城建檔案的管理與利用

宋云香

青島市黃島區(qū)城建檔案館 山東 青島 266555

引言：在城市建設(shè)發(fā)展過程中，城建檔案是非常重要的內(nèi)容，其記錄著城市的建設(shè)和發(fā)展，包括各種載體的文件資料，如文字資料、聲像資料、圖紙、模型等等。城建檔案是一個城市規(guī)劃建設(shè)的重要依據(jù)與條件，是現(xiàn)代化城市建設(shè)與管理的需要。因此，相關(guān)人員需要結(jié)合實際情況，通過科學(xué)合理的手段，不斷加強對城建檔案的管理與利用，通過加強管理力度，使個人、單位可以最大化的對城建檔案進行利用，使其可以更好的服務(wù)于人民群眾和城市、社會的發(fā)展。

1.城建檔案管理與利用的意義

第一，有利于個人、單位對城建檔案的查閱。檔案屬于服務(wù)型窗口，其最大的價值就是可以提供給個人、單位信息資源。城建檔案的管理與利用，可以保證這些歷史資料保存完整、分門別類。個人、單位在借閱時根據(jù)規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，對借閱流程進行執(zhí)行，在很大程度上方便了個人、單位對相關(guān)資料的查詢。第二，有利于提升城建檔案整體管理質(zhì)量和利用水平。無論是在哪個行業(yè)中，規(guī)范化的管理都是保證工作順利有序進行的基礎(chǔ)。城建檔案多種多樣，并且屬于城市建設(shè)發(fā)展中的重要工作內(nèi)容，加強對其規(guī)范化的管理，可以從整體上提升管理質(zhì)量和利用水平。第三，有利于提供給城市建設(shè)準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)。城建檔案中反映出了城市發(fā)展進程和歷史風(fēng)貌，想要使城市脈絡(luò)呈現(xiàn)出來，就需要對城建檔案內(nèi)容的正確性、完整性、清楚性進行保證。城市發(fā)展和建設(shè)需要以城建檔案為基礎(chǔ)，在城建檔案中通過提取和歸納信息資源，提供給城市發(fā)展決策者與管理者，可以促進城市更好的發(fā)展。

2.城建檔案的管理與利用策略

2.1 嚴(yán)把好檔案質(zhì)量關(guān)，對流程規(guī)范進行制定

首先，需要對流程規(guī)范進行嚴(yán)格執(zhí)行。從細(xì)節(jié)入手，對城建檔案管理與利用存在的問題進行找出，對每個管理步驟與利用步驟進行規(guī)范，一一標(biāo)注檔案的歸檔時間、業(yè)務(wù)類型、移交日期、保管期限等，認(rèn)真仔細(xì)的檢查，標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案立卷情況與保存情況，嚴(yán)格根據(jù)檔案管理制度實施管理與利用。其次，需要積極認(rèn)真的做好城建檔案的管理工作。城建檔案館，主要是負(fù)責(zé)接收、驗收、整理、借閱全區(qū)城建檔案工作，因此在實際工作中，需要以城建檔案的各項規(guī)章制度為依據(jù)，做好檔案的收集、整理、和咨詢服務(wù)工作，以便于可以更好的業(yè)務(wù)指導(dǎo)相關(guān)企業(yè)，幫助其解決收集、整理過程中的困難，提升檔案入庫質(zhì)量。并且，還需要嚴(yán)格按照城建檔案的規(guī)章制度及館里的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真仔細(xì)審查檔案資料，針對不合格的資料，不允許歸檔入庫，并及時督促其把資料收集齊全，確保了檔案的齊全和完整。

2.2 對培訓(xùn)體系進行完善，提升相關(guān)人員的素質(zhì)

在城建檔案管理與利用工作中，管理人員的能力和水平如何，對城建檔案整體管理和利用效率有著直接的影響。因此，需要注重規(guī)范化培訓(xùn)城建檔案管理人員。第一，需要對管理人員進行思想政治教育工作。鼓勵相關(guān)人員對政治理論的學(xué)習(xí)，對黨的路線、方針、政策進行努力貫徹，進而有效提升其政治覺悟。注重指引相關(guān)人員學(xué)習(xí)十九大精神思想及習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想，將黨的各項方針政策貫徹落實到具體工作中區(qū)。第二，需要對管理人員進行專業(yè)能力的培訓(xùn)和教育。城建檔案管理與利用，也屬于一門科學(xué)和技術(shù)，想要做到規(guī)范性管理與利用城建檔案，管理人員需要具備強烈的責(zé)任心和清晰的頭腦。在專業(yè)能力培訓(xùn)中，需要包括檔案管理知識，還需要包括信息技術(shù)知識，在提升管理人員專業(yè)能力和水平的同時，提升其操作計算機的能力，使其可以順應(yīng)現(xiàn)代化城建檔案管理模式，進而有效提升管理與利用效率。第三，鼓勵相關(guān)人員參加市城建檔案館組織的城建檔案學(xué)術(shù)交流會，進而加深對城建檔案的重要性的認(rèn)識和了解。

2.3 對資源建設(shè)進行完善，構(gòu)建信息化管理利用平臺

首先，需要對數(shù)字化城建檔案建設(shè)進行推進。在城建檔案管理與利用工作中，需要從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為數(shù)字檔案，創(chuàng)建一個檔案管理信息系統(tǒng)，進而實現(xiàn)數(shù)字化存儲城建檔案。針對重大建設(shè)項目檔案進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與專項驗收，保證有關(guān)檔案收集完整、歸檔及時、整理規(guī)范、移交按期，進而有效提升檔案管理質(zhì)量，提升檔案歸檔的規(guī)范性。其次，需要對城建檔案開發(fā)與利用工作進行推進。城建檔案不僅具有對歷史進行記錄的價值，并且還可以提供給城市未來發(fā)展可靠的信息數(shù)據(jù)，提供給人民群眾檔案信息服務(wù)。因此，相關(guān)部門需要提升自身的服務(wù)意識，對城建檔案的價值進行深入挖掘，不斷提升城建檔案的利用水平。相關(guān)部門可以創(chuàng)建一個官方網(wǎng)站，使人民群眾對城建檔案的相關(guān)法律、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作流程等進行了解，縮短大眾和城建檔案管理與利用的距離。可以定期開展檔案館日活動，把查檔利用服務(wù)介紹給人民群眾，對檔案宣傳資料進行贈送等等。此外，為了可以提供給用戶快速和準(zhǔn)確查閱檔案資料的服務(wù)，應(yīng)定期更新微機目錄檢索系統(tǒng)，及時著入新接收的檔案目錄，這樣不僅可以節(jié)約用戶查詢時間，還可以使用戶精準(zhǔn)查找到想要的資料。

結(jié)束語：

總而言之，在新時代背景下，加強對城建檔案的管理與利用是非常重要的，不僅可以有效提升管理質(zhì)量和利用效率，還可以促進城市現(xiàn)代化發(fā)展。因此，想要有效提升城建檔案管理質(zhì)量和利用效率，相關(guān)人員需要意識到城建檔案的重要性，并把城建檔案的管理與利用放到城市發(fā)展中的重要戰(zhàn)略位置，構(gòu)建信息化檔案管理模式，組建高素養(yǎng)的檔案管理隊伍，并且通過對管理與利用體系進行不斷完善，強化檔案收集與利用等手段，從根本上提升城建檔案管理和利用效率。