審核標準不一致的情況，讓報銷人產生質疑。作為高職院校的“財務管家”，為把法規制度關，財務部門重管理輕服務，對師生的錯誤干預批評指責的較多，而未第一時間進行有效的引導及幫助，缺乏耐心聽取師生意見，服務意識有待提升。

雖然財務信息化已上升到一個新臺階，由于新的政府會計制度改革，高校財務系統一直處于全運行半修改的狀態，財務信息化各子模塊運行過程中有時會出現問題，解決問題仍然需要依賴軟件供應商，而供應商后續服務滯后，從而影響財務報銷效率。財務人員審單工作重復單一，工作量大，政策學習不透徹，有時會因害怕出錯，用“有勝過無”的心理要求報銷人提供資料，在處理報銷時，未換位思考報銷人的處境，未與報銷人做好解釋工作等原因才導致以上出現的問題。

2.4 報銷人個人意識淡薄、財務知識欠缺

發票單位名稱出錯、發票缺少明細清單、發票蓋章不規范、消費時未使用公務卡、票據粘貼不符合要求，外出未進行事前審批，缺少外出通知，勞務缺少相應的發放標準，項目經費超出預算額度等情況，都讓報銷不能順利完成，更換票據、補辦手續、補齊材料如此往復，在客觀上出現了人們所說的“報銷難”“難報銷”情況，增加了報銷人的不滿情緒。

報銷人在報銷過程中，只要報銷遇阻，無論是何種原因，首先易在意識觀念上產生不滿情緒；其次加上財務知識的缺乏，流程煩瑣，對于財政政策、財務法規以及單位的管理制度缺乏了解，待報銷時就會出現以上現象。

3 提升高職院校財務報銷服務水平的有效措施

3.1 加強政策溝通

溝通是橋梁，工作是基石，為了進一步做好高職院校財務工作，發揮財務管理與服務的作用，財務部門要主動和積極的與政府溝通，特別是財政的新政策、政策變更、政策實施中遇到的問題，搭建一個工作雙向交流互動平臺，讓溝通更暢順，及時將信息反饋到單位有關人員。認真履行校方職責，并完成好政府交給的任務。

3.2 建立多部門溝通協同機制

高職院校從本質上來說，是一個學術共同體，二級學院以學科為基礎，是教學教改、科研創新的高產出部門，也是高職院校管理的核心，要將重心下移，在遵守財政政策、財務法規以及本校管理制度的前提下，下放財務審批權限，很大程度上就可以簡化財務報銷審批流程，為學校各級領導騰出更多的時間。同時要梳理各部門的業務辦事流程，對無關緊要的流程，要化繁為簡，對高風險和有漏洞的流程，做好風險點防控；整合業務交叉部門的流程設置，建立多渠道的信息溝通機制，深入研究各部門間信息系統數據對接，打通信息共享的最后一道阻隔，充分利用網絡資源，如學校的OA 系統、公眾號等公共服務平臺，將日常師生辦理的財務報銷操作流程及相關財務知識，采用易懂、易操作可視化的影像，以供師生參考，從而完善學校內部控制的建設。

3.3 提升財務信息化水平、建立會計電子檔案

加強財務信息化的建設。高職院校資金量不斷增加，經濟業務也日趨復雜，提高高職院校財務服務工作，利用網絡資源有效解決報銷流程煩瑣、提升財務服務質量、提高資金使用率，緩解報銷人員與財務人員之間的矛盾，降低財務人員出錯率，節約師生的時間，讓大家對自己的財務數據心中有數，一目了然。

建立會計電子檔案。憑借學校檔案室電子檔案管理系統平臺，增設財務會計電子檔案信息，通過財務信息平臺二次開發，開通財務信息化平臺與檔案管理系統平臺接口，利用影像設備進行高清高速掃描，將所有生成的會計單據，傳輸并存入電子檔案系統，為今后數據的使用者提供在線的會計檔案資料查閱服務。

3.4 加強財務報銷業務培訓

財務部門首先加強對二級部門報賬員的培訓，定期舉辦財務政策變更的宣講會，收集財務報銷過程中常見業務問題和大家關心的問題，定期開展專項業務培訓和指導，增強報銷人的規范意識，弘揚“誠信報銷”的精神；其次，領導牽頭，和財務各業務代表人員定期到二級部門了解師生們關心的財務問題，財務服務到部門，拉近師生與財務的距離，讓“報銷難”的困境直接轉變為：財務“一站式”報銷，從而提高財務服務質量。