淺談如何提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量

王鈞

（中國核電工程有限公司，北京100086）

1 引言

中國核電工程公司檔案館依托核二院成品檔案室發(fā)展至今，有六十年歷史。館藏量大，涉及領(lǐng)域廣、專業(yè)多、種類全，涵蓋了核工程、民用工程、商用核電站相關(guān)的工程設(shè)計、商務(wù)、設(shè)備、科研、文書和會計等文件，凝聚了項目建設(shè)者和檔案工作者的智慧和心血。隨著公司總承包項目順利推進(jìn)，項目現(xiàn)場對檔案利用需求量日益增加,給傳統(tǒng)的服務(wù)理念、服務(wù)模式提出了新的挑戰(zhàn)和要求，如何運用現(xiàn)代化技術(shù)提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)利用手段多樣化，滿足檔案服務(wù)于總承包項目和公司各業(yè)務(wù)板塊是每個檔案工作者應(yīng)不斷思考和解決的問題。

2 加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)

檔案實體可用館藏容量隨著館藏檔案數(shù)量的日益增多愈加捉襟見肘，為了保證新項目歸檔文件的存儲空間不得不將大量老工程檔案進(jìn)行異地存放，這給檔案利用工作帶來不便，在保管上也存在一定的安全隱患。

為解決館藏容量不足與歸檔文件數(shù)量大之間的矛盾，避免異地保存帶來實物利用不便的問題，工程公司通過加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，積極開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，搭建檔案信息網(wǎng)平臺，實行電子文件與實體檔案雙套制管理等措施，有效釋放了館藏占用空間的壓力。

2.1 利用優(yōu)先，分階段分重點數(shù)字化

在檔案數(shù)字化過程中遵循利用優(yōu)先、分步實施的原則，對于新增項目的各類文件，堅持電子文件與紙質(zhì)文檔同時歸檔；對于早期庫存檔案，先重點對異地保存的檔案、搶救性保護(hù)的珍貴歷史檔案，以及利用率高的永久檔案進(jìn)行數(shù)字化，然后再由點到面、分階段逐步實施到所有的有價值文檔資料。

2.2 實行鑒定與數(shù)字化同步

從長遠(yuǎn)利用的角度，公司對早期庫存檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的同時，還應(yīng)分工程、分種類組織專家進(jìn)行檔案價值鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果及時剔除已失去利用價值的檔案，對利用價值小的工程文檔暫緩數(shù)字化處理。實行鑒定與數(shù)字化同步不僅有利于減少數(shù)字化加工成本，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，還能幫助優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)，提高工作效率。

3 加強檔案信息資源建設(shè)，促進(jìn)服務(wù)方式多元化

信息化技術(shù)改變了傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，公司以此為契機轉(zhuǎn)變觀念，加強檔案信息資源建設(shè)，如清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)、項目現(xiàn)場數(shù)據(jù)同步的PW 系統(tǒng)、CIMS 設(shè)計信息管理系統(tǒng)和項目文函管理平臺等，通過檔案信息網(wǎng)平臺提供電子檔案管理系統(tǒng)檢索、全文瀏覽及通知公告、業(yè)務(wù)交流、服務(wù)指南、留言板等綜合性服務(wù)，開展大事記、專題匯編，促進(jìn)服務(wù)方式多元化，拓展和深化檔案利用工作。

3.1 完善各種檢索工具，提供多途徑檢索

一般企業(yè)，一個員工查找資料的平均花費時間約占其工作總時間的40%[1]，這一數(shù)據(jù)從側(cè)面反映了檔案檢索效率低是大多數(shù)企業(yè)普遍存在的問題,主要原因表現(xiàn)在兩方面：檔案檢索工具種類單一，數(shù)據(jù)著錄標(biāo)引質(zhì)量不高，難以滿足利用者多角度全方位查檔的需求；利用者檢索目的不明確，不熟悉檢索工具的使用方法，需要依賴工作人員幫助才能查找到所需文檔。

對于有些員工來館查閱文件無法清楚描述要查的文件信息時，工作人員應(yīng)發(fā)揮熟悉館藏的優(yōu)勢,為其提供咨詢建議或幫助。

3.2 以人為本效率優(yōu)先，實現(xiàn)利用效率最大化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔利用審批手續(xù)煩瑣，利用者為了查閱一份檔案可能需要往返好幾次找領(lǐng)導(dǎo)簽字，如果碰巧領(lǐng)導(dǎo)開會、出差，就不得不暫時擱置工作。為了解決這一問題，公司著手優(yōu)化檔案利用審批方式，提供檔案網(wǎng)上電子審批流程，員工通過登錄檔案網(wǎng)站提交利用權(quán)限申請，這樣即使領(lǐng)導(dǎo)在外地出差也能及時簽字審批[2]。

檔案信息網(wǎng)平臺實現(xiàn)了將館藏實體文件從有形的檔案館成功遷移到虛擬的數(shù)字檔案館，信息化技術(shù)使不同介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為可被計算機識別的信息，不僅擴大了檔案利用范圍，也滿足了員工通過查閱文字、圖像、音頻、視頻等信息全面了解文件背景的需求。檔案網(wǎng)站全天24 小時提供利用服務(wù)，實現(xiàn)了利用者足不出戶隨時登錄網(wǎng)站查找檔案的需求，提高了檔案利用效率[3]。

3.3 深度挖掘檔案資源，提供檔案編研服務(wù)

充分發(fā)揮熟悉館藏的優(yōu)勢，根據(jù)利用對象、專題、時間或文種等特征深度挖掘檔案資源，為利用者提供深層次利用服務(wù)，如大事記、文件匯編、科研專題及技改專題等。

4 正確處理保密與利用的關(guān)系

很多檔案部門存在重保輕用、談秘色變的現(xiàn)象，致使大量有利用價值的檔案鎖在深閨無人識，造成檔案資源的浪費。如何正確處理檔案保密與利用之間的關(guān)系，需要檔案部門解放思想、端正態(tài)度，加強制度建設(shè)，進(jìn)一步做好保密前提下的檔案開放利用。

4.1 加強檔案庫房的安全管理

檔案庫房安全管理是檔案保密工作的重點，工程公司的檔案庫房符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保閱覽室、辦公室和庫房三者分開，并配備必要的設(shè)施設(shè)備、建立健全管理制度為檔案安全提供良好的儲存環(huán)境和制度保障。同時也重視人因?qū)n案保密工作的影響，規(guī)定庫房管理員作為安全管理制度的直接貫徹者和執(zhí)行者，要加強人員、檔案出入庫管理，負(fù)責(zé)對接收入庫的文件質(zhì)量安全進(jìn)行監(jiān)督，保證檔案內(nèi)容完整有序可利用；要落實每日安全巡檢，及時了解庫房設(shè)施設(shè)備的運行狀況，做好“九防”工作；要熟悉重要館藏的分布位置，掌握突發(fā)事件應(yīng)急流程和安全保密管理要求；還要通過不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，掌握檔案保護(hù)技術(shù)，提高業(yè)務(wù)技能。

4.2 做好涉密檔案的安全防護(hù)

涉密檔案應(yīng)與普通檔案分開存放、單獨管理，對涉密檔案的管理應(yīng)實行分級管理、分層負(fù)責(zé)制度，設(shè)置專職涉密人員負(fù)責(zé)涉密檔案的接收、保管、提供利用和銷毀處置，做到檔案出入庫管理過程和各環(huán)節(jié)可追溯、無疏漏、不遺失、不泄密。

4.3 建立健全文檔利用管理制度，做好不同密級檔案的利用工作

依據(jù)國家、集團(tuán)以及公司對文檔管理的有關(guān)規(guī)定，編制文檔利用管理規(guī)定，從利用目的、適用范圍、職責(zé)和規(guī)定等方面規(guī)范檔案利用工作內(nèi)容和流程，為公司員工、項目現(xiàn)場以及外部協(xié)作單位提供網(wǎng)上查閱、實體查閱、外借或復(fù)制四種利用方式，并分別對紙質(zhì)檔案查閱、網(wǎng)上查閱、電子文件下載及原文瀏覽等權(quán)限進(jìn)行控制，以確保不同密級的文檔在使用過程中安全可控。

為最大限度滿足文檔利用需求，提供方便快捷的利用服務(wù)，公司按照文件密級規(guī)定：查閱非密檔案時，員工可選擇去閱覽室借閱紙質(zhì)檔案或登錄檔案網(wǎng)站查閱電子文件；查閱商密或內(nèi)部受限的文檔，需履行相應(yīng)的審批手續(xù)后方可提供相應(yīng)的服務(wù)。

加強涉密文件的利用權(quán)限控制，在安全保密的前提下提供利用。作為國家一級保密單位，公司要求對不同介質(zhì)、不同密級的涉密文件的利用對象、范圍進(jìn)行嚴(yán)格控制，規(guī)定涉密電子文件一律不提供網(wǎng)上瀏覽和借閱服務(wù)；絕密級文檔必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，在檔案涉密人員監(jiān)督下，在絕密檔案閱覽室查閱，不得摘抄、拍照；機密級文檔要經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)及公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)、秘密級文檔要經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后才可提供利用，如果所借文檔不是本部門產(chǎn)生的還要經(jīng)過設(shè)計院領(lǐng)導(dǎo)簽字才可提供利用。

5 結(jié)語

提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量應(yīng)該多從方便利用者的角度來開展工作；在確保檔案信息安全的前提下，積極運用現(xiàn)代化技術(shù)手段開發(fā)新型的安全高效的利用工具，最大限度地開放利用檔案。在利用過程中還要加強利用效果雙向溝通，重視利用反饋信息的統(tǒng)計分析及時調(diào)整檔案管理工作重點和服務(wù)方向，提高檔案利用效率，實現(xiàn)檔案價值造福于社會的愿望。