鐵路企業會計原始憑證電子化探究

王建明

中國鐵路上海局集團有限公司

0 引言

十幾年來，鐵路企業在專業技術方面飛速發展，高鐵建設和運營網絡已基本建成，在方便人們出行的同時，也奠定了我國高鐵技術在世界的領先地位。然而，鐵路企業在綜合管理，尤其是財會管理方面還相對傳統，大量紙質原始憑證既浪費資源財力、效率低下，又不符合環保理念。隨著電子商務及信息化技術不斷發展，大量電子憑證被催生，逐步打破了傳統會計記賬必須用紙質記錄進行會計核算的原則，人們開始對會計原始憑證傳統存在方式的合理性重新思考。2014年12月，國家檔案局會同財政部修訂的《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》已正式下發征求意見，標志著電子會計檔案已開始步入軌道。國家一系列法律法規的出臺，加大了會計原始憑證電子化的可行性，為實現會計原始憑證電子化提供了有力保障。在此情況下，鐵路企業有必要嘗試通過信息化手段實現原始憑證電子化，加快鐵路企業財會管理信息化和現代化探索途徑。

1 鐵路企業會計原始憑證電子化的可行性

鐵路企業作為傳統國有大型企業，財會管理業務量非常龐大，相應的帶來大量原始憑證制證、收集和保管問題。在探討鐵路企業原始憑證電子化可行性時，我們擬借鑒與鐵路行業類似的通信企業——中國聯通原始憑證電子化進程。

中國聯通設立了三級財務管理機構，以保證財務工作高效、合理運轉。同時，中國聯通還推進了全成本管理核算體系、“一本賬一套表”等財務創新管理模式，有效提升了公司整體管理水平。高速的信息化為會計檔案電子化提供了有利的技術支撐：一級架構的ERP類系統實現業務處理信息化、會計核算自動化、企業管控系統化、會計檔案歸檔在線化。

中國聯通通過會計檔案電子化，于2014年1月至3月期間，累計由紙質轉化到電子檔案1 109萬頁、各業務信息化系統（會計、合同、采購等）直接接入電子化檔案7 634 882件，節約紙張僅憑證頁約7 734 882余張（以A4紙計算）、節省紙質檔案密集架排架長度1 848米，在不擴大庫房面積前提下，對現有庫房存儲空間的使用由2年延長至6年。經測算，公司總計節約3 500萬元。會計檔案電子化還簡化了檔案收集、著錄、庫房管理等多個業務流程，管理效率得到大幅提升。通過對檔案流程的統一和簡化，平均工作耗時為原有的60%，專職檔案管理員在檔案接收和保管上的日工作量占比從傳統模式的70%下降至40%，大幅度解放了既有生產力，提升了檔案管理質量。

鐵路企業經過近幾年的管理體制改革，其組織架構、會計核算、財務管理與中國聯通基本相似。但傳統的原始憑證管理方法嚴重束縛了鐵路企業財會信息化發展思路與空間，耗費了大量資源，迫切需要嘗試性突破。

2 鐵路企業會計原始憑證電子化進程中的問題

2.1 無法保證原始憑證的真實性與合法性

在網絡快速化發展的今天，原始憑證電子化是必然的發展方向，但對憑證真實性和合法性的確認十分必要，因為它們是會計處理的基礎。然而，我國相關會計法律、法規中還未提出原始憑證電子化要求，從而對其合法性的確認帶來了困難，因此，具有電子簽名的會計原始憑證應在法律范圍內承認其合法性。

2.2 原始憑證內容尚未標準化

原始憑證雖然電子形式和紙質形式在內容構成方面大體一致，但因鐵路企業點多面廣、性質不一，原始憑證內容尚無統一標準，只有人工審核過的原始憑證才可被記賬；同時，在借貸科目和金額判斷時，原始憑證和記賬憑證間無法有效相互監督，故原始憑證非標準化難以提高會計核算效率、難以實現真正原始憑證電子化。

2.3 財務人員網絡知識欠缺

目前，財務工作人員專業知識扎實，但操作計算機能力較為欠缺。大部分財務工作人員沒經過計算機系統學習，只懂得基礎的計算機操作，缺乏高效使用計算機處理業務的能力。此外，鐵路行業長期使用自身開發的軟件，導致廣大財務人員對其他軟件認識不足，阻礙了會計原始憑證電子化進程。

3 鐵路企業會計原始憑證電子化路徑

3.1 原始憑證標準化

原始憑證電子化首先要內容標準化。標準化內容可任意變換載體，用任何符合標準的軟件即可讀取而不需人工干預，實現原始憑證到記賬憑證自動傳遞。鐵路企業作為行業內部實體，有相對獨立的管理系統，便于對有關事項進行統一和標準化。射頻技術(RFID)可解決無紙化原始憑證信息的識別：在商品存儲和出入庫時，用射頻標簽代替商品收料單、領料單、產品出入庫單等原始憑證；閱讀器讀取射頻標簽實現商品登記、存貨和取貨等。確實無法標準化的紙質原始憑證可運用影像和掃描技術實現無紙化,將影像和掃描數據存入計算機原始憑證數據庫，為記賬憑證生成提供了直接依據。

3.2 各環節信息的比對校驗

原始憑證經賦碼、存儲和驗證后將信息解析成三個維度：合同、發票等業務信息；銀行對賬單、發票等資金流信息；出庫單、入庫單等物流信息。通過賦碼技術、射頻技術、電子數據交換技術解決原始憑證物流問題；通過網絡銀行、電子貨幣、電子支付解決原始憑證資金流。三類信息相互比對校驗、互為條件，形成業務流、資金流、物流的比對檢驗系統，在此基礎上，實現與上游來源、下游賬簿報表等會計信息全鏈接，實現信息在核算鏈條中勾稽比對，最終建立正向相互支撐、逆向相互校驗的完整比對系統。

3.3 加強對原始憑證的審核

無紙化原始憑證與紙質憑證一樣，也須經過合法性、真實性和完整性審核。完整性審核可利用計算機應用程序對電子原始憑證各要素進行分類搜索，自動查出內容不合格項，或通過第三方認證機構及電子簽名等手段保證交易雙方身份真實可靠。目前，鐵路企業正大力發展二維碼管理系統，通過二維碼對每個原始憑證進行合法性、真實性、準確性和完整性驗證。同時，每個原始憑證都能找到出處、來源、制單人信息等，使責任追溯和環節監控成為可能，即保證了會計信息真實性，又明確了會計信息錯誤的責任歸屬。

3.4 無紙化原始憑證的安全保護

保證無紙化原始憑證安全傳輸和身份確認是實現憑證無紙化關鍵所在。目前，人們對網絡安全已達成共識，我國已出臺相關法律法規。鐵路企業各類業務電子化過程可通過加密技術來增強原始憑證保密性；利用數字簽名技術確保原始憑證身份真實性；加強計算機系統防護、及時清除已感染的數據文件等手段保護原始憑證的安全。此外，健全機構內部控制制度、建立健全計算機機房管理制度、對計算機主要設備和文檔授權加密、對登陸查看等過程進行記錄形成備案隨時調取等，也可加強原始憑證安全性。

4 結論與展望

當前，我國經濟正處于飛速發展階段，電子會計檔案正逐步取代紙質會計檔案，且在會計核算和財務管理中發揮著日益重要的作用。無論是鐵路還是其他經濟領域，會計原始憑證電子化是發展的必然方向。會計原始憑證電子化對提高會計核算效率、加強企業管理、促進低碳辦公、完善稅收制度有著重要意義。對鐵路企業而言，目前會計原始憑證電子化還存在諸多障礙，要創建、設計完善的會計原始憑證電子化識別和治理有效途徑，構建一個社會級信息化大平臺還有很長的路要走。但我們堅信，經過努力，電子憑證終會取代紙質憑證，未來會計核算系統全過程必將向電子化、智能化、自動化發展。