檔案信息數字化存在的問題及優化策略

顧昕

摘要：隨著高新技術的迅猛發展，信息作為現代社會的三大支柱之一，其主導作用越來越成為共識。如何在新形勢下利用現代科技手段把基建檔案工作做好，使之帶給我們更加科學、高效的便捷服務，就要通過不斷學習，不斷探索，才能緊跟時代的步伐，不斷提高檔案管理的規范化，使之成為企業科學研究和基礎設施、數字建設的可靠資料。

關鍵詞：檔案數字化；檔案管理；存在問題；優化策略

信息技術的高速發展為我們帶來了諸多的便利，為我們生活中所接觸到的各行各業提供了一種全新的可能性，并幫助我們邁上了一個更高的平臺。而在我們的檔案信息管理領域中也是如此，通過將檔案信息數字化存儲等方式，信息技術的應用為我們帶來了極大的便利。然而，在帶來方便的同時，也為我們帶來了一些新的隱患，需要引起我們的重視。

1數字化檔案的定義

數字化檔案，指的是隨著計算機技術的發展和多媒體技術的應用，產生的一種信息化的檔案管理模式。具體是指應用現代化的科學技術和計算機技術等手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統化組織成的一種檔案信息資源，用數字代替檔案中的文字記錄、圖像記錄、聲音記錄、視頻記錄等檔案記錄方式，對檔案資料進行傳輸，使檔案資源能夠得到快捷的利用，實現檔案資源在一定區域內的共享。檔案主要記載的是的教學、科研及重大事項等實踐活動內容，其中也包括各種形式的記載內容，內容比較繁雜，檔案使用數字化管理之后，會大大提高檔案的管理效率，為檔案數字化管理發展提供技術基礎，進一步促進整體的發展。

2檔案數字化工作的現狀及問題

檔案數字化工作是一項系統性工程，涉及檔案保管、保護、整理、鑒定、轉換、存儲、利用等多個環節，應當統籌規劃，分步實施。通過數字化工作，能夠實現對館藏檔案的全面梳理。在實際工作中，由于設備的配備和人手不夠等因素的制約，檔案數字化工作更多的是采取效率較高的委托加工方式，即檔案數字化外包。根據國家有關規定和《檔案數字化外包安全管理規范》要求，檔案數字化外包公司大多是具有相關資質的數字化服務公司，加工質量和后期服務也相對有保障，檔案部門通過招投標方式競標選擇合適的外包公司來完成檔案信息數字化工作。

2.1檔案數字化服務外包公司存在的問題

外包服務人員整體素質不高。外包服務工作人員的業務素質沒有進行認證，對于工作人員是否經過崗位培訓取得專業資格證書缺乏專業的鑒定，因此，并不能保證接觸到檔案的外包人員都具備專業能力和檔案管理技術。如：整理年代久遠的老檔案和手稿材料，由于字跡潦草不清晰，且很多沒有標題索引或標引不全，這些老檔案數字化后難以通過OCR識別進行全文檢索，在整理錄入文件級目錄數據時對信息著錄人員的要求相對較高，著錄前必須了解文件的內容和在整個檔案中的地位作用，綜合概述標題索引。由于外包公司聘請的人員有的是臨時性的，崗位不是相對固定，隨意流動性較大，綜合素質不夠高，這些人員狀況對檔案內容及保護檔案信息安全的要求是相悖的。

數字化前期檔案整理質量低下。由于檔案部門要求外包公司在有限的時間內完成庫藏檔案卷內條目的著錄和數字化掃描工作，而外包公司以盈利為最終目的，追求的是利潤最大化，同時還兼顧其他檔案部門的數字化工作，因此外包公司更注重的是時效。這種情況下，檔案部門人手有限監管不力，外包公司對檔案整理的質量通常會被忽視，導致諸如在整理錄入時偷工減料，整理不規范，檔案目錄的著錄不符合要求，著錄的信息內容不全，錯別字多等現象的出現，從而影響檔案的檢索利用。此外，外包公司是以著錄條目數量和掃描紙張的頁數來計算收益，對檔案是否需要數字化的范圍根本無瑕鑒別分析，以至出現密級較低已無利用價值或重復的檔案繼續著錄和掃描，造成資源的浪費。

檔案載體的還原性無法保障。檔案數字化的原則是遵循檔案管理的客觀規律，真實反映檔案內容，最大程度展現檔案原貌。然而在實際操作過程中，載體的安全得不到保證，未能保持檔案的完整齊全。如彩頁封皮膠粘合的匯編冊、名冊，牛皮紙封皮包裝三孔一線裝訂的案卷等，在進行數字化掃描拆封后，會產生無法還原檔案原貌的情況，這極大地影響案卷的美觀和整潔。

2.2檔案管理工作現狀及不足

檔案數字化管理監控有缺失。由于檔案館人手嚴重不足，在檔案數字化管理監控中沒有形成系統性和規范化的模式，導致角色定位不清，監管作用弱，質量控制不嚴，效率不高等問題出現。由此，檔案工作人員不僅需要豐富的專業知識，還需要具備較高的計算機水平以滿足檔案的錄入、存儲和管理需要。然而大部分檔案工作人員的專業知識儲備和計算機技術并不能滿足數字化檔案管理的需求，因此無法及時對檔案數字化外包過程中的相關規范性操作進行監管，并對嚴格的數據驗收進行把關，這使得一些不規范操作無法得到即時糾正或調整，導致后期原件掛接和數字資源的利用提供錯誤信息。此外，由于數字化檔案管理依賴計算機技術和設備支持，當計算機系統出現問題時，可能會引發檔案數據丟失或損壞等問題，不利于促進檔案信息管理的發展。

3檔案數字化工作的應對策略

3.1培養專業人才，增進工作人員防范意識

要提高數字化檔案信息的安全性，信息管理方面專業的人才是必不可少的。因此我們的首要任務是提高數字檔案管理人員的綜合素質。管理人員不僅需要了解前沿的計算機與網絡信息安全技術，還需要懂得如何對數字化的檔案信息進行管理，在熟悉理論的基礎上根據具體的工作實際情況進行技術改革，這樣可以有效提高數字化檔案信息的安全性。除此之外，相關單位還需要強化檔案管理人員對數字檔案信息的安全管理意識。數字檔案信息管理人員在簽署保密協議的前提下還需要在一定程度上了解自己所管理的檔案信息，保證自身不對外泄露信息，且保證自己在管理過程中提高警惕，不放過任何蛛絲馬跡。通過這種方式，我們能夠保證在檔案信息遭到攻擊時，相關工作人員能夠及時進行處理，保證信息的安全性。

3.2完善檔案管理系統

當前我國檔案管理系統程序本身仍舊存在著算法欠缺優化和操作界面不友好的問題。因此我們的首要任務是讓相關人員對數字檔案信息管理系統進行基礎算法程序的優化，并且改良檔案管理系統程序界面。同時工作人員也應注意，在檔案信息管理系統出現問題時應及時進行反饋，并修復這些問題。國家應對檔案信息管理有著足夠的認識，積極投入資金支持，通過對信息管理方面相關的各類人才進行針對性的培養，從而促進各相關技術的發展，使我國的數字信息檔案管理系統更加完備。

3.3搞好前期檔案鑒定篩選，實現數字化同步

檔案的歸檔范圍和保管期限的設定主要由立卷人員決定，由于歸檔時把關不嚴，導致館藏檔案中有不該歸檔、重復歸檔的文件材料較多。基建檔案有的已經超過保管期已無保存利用價值。因此，在數字化前期整理工作中應進行檔案價值鑒定，剔除無用或價值不高的檔案，以免再造數字化垃圾，避免資源浪費。

結語：

傳統的檔案信息一般用紙質文檔存儲在檔案室里面，查找檢索起來非常費時，存儲檔案空間又大，維護起來也不方便。備份檔案需要大量的人力物力，人工處理更不可靠。在科學與新技術更替日新月異的時期，檔案數字化的建設也亟待更為廣泛地推廣。

參考文獻：

[1]牛秀英.檔案數字化的再探討[J].城建檔案，2009（1）：5661.

[2]郭冰潔，謝海洋.檔案數字化業務外包面臨的問題及對策[J].蘭臺世界，2014（23）：28-29.