淺談發電企業物資庫存管理及其改進對策

文/祝翔 北京京能招標集采中心有限責任公司 北京 100041

傳統的發電企業管理核心為保證安全生產、提升盈利能力。此種管理理念管理目標相對單一，當大環境發生變化時應變能力較差，與現代企業管理的最新發展要求有一定差距，使企業很難在競爭環境中占得先機。近年來，煤炭等原材料市場波動較大，煤價長期處于高位水平給發電企業的經營帶來了不小的沖劑，許多發電企業由盈利轉為大幅虧損。為能夠盡快擺脫困境，發電企業不得不壓縮人力、原材料、技術改造、生產物資庫存管理成本，努力采取一切措施，最大幅度地減少虧損爭取盈利，優化物資庫存管理迫在眉睫。

1、發電企業物資庫存管理現實意義

首先，優化庫存管理會降低建設、運營成本。常規條件下，項目建設伊始，向銀行申請貸款是資金籌集最常用的形式，然而在現實中，生產物資與設備購置成本較高，若未及時應用，形成長期庫存，則等同于長期占用貸款，貸款年限將有所增長，利息同步增加。若物資庫存管理成效較差，則會使物資庫存量與日俱增，加大物資管理成本。而先進的物資庫存管理模式將減少上述情況的出現，降低成本，降低庫容比，提高物資庫存綜合利用水平。其次，降低物資庫存可盤活企業資金。企業流動資金通過物資采購的方式轉變為資產，從某種意義上來講，這部分資產的流動性在一定程度上被削弱。為降低影響，我們應將物資利庫工作納入經營管理重點范圍，提升資金流轉能力，使庫存物資及時獲得利用，這樣可以加快效益轉化效率。對發電企業而言，其資產中通常包含物資庫存，若倉儲管理不善，庫存物資滅世或失效，則將會使發電企業生產經營遭受嚴重的損失，降低了利潤水平。因此，提升物資庫存管理水平，加強物資平衡利庫，將會提升企業資金周轉能力，對經營效益的提升會有很大的幫助。

2、發電企業物資庫存管理改進對策

2.1 加強現代化管理技術與方法的應用

隨著信息科技的進步，在當今我國各個行業中，信息技術逐漸在各個行業的生產過程中得到廣泛應用，在發電企業中也不例外。信息技術在發電企業中的合理應用將大幅提升發電企業生產經營、物資庫存管理的整體效率，并且也能夠降低管理過程中存在的各類問題。維持發電企業運行的物資較為龐雜，物資管理難度較高，采用信息化管理手段將提升物資管理工作的質量和效率。降低物資管理流程中的人力、物力、損耗，都能夠降低發電企業經營成本，提升管理效率及質量。同時，就當前實際情況來看，各個發電企業的物資庫存管理過程中涉及的物資種類比較多，并且各種物資的數量也比較龐大。因此發電企業的物資庫存管理往往比較繁瑣，所需要的時間成本也比較高。信息化技術在發電企業物資庫存管理中的應用深度還不足，還有部分企業都沒有進行全面的推廣。因此對于各個發電企業來說，在物資庫存管理體系中深度推行現代化技術還存在很大的發展空間，可以考慮充分借鑒其他行業處于領先水平企業的管理模式，比如一些較為優秀的電商企業，這樣有利于提高發電企業庫存管理、物資管理工作的最終成效。

2.2 提升物資采購過程管理水平（ERP 系統、SRM 系統、供應商管理系統等的應用）

2.2.1 供應商選取

發電企業物資采購采的是什么？從本質上來說，采的就是供應商，所以供應商管理工作非常重要。選取供應商時，利用SRM 系統進行公開詢比價，“貨比三家”，將各個供應商響應的結果進行比較，對質量、價格等因素進行綜合比對，選取最適宜的合格供方。在此過程中，要保證供應商管理系統中信息的時效性、準確性。供應商入庫前應進行嚴格認證，審查其營業執照等證件及其業績材料。最終采購訂單執行前，讓供應商與最終用戶進行確認的過程是必要的，采購項目技術相對復雜時，在簽訂合同之前，應要求針對項目簽訂技術協議。

2.2.2 采購訂單制作

采購訂單是由采購人員在詢比價系統或錄入創建訂單所需信息（凈價、稅額、采購方式、供應商等）候在ER 系統中生成的。為保證采購訂單準確性，必須確定訂單信息中的數量、價格、供應時間、供貨地點、采購方式等的正確性，其制作基礎數據為采購計劃，其余信息為人工錄入，訂單生成后信息固化，對后續合同簽訂、入票結算等流程均會產生影響。如果后續工作中遇到不可抗力需要修改采購訂單，需要計劃、采購、數據、供應商管理等各個部門共同進行協調、確認。

2.2.3 供應商篩選

供應商管理模塊是發電企業ERP 系統中的重要模塊之一。發電企業采購人員通過評審系統內合格供應商的報價響應文件，對比各供貨進度、產品報價、產品品牌、附加服務等因素，選擇訂單中標候選人。為有效避免供應商在入庫后第一次中標供貨時出現問題，對新增供應商的審查應該加強，確保進入合格供應商庫的供應商滿足相關財務、業績等的要求。在第一次合作時，也可以在合同條款中增加履約保證金等條款，防止項目的執行風險。

2.2.4 訂單下達

發電企業物資采購人員確認采購結果后，在系統中生成采購訂單。采購訂單生成后，供應商即可登錄供應商管理系統查詢到該訂單各項信息，維護發貨計劃，并開始執行。供應商送貨之前，僅需從系統中自助打印送貨單即可。如采購訂單在執行過程中由于實際生產狀況變動導致采購訂單變更，應與供應商及時溝通，并進行變更、處理。

2.2.5 訂單執行跟蹤

發電企業物資采購人員應建立項目臺賬，跟蹤采購訂單執行情況，設定項目執行進度節點并進行檢查，及時記錄訂單貨物生產進度等的信息，對于突發狀況要及時進行組織協調會議進行處理。為了確保采購過程的順利執行，要做好訂單信息跟蹤、到貨驗收工作，并且最終對采購活動及供應商進行評價。

2.2.6 貨物驗收

到貨驗收時，應認真核實送貨單中的訂單信息并對送達的貨物進行詳細檢查，核對，檢查數量、質量、隨機附帶資料（合格證明、質保證明等）。從采用ERP 系統進行項目技術、商務統籌管理的角度，貨物驗收應由庫房管理員、專業工程師等人員共同負責。如供貨中出現數量不足、質量不合格、延遲交貨等情況，應根據相關管理規定對供貨商進行處理。

2.2.7 采購訂單結算

貨物驗收完畢、入庫后，采購人員應按照供應商實際交貨數量在ERP 系統中進行過賬、預制發票等操作并制作付款單，按照合同中約定的付款比例進行支付，質保金則在質量保證期滿后再行支付。

結語：

物資庫存管理為發電企業日常生產經營活動中的關鍵環節，其管理情況決定著發電企業的整體效益。做好物資庫存管理可加快資金流轉速度，降低生產、運行成本。為此，我們應高度重視發電企業物資、庫存管理工作，積極推進現金技術應用，進而將發電企業物資庫存管理帶到新的發展高度。