面向學籍管理的高校學籍檔案電子化歸檔系統設計

（大同煤炭職業技術學院 教務處，大同 037003）

高校學籍檔案電子化歸檔工作是各大高校學籍檔案管理工作的一部分，學籍檔案的電子化歸檔是將紙質版的學籍檔案信息進行數字化后保存[1]；傳統的學籍檔案歸檔是采用人工收集紙質資料的方式，但是紙質版的學籍檔案在歸檔時容易出現紙張泛黃、損壞等缺點[2]，同時還需要占據高校檔案館的大量空間，且要求具備較高的防火和防潮要求，因此，本文設計一套面向學籍管理的高校學籍檔案電子化歸檔系統，使學籍檔案歸檔工作變得更加快捷、安全且有效。

1 學籍檔案電子化歸檔系統硬件設計

1.1 服務器設計

系統的檔案管理客戶端可以讓學籍檔案管理人員對高校教務系統發來的學籍檔案信息進行管理和歸檔；高校檔案館的管理人員可以查看學生的基本信息，還可以在系統里打印成績單；學生用戶可以通過網絡直接登錄系統并查詢個人信息；服務器的設計可以方便學校和學生個人隨時查看學籍檔案信息，保證學生學籍檔案的完整性，系統服務器工作原理圖如圖1所示[3]。

1.2 調至調節器設計

歸檔系統的調制調節器是通過歸檔系統連接到校園網，從而進行訪問檔案信息的獲取，還可以通過學生用戶客戶端進行服務器訪問，對于檔案管理者而言，可以訪問檔案歸檔系統內部的所有資源，而學生用戶只能訪問與本人有關的數據信息，為了加強系統的安全性，在調制調節器的外端還設計了防火墻，以防止非法訪問操作。

2 學籍檔案電子化歸檔系統軟件設計

2.1 數據庫設計

面向學籍管理的高校學籍檔案電子化歸檔系統主要是用來管理新入學和即將畢業學生的檔案信息。該系統的數據庫設計將決定整個學籍檔案歸檔系統的實體分類、學籍檔案信息結構以及檔案信息的存儲類型，設計一個成功的學籍檔案歸檔系統數據庫應該遵守以下原則：

（1）劃分數據表的合理性。

（2）保證數據表和屬性命名的簡單明晰。

（3）保證系統數據信息的完整性和一致性。

（4）選擇合理的數據儲存類型。

在設計學籍檔案歸檔系統的數據庫時，要根據系統的業務功能不同，將數據庫信息分別放在系統的不同服務器的不同數據庫中，同時還要建立只允許學校檔案館的內部人員訪問的數據庫，此數據庫的作用是將學生的學籍檔案數據從學校的教務系統導出；此外，還要根據學籍檔案歸檔系統的數據關聯性強的特點，將數據表分為學籍檔案基本信息編碼表、業務數據表、歸檔系統管理信息表以及輔助信息編碼表。

3 結束語

本文提出了面向學籍管理的高校學籍檔案電子化歸檔系統設計，依托高校學籍檔案電子化歸檔系統的硬件設計和軟件設計，實現了本文的設計。本文設計的歸檔系統對高校學籍檔案管理具有重要作用，也加快了高校管理的信息化程度。希望本文的設計可以為高校學籍檔案電子化歸檔系統設計提供理論依據。