如何提升基層項目部綜合辦公室管理的工作效率

成坤

（中鐵二十局集團第二工程有限公司，北京100142）

1 堅持運籌帷幄

在建筑施工企業項目辦公室工作管理過程中，工作涉及的范圍相對較廣，不僅涉及同項目物資、財務、計劃等有關部門進行相關的業務，同時也要對上級領導進行忠實服務，對下要服務項目員工，相比較其他部門，項目辦公室的工作任務相對較為繁重，而且工作人員數量大多處于偏少的狀態，而且在部門溝通以及合同擬定等方面細節化問題把控較為嚴格，臨時工作也較多。正所謂是上面千萬條線，下面只有一根針，所以建筑施工企業項目辦公室的日常工作如果只停留在收發文件的過程當中，那么將會無法適應日常科學的決策并且不能及時為上級領導提供應有的幫助，正因如此一定要堅持攻守兼備，循序漸進，才能使得整個項目運轉有效，效率提高。

第一，主要需要突出以服務中心工作為重點，選擇圍繞施工生產的這一中心進行的自身工作，建筑施工企業項目辦公室員工首先需要把握好部門的工作有關的熱點以及相關的關鍵工作問題，從而進行重點推測，不能雜亂無章，沒有主次之分，必須要抓住重點和關鍵。也就是說，小事細節方面不能放棄，大事要抓住問題關鍵，精力主要放在施工生產這類大事情上。只有抓緊大事提前做好預防，才能及時擺脫因為困境帶來的難題，以免全局被擾亂[1]。另外，要通過觀察全局活動，分清輕重緩急，主要抓住文稿起草文章，進行重要的公文辦理，和相關重要的活動籌辦和事項的相應監督問題。尤其是在相關文件擬定方面，一定要保證建筑施工企業的利益，同時確保相關工作人員能夠了解施工現場的實際需求，避免文件擬定時出現疏漏。

第二，抓住事情發生問題的關鍵，及時發揮好領導身邊參謀助手的作用，一方面要及時領會管理層意向，明白領導的意圖從而進行正確的工作，抓住領導所想，了解領導的想法并且做出應對和判斷。發揮好參謀助手作用，充分體現出自身的主動服務以及超前謀劃作用，進行提醒和關鍵助手的作用[2]。此外，及時準確地把握當下政策，充分了解領導的關心和關注的要點，及時了解領導關注的問題的重心，吃透領導的實時想法，充分掌握第一手資料，對領導的思路做出正確決策和良好計策，同時協助其他部門做好相關的業務工作，避免在建筑施工過程中，由于綜合辦公室的疏忽，造成不可規避的風險，影響項目整體目標的實現。

2 改進工作中的應對方法，提高工作的效率以及質量

第一，建筑施工企業的綜合辦公室應該注重整體工作落實的環節，完善并且改進工作應對方法，更好地形成一個協調的工作情況以及工作程序，從而讓辦公室的員工牢記自身崗位的職責和辦公室的服務工作相關流程，從而增加辦公室員工的使命感和責任感，做到項目的事情人人有責，事事有責，人人都有自己的專職，提升辦公室的執行力度，使得每一項工作落到實處，為辦公室營造良好的工作作風[3]。

第二，處理全面和重點之間的關系，辦公室方面從不存在相對的小事，不可以出現一點紕漏或瑕疵，必須以高度負責的精神做好每一個工作任務，把工作的精力都放在工作過程上，高標準完成領導布置的任務，同時對主要矛盾和重點的工作進行分析，使得工作精力和工作力量的分配有所側重，同時改變服務方式，從而實現服務水平的對應提高。

3 服務工作過程中服務質量的重要性

第一，從一般性的良好服務到優秀服務的不同轉變，優質的服務不僅僅體現在上級發布命令，下級嚴格聽取的形式上，更加應該體現在相對科學的整體控制體系中。辦公室相關人員的服務方式不可以一成不變，不能按部就班，在原地呆板地進行工作，應頭腦反應靈敏，善于總結，善于創新，運用自己的才智，并且學會換位思考，站在領導的角度考慮問題，以集體利益為先，避免由于個人利益而出現情緒化辦公。綜合性看待全局，以宏觀的角度看待項目部綜合辦公室與其他部門間的聯系，并通過自己的方式向領導講述自身的解決方法，將自身的輔助職能作用發揮得淋漓盡致，努力在辦公室的各項工作中開展更加優秀的對外服務，達到更好的服務效果為項目效力，進而推動工作的穩步開展[4]。

第二，通過處理上級服務和下級對上服務的關系，對上級服務和下級服務應該是雙向一致的問題，這些都是辦公室員工應該履行的職責，兩者應該相對對等，不應偏廢。在為自身上級進行服務的同時，應該更加突出服務廣大職工的工作職責。心中牢記著以民為本，同時以務實清正廉潔為主要內容的中心思想，克服官僚主義帶來的缺點以及克服形式主義，認真辦好事，辦實事，使得廣大的干部職務服務的思想能更加良好地體現在各項日常工作中，從而完美發揮辦公室作為橋梁的樞紐作用[5]。

第三，建筑施工企業項目辦公室是整個企業的一個綜合部門，不僅涉及多方溝通以及個人、建筑企業基層項目內部人員結構的調整，同時還涉及相關文件的擬定以及安全隱患和相關制度的落實等一系列工作[6]。所以在提供服務的過程中，一定要以嚴謹認真的態度對待，同時在服務過程中也要考慮到辦公信息化，進一步提高企業綜合辦公室的工作效率。

4 結論

一般來說，基層項目部的施工生產、現場管理、文化展示等工作的根基，除了需要有效地設置項目生產職能部門，還需要兼備設置綜合辦公室等的職能。在基層項目工作開展的過程中，基層項目部綜合辦公室在這個過程中扮演著極為重要的角色。在基層項目部綜合辦公室面臨著管理方面職能的淡化、弱化、邊緣化等各種的問題，本篇論文尤其論述了在這種情況下如何提升基層項目部綜合辦公室管理工作效率的具體策略，提出了可供參考的有效解決基層項目部綜合辦公室管理工作效率差問題的方法，可供讀者進行參考。