藏品檔案信息化管理工作探析

（承德市文物局避暑山莊博物館 067000）

傳統(tǒng)意義上的檔案是指各時期的統(tǒng)治機構(gòu)委派專業(yè)人員對人類在生產(chǎn)生活中有保存價值和傳承意義的東西進行記錄總結(jié)歸納、并對以后的社會發(fā)揮建設(shè)、指導(dǎo)或者警示的這樣一種原始記錄，理論上講又可分為口碑檔案和文字檔案，當(dāng)口碑檔案發(fā)展到一定程度也可以形成文字檔案，這就是檔案的由來。

文字檔案發(fā)展到我們商代，已初具規(guī)模。我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”“文案”“案牘”“案卷”“簿書”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)統(tǒng)一稱作檔案。

文物檔案和文物一樣具有保藏的價值，是可以用于專業(yè)學(xué)術(shù)研究的重要基礎(chǔ)資料。通過從藏品檔案中獲得的各種信息，為文物的保護和研究提供了可靠的依據(jù)，為推進文物數(shù)據(jù)共享打好基礎(chǔ)。為了提高藏品的檔案管理的工作效率，提高藏品檔案管理的工作水平，以信息化技術(shù)為切入點，做好藏品的檔案信息化管理工作顯得尤為重要。作為一名博物館的老賬管員，結(jié)合本單位的實際，就藏品檔案信息化管理工作提出一些自己的想法。與同行分享，請大家教正。

一、藏品檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀

隨著近年來信息化大發(fā)展的進程不斷加速，我國社會已經(jīng)發(fā)展成為現(xiàn)代化的數(shù)字社會，因此在藏品檔案的管理過程中，采用了信息化的管理方式，提高了博物館的工作效率和管理水平。文物藏品信息化勢在必行，當(dāng)前全國各大博物館都在進行之中，藏品和信息化管理和傳統(tǒng)和紙質(zhì)檔案管理有所不同，后者已有成熟的經(jīng)驗可循，而且還能做到有效保管，資料也不容易丟失，但前者信息化則在電腦上網(wǎng)絡(luò)上操作，在保證信息安全的的前提下，則要建立必要的文物藏品檔案信息數(shù)據(jù)庫，國家一二級以上的文物藏品信息應(yīng)保存在國家級省級數(shù)據(jù)庫內(nèi)，并設(shè)立查閱權(quán)限，這樣就能有效地防止信息丟失和篡改。如避暑山莊博物館按照國家和省市文物部門的有關(guān)安排，從2007年開始，本館對上萬件的珍貴文物進行了影像和文本數(shù)據(jù)的藏品數(shù)據(jù)庫信息采集工作，經(jīng)過一年多的艱苦努力，2008年底圓滿完成了任務(wù)，建立了避暑山莊博物館館藏文物數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。推動了本館藏品檔案的規(guī)范化、專業(yè)化、信息化建設(shè)。在這種情況下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)的原始檔案和現(xiàn)代化的電子信息藏品檔案在保證相互印證的前提下應(yīng)該分開保管，其目的就是為了延長藏品的歷史信息。這樣做的好處不僅給藏品檔案管理者對文物的檢索與查詢帶來方便，也為研究者節(jié)省了大量的時間提高了工作效率。

此后，為了強化對一般文物的管理，本館又自我加壓，按照珍貴文物數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)信息采集標(biāo)準(zhǔn)與模式，開展了對一般文物的數(shù)據(jù)信息采集。到2013年底，共完成了五千余件一般文物數(shù)據(jù)庫信息采集工作。上述工作對此次可移動文物普查有很好的輔助作用。因為這部份已做過數(shù)據(jù)庫的文物可以將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)錄在可移動文物普查新的記錄系統(tǒng)里，當(dāng)然轉(zhuǎn)錄過程也需要認(rèn)真審核，也非常繁瑣，但相較于重新普查，無疑還是減輕了不少工作量，避免了重復(fù)作業(yè)。基于此，本館的可移動文物普查工作就分成兩個步驟：一是對已做過藏品數(shù)據(jù)庫信息采集的藏品將其信息轉(zhuǎn)錄到此次普查的記錄系統(tǒng)中；二是對未做過數(shù)據(jù)庫信息采集的藏品重新普查。前者較易，后者尤難。難在未做過數(shù)據(jù)庫信息采集的這部分藏品大部分為一般文物，還有標(biāo)本與化石等類，因種種原因，很多還沒有做過規(guī)范的整理，帳、檔、卡建設(shè)也較薄弱。為此本館多次召開專題會議，認(rèn)真研究普查的方式方法。確定了帳物核對、訪問知情人驗證，務(wù)求準(zhǔn)確，絕不輕率應(yīng)付的原則，這也成為普查工作的主基調(diào)。此外工作方案還對進度安排、組織協(xié)調(diào)、人員分工、后勤保障、紀(jì)律要求等做了明確要求。所有工作都同意在方案的時候框架下進行。2012年至2016年避經(jīng)過三年多的努力，高效優(yōu)質(zhì)并提前完成了普查任務(wù)，普查工作全面結(jié)束。經(jīng)過避暑山莊博物館全體專業(yè)人員的共同努力，圓滿完成了第一次全國可移動文物普查的信息采集、審核、上報及數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工作。摸清了本館藏品數(shù)量；完善藏品檔案，新建了10049件（套）珍貴文物的藏品總登記帳，完成了全部21651件（套）的全部藏品的信息指標(biāo)登記表和電子總賬，形成了紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)庫相結(jié)合的藏品管理體系，使藏品的管理、查詢、統(tǒng)計更加便捷，整體提升了本館的藏品管理水平。藏品的信息指標(biāo)登記表和電子總賬，實現(xiàn)了藏品檔案數(shù)字信息化管理。健全了文物保護體系。2017年獲得全國可移動文物普查工作先進單位。

二、藏品檔案信息化管理的構(gòu)想

1.藏品檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

藏品檔案信息化管理人員總量不足，著重高層次、高技能、創(chuàng)新型和復(fù)合型微機管理人才的培養(yǎng)，藏品檔案管理的信息化需要具有業(yè)務(wù)能力又懂計算機專業(yè)知識復(fù)合型人才，這樣才能提高藏品檔案的信息化管理的水平。

2.完善藏品檔案信息數(shù)據(jù)庫，保障藏品信息的安全

建立藏品檔案信息數(shù)據(jù)庫體系，主要是把原始藏品信息和檢索查閱分開。專業(yè)原始數(shù)據(jù)庫，專注于錄入文物藏品檔案的原始數(shù)據(jù)為目的，基礎(chǔ)性的集中管理、維護，支持微觀的專業(yè)報表基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件、中觀的主題數(shù)據(jù)文件和宏觀的綜合數(shù)據(jù)報表文件的歸檔管理，提供接收、下載、導(dǎo)入導(dǎo)出、整理維護、加載更新等管理功能。而專業(yè)工作數(shù)據(jù)庫，支持跨專業(yè)、跨部門的綜合數(shù)據(jù)共享查詢。專業(yè)工作數(shù)據(jù)庫的建立，實現(xiàn)了信息的海量存儲，文物藏品檔案的利用者只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以查閱所需要的有關(guān)文物藏品檔案的信息，極大地方便文物藏品檔案的利用者，同時，推動和加快了文物藏品檔案信息化管理的進程。

3.不論是藏品檔案軟件還是計算機等硬件基礎(chǔ)設(shè)備上都需要加大資金上的投入力度，才能把藏品檔案管理信息化工作做好。

三、加快制定藏品檔案信息化管理的規(guī)章制度，加強藏品檔案的分級管理

《文物保護法》明確規(guī)定：“博物館、圖書館和其他文物收藏單位對收藏的文物，必須區(qū)分文物等級，設(shè)置藏品檔案，建立嚴(yán)格的管理制度，并報主管的文物行政部門備案。縣級以上地方人民政府文物行政部門應(yīng)當(dāng)分別建立本行政區(qū)域內(nèi)的館藏文物檔案；國務(wù)院文物行政部門應(yīng)當(dāng)建立國家一級文物藏品檔案和其主管的國有文物收藏單位館藏文物檔案。”；《文物保護法實施細(xì)則》中還規(guī)定：“文物保護單位向社會開放，應(yīng)當(dāng)符合國家文物局規(guī)定的條件，并根據(jù)其級別，報經(jīng)同級文物行政管理部門審核同意。”。加快制定有關(guān)藏品檔案數(shù)字信息化管理的規(guī)章制度，加強藏品檔案的分級管理，把本單位、省級、國家級文物行政部門和社會公眾開放的共享的信息內(nèi)容區(qū)分開，在互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，確保文物藏品檔案的信息的安全。

總之，藏品檔案信息化管理是當(dāng)前信息社會對博物館工作的必然要求，也是博物館進入現(xiàn)代化管理模式的必由之路，一座博物館要現(xiàn)代化，它的藏品管理和藏品檔案的管理也要現(xiàn)代化，這樣才能跟上時代的步伐。我們還必須注意到，傳統(tǒng)模式管理下的博物館要步入現(xiàn)代化，我們還要許多不足之處，比如熟悉網(wǎng)絡(luò)操作的專業(yè)人員缺乏問題，再如海量的藏品歷史信息的收集問題，再比如博物館到社會征求文物和口碑資料的問題，這些問題必須徹底解決之下，我們才能真正地建立健全藏品信息化管理框架，為提升藏品檔案管理“信息化”水平提供基礎(chǔ)保障。