智能化信息平臺 助力我國會展行業發展由大到強

蘇希玲

一體化平臺加快會展供給側改革

西安遠華軟件有限責任公司成立于2000年，公司總部設在西安，主要為會展業提供三大類服務，一是會展軟件的研發與銷售；二是展會現場智能化信息化服務；三是會展院校會展實訓室的建設。公司從2002年開始介入會展信息化服務工作，也是中國最早進入此項服務的公司之一。公司總經理呼慶源指出，會展行業的信息化發展是伴隨著整個IT技術的發展而進步的。近幾年，隨著移動互聯網的推出，以及在各行各業的迅速發展，移動互聯網技術成熟和被廣泛認同以及接受，會展行業是以信息傳播、信息交流為主要生產要素的行業，更加適用于新型數字技術的應用。但是目前存在一些主要問題：會展技術被各個企業自主使用，上、下游之間、企業與企業之間的信息交流存在著不對稱、不一致、不充分，導致會展行業信息效率低，服務成本大。這就需要建立以囊括會展行業所有參與企業或個人的交流、宣傳、采購交易展示以及決策等諸多功能為一體的平臺系統，打通行業內部各種信息壁壘和交易壁壘，降低行業的服務成本，從而降低參展成本，大大加快會展供給側改革，為會展行業的發展由大到強提供支撐。

呼慶源設定，可以把這樣的會展平臺叫做“展覽通”。作為一個基于大數據集成而開發的運營平臺，展覽通必須具備這幾項特征：一是能讓各類會展企業方便地使用、而且能用得起、用得上的平臺。二是一個具有信息共享、交流功能的平臺。三是一個讓各主要參與者如主辦、展館、服務商、展商與觀眾在參與會展時，使用的專業性較強的業務管理平臺。四是一個具有網上支付功能的平臺。五是一個具有相應配套軟硬件和網絡云計算的平臺。六是具有靈活多樣的商業模式支持的平臺。七是一個具有很強系統與信息安全保障的平臺。

致力于解決會展業主要問題

呼慶源認為，作為平臺，展覽通首先要解決會展行業主要的瓶頸問題，以突顯其價值與共性，具體表現在如下幾個方面：

一，讓中小企業能用得起、用得上，以解決最基本的信息收集問題。目前全國有大小8000多場會展項目，除北、上、廣、深以外，大部分中小會展項目仍然沒有條件利用現有技術收集其展會信息，不知其觀眾有多少人、人員身份、分布結構、參展目的、需求等最為關鍵而又最為基本的數據。究其原因就是由于自身沒有技術支持，需要請第三方專業服務公司完成，費用較高，動輒幾萬元，中小企業無法接受。

二，解決現場證件制作緩慢以致排長隊的問題。展覽通平臺就是通過提供現場自助辦證、取證設備與網上注冊系統實現無縫對接，從而解決展會現場的瓶頸問題。類似于地鐵站的售票處，不再受制于人和上下班時間的限制，可以全天候開放。如果場館能在館內常年提供展覽通自助證票機，就可實現設備落地，從而降低成本運作，主辦方所承受的費用可降低60%以上，并且可真正實現全國范圍內的證件互聯互通。

三，解決場館全智能化服務與管理過程中的問題。其中，比較典型的問題包括——問題一：服務預訂。每個展會的進館搭建都需要諸多手續，場館也需要提前了解每家搭建單位的服務需求，而這個過程目前大多無法通過網絡預訂、繳費、審核的方式完成，導致每個展會進館的第一天排長隊申報服務和繳納費用與押金。這既制約了服務的供給，也浪費了雙方的時間和資源。問題二：主辦/主場需進館辦展，必須事先履行報館的手續問題。傳統的方式就是花費大量人力準備材料，收集、審核各類搭建圖紙、施工證、車證、報關等信息，而且還要繳納、收取相應的多種費用，工作十分復雜，耗時耗人。如果能將此報館的問題解決，將會產生巨大的效益，提升每個場館的智能化水平和服務水平。問題三：場館的智能派單和施工進度管控問題。場館拿到服務訂單，若能配以智能化的派單與施工管控系統，則將革新傳統服務模式和重組服務流程，使下訂單的機構直接與施工人員建立對接關系，隨時掌握服務進展，這對客戶服務水平和內部管理水平都有巨大的提升，同時也能極大地提升客戶的體驗度與滿意度。如果展覽通平臺能利用軟、硬件綜合技術和網絡移動優勢為各場館解決上述三大主要問題，不僅能為會展場館節省大量成本，也會對中國整個會展業智能化、標準化、互聯互通帶來質的飛躍。

四，通過展覽通實現施工證、貨運車證的全自助化服務。此項工作與場館工作一并納入一條龍管理范疇，利用展覽通的施工證、車證管理系統和配套的自助繳費與自助取證設備，徹底解決報館過程中的所有阻滯瓶頸。

五，通過展覽通平臺提供會展服務資源交易功能。要參展就需采購搭建施工、運輸、租賃、禮儀、人力等等的服務，但企業參展常常是在異地，人生地不熟。而平臺就可以為展商、主辦提供全國性服務資源供其選擇，并利用交易功能為其實現在線交易服務。同時也為每個服務企業提供網上的服務和產品的展示交易服務，供其使用。

呼慶源認為，以上問題的解決，意味著利用數字技術最大程度的解決了供給不對稱，不充分的問題。

多種延伸服務擴增平臺功能

此外，還可以利用展覽通解決現場訂餐問題。很多展館離市里較遠，而很多展商在吃飯時間又根本無暇離開展位。展覽通平臺可為施工企業、展商、觀眾提供可配送至展位的訂餐服務功能，也能為主辦方提供團購訂餐功能。既提高了每家餐飲企業的銷售量，也能滿足各參會者的需求，同時還可為場館增加一定的收益，并規范其管理，一舉多得。

另外，可以通過展覽通平臺提供其他配套的預訂服務。諸如住宿酒店預訂，主辦方或者場館可引薦一批會展型酒店進入展覽通平臺，為參會者提供服務，也可接入攜程等第三方網上服務商，提供交通、旅游等一系列服務，方便參會者的商務旅程。

呼慶源補充說，展覽通平臺未來可提供的會展延伸服務功能多種多樣。包括：為各主辦方提供與協會、政府申報備案、補貼資金等的一站式服務申報功能；為各展會提供網上展會功能；為各級政府提供基于大數據的會展統計分析報告；提供基于合法性的大數據服務；以大數據為基礎對接各地產業市場和政府大數據，為會展業雙向提供雙贏的互動服務；展館設備設施的智能化系統。

最后，呼慶源總結道，中國會展行業的發展需要這樣的平臺，這不僅僅是技術的問題，還需要各地會展政府的政策和資金的支持，也需要各展會主體機構的積極參與，更需要資本的介入，快速發展。如此才能使得我國的會展業在從大到強的發展過程中，發揮技術的強大優勢，讓技術手段大顯身手，事半功倍。