礦產企業招投標檔案管理

李曉艷，徐 宏

（1.神華北電勝利能源有限公司，內蒙古 錫林浩特 026000；2.西烏珠穆沁旗國際新能源風電有限責任公司，內蒙古 錫林郭勒 026000）

在對招投標工作進行研究的過程中，發現在礦產企業中存在于各個項目中，例如對相關設備的采購和工程的建設，同時在招投標的過程中會產生非常多的招投標檔案，是整個招投標過程中非常關鍵的依據，例如在煤炭企業進行項目管理、維修、擴建、拆遷等過程中，如果出現問題可以查閱相關的招投標檔案，找到問題的根源，同時在項目完工后進行驗收，也需要招投標檔案的協助[1]。同時招投標檔案是企業進行檔案管理的關鍵部分，是一種關鍵的資源，對招投標檔案的管理模式能夠進行優化，有利于企業各種項目的開展，因此，要加強招投標檔案的科學化管理。

1 當前礦產企業招投標檔案管理的現狀分析

對當前企業招投標活動過程中所形成的檔案進行管理，了解當前的現狀，有利于更好的發現檔案管理的問題，進行有效的措施提出，使檔案管理更加規范。

（1）招投標檔案的數量過多。在當前的招標活動開展的過程中，會產生大量的招投標檔案，需要專業人員的管理優化，同時大量的招投標檔案產生于許多單位，例如一些露天煤礦為例，他們的招投標數量高達900多份，如此多的檔案必然會造成檔案管理的障礙，同時，根據我們當前的法律法規，在招投標的過程中，資料會逐步的增加，那么所獲取的招投標檔案的數量也在不斷的增加，要進行可行性研究報告，這樣到招投標檔案會過于分散，數量也會比較多。

（2）招投標檔案的格式不統一。對當前招投標檔案進行管理的過程中，發現他們的書寫格式是不統一的，是由不同的單位和部門在配合的過程中所完成的，他們對檔案的認知和歸檔意識的強度不同，在進行投標書書寫的過程中，樣式也是不統一的，例如有的投標書有A4、A3，他們的包裝也有線裝、膠裝等等，這樣投標書在進行入檔的過程中會產生一定的遇到障礙，會影響整體檔案的統一美觀，同時有些投標書不符合我們當前的標準，會導致檔案的保存失效[2]。

（3）缺乏專業的招投標檔案管理人員。對招投標的檔案進行管理，需要專業的人員進行檔案的優化，必須要加強重視，使得招投標的各個環節都能夠與人員進行專門的對接。但是，我們在對當前的煤炭企業招標方人員進行研究的過程中，發現缺乏專業的人員進行招投標的負責工作，對招投標檔案的管理缺乏一定的重視，例如有的業務人員在進行招投標檔案移交的過程中，可能會導致原始的資料丟失，或者和其他資料進行混合，又有一些企業，他們的招標方人員是變動比較頻繁的，這樣不利于招投標工作的開展，同時有些人初調到這個崗位，可能會對招投標檔案造成完整性的缺失。

（4）招投標檔案管理的模式落后。當前的招投標工作管理由于流程較長，參與的人員非常多，使得整體的管理效果是比較低下的，從招標方來說，他們采用的招標方式是不同的，有的是進行自主的招標，有的是能借助一些代理機構進行招標。招標方式的差異會導致在進行招標資料審核的過程中缺乏嚴謹性，缺乏時效性，缺乏保密性，同時對電子檔案的保護措施不到位，會使得當前的招標檔案管理模式仍然比較陳舊。

2 礦產企業招投標檔案管理的措施探討

對招投標活動過程中的情況進行記錄，有效的進行招投標檔案的管理，有利于更好的優化當前煤礦的檔案管理工作。

（1）促進招投標檔案管理制度的完善。進行招投標檔案的收集與管理，需要有一個健全的管理制度，在招投標檔案管理制度體系下，對煤礦招投標的管理工作進行效果的提升。制度所涉及的方面，要對檔案歸檔的日期、監管體系、招投標的程序等各個方面都要進行包含，確保招投標文件的合法性和準確性，嚴格的利用制度進行規范的招投標檔案收集，對相關檔案管理人員進行實施的培訓，能引起對招投標檔案的重視，有效的進行檔案的管理，確保到招投標檔案的完整性，當時招投標方面的人員要減少過于頻繁的調動，能夠對投標單位的投標資料進行把握，了解具體的要求，例如格式、密封、要求裝訂、電子版的規格，使所收集的招投標資料能夠整齊，為以后的招投標檔案管理奠定一個基礎。

（2）招投標檔案管理中融入信息化技術。在當前信息化與不同領域融合的過程中，我們把信息化融合到當前的招投標檔案管理中，使得檔案管理更加符合當前的社會需求，提高招投標檔案管理工作的有效性，同時，對于一些檔案管理人員要使他們更好的利用信息化，對邊緣材料的價值進行開發，把礦建、土建、安裝、服務類、物資類等招標檔案，按照不同的類別進行劃分，在招標形式、時間、中標單位、通知合同簽訂日期等一些主要的信息能夠錄入到信息平臺中，這樣對檔案的利用效率能夠提升，在進行招投標檔案查閱的過程中，可以節約時間，同時抽取關鍵信息迅速，檢閱到我們所需要的，另外，在進行投標管理流程優化的過程中，要對工作實際進行結合，更加注重文件的電子化，鏈接到當前的檔案管理系統，使得招投標檔案管理更加系統化。

（3）加強招投標檔案管理的法律性。在企業發展的過程中，進行招投標活動的開展是非常關鍵的，但是在招投標的過程中會產生一些法律風險，所以要借鑒一些法律顧問的意見，對我們的招投標檔案管理進行優化。首先，我們可以對投標人的相關資質、證件進行審核，符合我們當前的這個要求，其次是法律顧問要對投標的專業技術能力進行審核，確保招投標檔案過程中的真實性，再者是法律顧問要參與到招投標的每一個活動中，對一些關鍵的資料，例如招標文件、投標文件、合同等進行審核，并提出法律意見，這樣企業在進行招投標的過程中，能夠更加法制化，在日后的招投標檔案管理過程中，也能夠避免一些法律風險。

3 結語

綜上所述，在對礦產企業招投標檔案管理的過程中，研究當前所產生的一些問題，針對問題提出有效的措施，能夠更好的對企業的招投標項目開展的過程進行反應，同時有利于保管企業關鍵的資產，進行效益的提升。另外，對于檔案服務質量的提升，也能夠適應我們當前企業發展的需求，不斷的進行創新，使得當前企業的招投標檔案管理能夠邁向一個新臺階。