國有企業費用報銷中常見風險及應對思考

■ 朱超男（國電燃料有限公司）

企業發生的各項費用最終會導致經濟利益流出企業，如果財務報銷審核不當，會使企業暴露在各項風險之下，甚至遭受不必要的經濟損失。財務部門應當高度重視費用報銷審核工作，加強報銷日常管理，規范費用報銷行為，嚴控各項費用支出，，為企業鑄造一面堅固的“防風”墻。

一、財務報銷可能引致的風險

（一）稅務風險

首先，要取得合法合規的票據，才能作為費用入賬的依據。發票的來源五花八門，涉及的業務也各不相同，這就要求財務人員在審核票據時要格外小心。公司名稱開具錯誤是常見的發票問題之一，缺字多字錯字都屬于不合格的發票；納稅人識別號也可能存在位數缺漏或者字母缺失；發票開具日期也需格外注意，跨期發票一般不再允許報銷；發票開具內容、數量、單價、金額也需核對，是否存在不合邏輯之處；關注發票是否為專用增值稅發票，不要漏掉可以抵扣的進項稅額。如果對發票審核不嚴，將不合規的發票做了入賬處理，必然為企業帶來稅務風險[1]。

（二）審計風險

國有企業的專項審計工作比較頻繁，內審和紀檢部門每年也會不定期的對企業發生的各項費用進行檢查，如果費用報銷審核不嚴，可能導致不符合企業規章制度的費用入賬。尤其是招待費、培訓費、會議費等，可能存在公款吃喝、大肆宴請、變相賄賂、旅游招待等違規操作。這類風險往往隱蔽性較強，以各種名目作為幌子，甚至偽造一些佐證，對財務人員有較強的迷惑性。而一旦較為有經驗的審計人員開展專門的審計工作，這些問題很容易暴露出來，導致企業面臨較高的審計風險。

（三）合規風險

國有企業對三公經費、八項費用管控嚴格，一般都會制定專門的財務制度控制費用的發生及發生的標準，通常還會制定月度預算控制發生金額，確定費用歸口管理部門進行費用專管。如果費用報銷審核不嚴，很可能導致超標的費用發生，比如超過定額標準招待，入住超豪華酒店，超標乘坐交通工具，公車私用等，致使領導人員觸碰底線紅線，一旦實施監察審計，必然引致合規風險。

二、引致風險的原因淺析

（一）財務人員經驗不足

財務人員經驗不足可能導致報銷業務產生風險。一些不合規業務通常具有隱蔽性和偽裝性，缺乏經驗的財務人員可能難以分辨；審核要點把握不足可能導致財務人員避重就輕，忽略重要信息；工作繁雜、欲速則不達，財務人員可能為追求工作完成率而忽略了完成質量；信息系統崩潰或后臺錯誤致使重要信息丟失可能導致審核失敗；報銷人員的僥幸心理和人情心理也會給報銷審核人員帶來困擾；財務人員經驗不足將導致難以發現及恰當處置這些問題。

（二）風險意識較為淡薄

樹立牢固的風險意識是防微杜漸的最好手段。許多財務人員因為風險意識不足，導致工作上的大意疏忽，使得企業暴露在風險之下，遭受不必要的損失。風險意識不足，會使財務人員對發現的問題不夠重視，高拿輕放；會使財務人員懶惰懈怠、對問題一帶而過；會使財務人員喪失警惕性，承擔不必要的責任。風險意識是財務人員的職業保護傘，反之缺乏風險意識會大大增加道德風險。

（三）報銷制度存在漏洞

通常企業的報銷制度一經制定，在較長的一段時間內都不會變更。但隨著市場的變化和業務的發展，一些舊的制度已不能適應新生事務的需要，舊的制度也已不能涵蓋新生業務的范圍，這就造成了制度暫時的空白和漏洞，意味著在發生新型報銷業務時，財務人員沒有可以遵從的制度規范，沒有可以判斷的來源依據，致使財務報銷業務處于未知的風險之中[2]。

三、針對風險擬采取的控制措施

（一）建立健全費用報銷制度

費用報銷管理辦法是財務人員開展費用報銷審核工作的重要依據。費用報銷管理辦法應該明確職責分工，確定各項費用的歸口管理部門；明確費用的開支范圍和標準；明確費用的管理程序和要求；明確費用的日常管理規范和監督問責機制，務必做到切實可行、具體詳盡，能夠為財務人員報銷審核工作提供有力的支撐。報銷管理辦法經制定實施后，并不意味這一成不變，財務部門應定期對辦法的施行效果進行反饋意見收集，結合自身實際，適時對制度進行修訂和完善[3]。

（二）規范財務報銷流程

一般應區分普通員工、部門負責人、公司領等，分級設置專屬財務報銷流程。一般員工費用報銷至少需經部門負責人簽批后，送至財務部門報銷；部門負責人發生費用至少經分管領導簽批后方可報銷；公司領導發生費用一般采用互批模式；對于超過一定額度的大額費用及企業較少發生的特殊費用可以采用特別的報銷審批流程。審批流程一經制定，一般不得變更，未經標準流程審批的各項費用財務部門不予報銷。

（三）建立事前審批制度

事前審批制度可以有效控制違規、超標的費用發生。以招待費為例，建立事前審批制度，明確被招待單位及招待事由、招待人數及陪餐人數、招待時間、招待標準，并由分管領導事前簽批，待招待工作結束后，將發票隨同招待費用事前審批單一同交至財務部門進行報銷處理。對于企業中較常發生的差旅費用，同樣可以履行事前審批，首先確定出差目的地和出差事由、擬乘坐的交通工具及相應等級、編制出差預算金額，經分管領導簽批后方可出差，事后將各項票據隨同出差審批單一起履行財務報銷手續。

（四）完善財務信息系統

隨著ERP系統的不斷普及，業財一體化大勢所趨，許多大中型企業都通過信息系統開展日常費用報銷工作。信息系統控制可以避免許多人為因素干擾，幫助財務人員更好的進行費用報銷審核工作。通過在信息系統中固化費用報銷審批流程，可以保證各項費用在線上經過恰當的審批；在系統中為各部門設置預算控制金額，對于超過控制金額的費用不允許提單報銷；在單據中設置自動運算公式，對輸入的各項費用自動匯總金額，保證金額準確；向系統開發人員提出一些個性化的定制要求，幫助企業提供更為便捷化的報銷服務[4]。

（五）指定專人負責報銷

大中型企業部門分立、人員繁多，財務報銷工作量巨大，除了費用常發部門，許多員工可能一年也發生不了幾筆費用，因此對報銷制度較為陌生、對報銷流程也不了解，一旦有費用發生常要向財務報銷人員反復詢問，造成報銷效率低下。企業可以在每個部門設定一位報銷專管人員，一旦該部門有費用發生，都將票據等材料一齊交至該員工手中，由其統一履行報銷手續；同時財務部門召集各部門報銷專管人員進行統一的培訓，使其熟悉報銷制度及報銷流程，以提升企業的財務報銷效率。

（六）加強合同管理工作

對于大額、對公費用，簡單開具發票并履行財務報銷程序并不能有效的遏制風險，根據業務性質，應當適時簽訂合同，通過合同管理才能有效控制風險。涉及安裝的采購、涉及調試的服務等都需要簽訂專門的合同，明確采購的內容，明確服務的質量，明確付款的方式和時間，約定有無質保金等等，通過合同管理保證企業的經濟利益不受侵害。財務人員在費用報銷審核時，需配合票據審查合同內容、合同金額及付款比例等，二者核對一致時方可入賬付款。

四、結束語

綜上所述，國有企業費用報銷業務審核不當可能導致企業遭受稅務風險、審計風險、合規風險，這些風險通常是由財務人員經驗不足、風險意識較為淡薄、報銷制度存在漏洞所致，除了對風險的源頭有清楚的認識，還可以通過建立健全費用報銷制度、規范財務報銷流程、建立事前審批制度、完善財務信息系統、指定專人負責報銷、加強合同管理工作等手段，有效的遏制這些風險的發生。