IT平臺(tái)在組織的管理體系中的應(yīng)用

【摘要】IT平臺(tái)是指信息技術(shù)平臺(tái)，對(duì)企業(yè)而言，是指信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括了：網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和服務(wù)器以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)施，在IT平臺(tái)基礎(chǔ)之上才有了企業(yè)的業(yè)務(wù)以及應(yīng)用系統(tǒng)。本論文通過對(duì)IT平臺(tái)概念的闡述，以及明確組織管理體系的要求，根據(jù)一些管理的實(shí)例，來說明IT平臺(tái)在組織的管理體系中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】IT平臺(tái)組織管理體系應(yīng)用

1IT平臺(tái)的簡(jiǎn)介

前文提到，IT平臺(tái)就是信息技術(shù)平臺(tái)，許多數(shù)據(jù)和信息存儲(chǔ)、處理、交換、輸出以及輸入的工作都能夠很快速和準(zhǔn)確地在IT平臺(tái)上運(yùn)行。軟件、硬件和隱藏的協(xié)議是構(gòu)成IT平臺(tái)的主要成分。硬件是指，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和服務(wù)器以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)施，這些都是我們能夠摸得著和看得見的；軟件則包括了許多應(yīng)用程序和系統(tǒng)程序，這些程序和技術(shù)也為數(shù)據(jù)和信息在IT平臺(tái)上的運(yùn)行提供了條件，例如：人們通常用的辦公室軟件—office；而隱藏著的各種協(xié)議是指，IT領(lǐng)域中所有的規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

2組織管理體系的需求

在分析IT平臺(tái)在組織管理體系中的應(yīng)用之前必須明確組織的管理體系的需求。大體來說，最基本的需求就是能夠有效地管理實(shí)施管理體系的組織中大量的數(shù)據(jù)信息，使得組織能夠正常高效地運(yùn)作。此外，還有幾點(diǎn)比較高的要求。

2.1數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)化

統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的表格一定要精確，格式也要標(biāo)準(zhǔn)，避免遺漏和重復(fù)，使得管理體系中的數(shù)據(jù)直觀明了。

2.2保持高效性

在管理體系中，所有的數(shù)據(jù)處理都必須保持快速、準(zhǔn)確的高效率，使組織的運(yùn)轉(zhuǎn)更加流暢。

2.3建立管理體系的要求

建立體系有利于對(duì)組織進(jìn)行全面地、有條理地管理，也能使各項(xiàng)工作有條不紊的進(jìn)行，同時(shí)，體系運(yùn)轉(zhuǎn)穩(wěn)定性更高，便于組織統(tǒng)一管理。

2.4注重創(chuàng)新和保持組織的個(gè)性化

不同的組織有著不一樣的組織文化和內(nèi)涵。一成不變的模仿就意味著毫無特色，這樣的組織必定會(huì)被淘汰。因此，任何組織都要有著創(chuàng)新的精神，要時(shí)刻注意構(gòu)建組織的特色文化和個(gè)性化運(yùn)營(yíng)模式。

2.5管理體系試運(yùn)行的要求

試運(yùn)行能夠很好的檢測(cè)這個(gè)體系是否符合組織所需要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)分析體系試運(yùn)行中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，來分析和判斷這個(gè)體系的可行性，是這個(gè)體系是否能夠投入使用的先決條件。

以上這些組織的管理體系的要求，用人工管理的方式一般難以全部實(shí)現(xiàn)，并且人工管理的效率很低，容易浪費(fèi)時(shí)間和大量的人力資源。所以，使用IT平臺(tái)對(duì)這樣類型的組織進(jìn)行有效的管理是十分有必要的。

3在組織的管理體系中如何有效應(yīng)用IT平臺(tái)

首先，要明確IT平臺(tái)在組織管理體系中應(yīng)用的基礎(chǔ)理論—PDCA循環(huán)理論。

PDCA循環(huán)是美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明博士提出的，它是全面質(zhì)量管理所遵循的科學(xué)程序，能夠幫助組織制訂質(zhì)量計(jì)劃和實(shí)現(xiàn)既定的管理目標(biāo)。

其中，P的全稱為plan，指的是計(jì)劃，針對(duì)每一項(xiàng)活動(dòng)和企業(yè)短期和長(zhǎng)期目標(biāo)計(jì)劃的制訂；D代指do，指的是執(zhí)行，具體落實(shí)計(jì)劃里的每一項(xiàng)內(nèi)容，去實(shí)現(xiàn)企業(yè)的每一項(xiàng)目標(biāo)；C指的是check，檢查，主要是核查執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，哪一些是實(shí)現(xiàn)整體目標(biāo)的，為企業(yè)的發(fā)展起到了推動(dòng)作用的，又有哪一些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)并沒有任何的實(shí)際意義的；A，act，處理，就是總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，成功的要加以推廣，失敗的要避免以后再次發(fā)生，而還未解決的問題就要放入下一個(gè)PDCA循環(huán)當(dāng)中。

其次，關(guān)于一些常用軟件的應(yīng)用。

企業(yè)中，幾乎每一項(xiàng)工作都需要進(jìn)行文字或者是數(shù)據(jù)的處理，而數(shù)據(jù)的處理工作便和辦公室軟件聯(lián)系緊密。使用office system更加有利于實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化（Office Automation），能夠很有效地將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能和現(xiàn)代化辦公結(jié)合起來。

辦公室軟件的運(yùn)用中要注重軟件的更新和軟件應(yīng)用技能的培訓(xùn)工作。軟件的更新是為了能夠跟上IT技術(shù)革新的腳步，每一項(xiàng)更新都能夠提高操作的簡(jiǎn)便性和提高工作的效率，而軟件應(yīng)用技能的培訓(xùn)是針對(duì)企業(yè)中個(gè)人實(shí)施，使得每個(gè)員工能夠更好的適應(yīng)IT平臺(tái)下管理體系的運(yùn)轉(zhuǎn)。此外，可以利用WINDOWS和OFFICE將組織中的一些重要的文件有序地存放在一臺(tái)綜合管理的計(jì)算機(jī)中，并進(jìn)行無差錯(cuò)備份，將這臺(tái)計(jì)算機(jī)作為這個(gè)組織的IT平臺(tái)，綜合處理各部門以及個(gè)人提供的數(shù)據(jù)信息，這便是IT平臺(tái)的有效應(yīng)用。

再次，關(guān)于企業(yè)的管理信息系統(tǒng)。

企業(yè)的管理信息系統(tǒng)，Management Information System（MIS），它是主要工作對(duì)象就是信息。此系統(tǒng)可以進(jìn)行對(duì)信息進(jìn)行維護(hù)、儲(chǔ)存、傳遞以及采集。將信息管理系統(tǒng)和IT平臺(tái)結(jié)合使用，能夠使得MIS運(yùn)轉(zhuǎn)更加有效，利于企業(yè)整理和統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)有效的信息和數(shù)據(jù)。

此外，關(guān)于ERP。ERP的全稱是Enterprise Resource Planning，指的是企業(yè)資源計(jì)劃。此概念的提出還要追溯到上個(gè)世紀(jì)90年代，當(dāng)時(shí)在美國(guó)的一家公司仔細(xì)研究和分析IT技術(shù)的發(fā)展前景、IT技術(shù)對(duì)企業(yè)發(fā)展的影響以及IT平臺(tái)對(duì)管理體系的幫助，并且做出預(yù)測(cè)，認(rèn)為當(dāng)IT技術(shù)發(fā)展成熟到一定的地步時(shí)，企業(yè)組織的管理體系將要發(fā)生巨大變革，從而引出了這一概念。ERP是針對(duì)信息資源管理、財(cái)務(wù)資源管理、人力資源管理和物資資源管理集成一體化的管理軟件。企業(yè)資源管理計(jì)劃系統(tǒng)的應(yīng)用，可以將先進(jìn)的管理思想和信息技術(shù)有效結(jié)合起來，企業(yè)系統(tǒng)中又增加了資源調(diào)整調(diào)度、財(cái)務(wù)預(yù)警以及生產(chǎn)評(píng)估等多方面的功能，同時(shí)，也使得以計(jì)算機(jī)為核心的組織管理體系更加成熟。

電子郵件和MSN的有效應(yīng)用。我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)中心的一項(xiàng)有效數(shù)據(jù)顯示，電子郵件在我國(guó)網(wǎng)民中使用最為廣泛，使用比例幾乎接近九成。因此，電子郵件便可成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)IT平臺(tái)下構(gòu)建組織管理體系的重要載體。比如，利用電子郵件能夠高效傳輸各種數(shù)據(jù)文本以及視頻和音頻信息，而且?guī)缀醪恍枰魏纬杀尽Ａ硗猓琈SN軟件在企業(yè)中的應(yīng)用也能夠帶給企業(yè)很大的幫助。MSN就是指即時(shí)通訊工具，它能夠?yàn)榭蛻籼峁┝己昧鲿车募皶r(shí)通話以及視頻會(huì)議，在企業(yè)中結(jié)合計(jì)算機(jī)使用MSN，也是一個(gè)具有高效使用價(jià)值的IT平臺(tái)。

4總結(jié)

綜上所述，將IT平臺(tái)應(yīng)用到組織的管理體系中，一定要將IT平臺(tái)嵌入到企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)當(dāng)中，建立數(shù)據(jù)庫要精確和全面，要針對(duì)每一個(gè)部門、每一個(gè)項(xiàng)目甚至每一個(gè)員工，因?yàn)橹挥薪⑼暾麥?zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)庫，管理體系才能做出正確的報(bào)告和決定。與此同時(shí)，也要實(shí)事求是地結(jié)合具體情況分析，使得IT平臺(tái)在組織的管理體系中有更加廣泛的應(yīng)用。