基于中專學校學籍檔案管理的規范與優化探索

蘭秋生

【摘 要】這些年來，中專學校已經普遍運用學分制，適用于考察學生的學習情況和學習成果。教學管理已經從原先的班級管理為主體逐漸轉變為以課程管理為主體，開始更加注重上課的過程。在學生們學習的過程中，記錄學生們學習狀況，并整理成相應的檔案信息，這是最終評價學生們學習水平的關鍵依據。因此，學校一定要做好學籍檔案的管理工作，不斷的規范，并且要與時俱進，結合實際情況，進行優化。

【關鍵詞】中專學校;學籍檔案;管理工作;規范;優化;探索

中圖分類號： G717.3 文獻標識碼： A文章編號： 2095-2457（2019）01-0200-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.01.086

學籍檔案主要兩大塊：一是教育教學檔案，包括對學生進行德、智、體、美、勞教育過程中的各類教材、教學計劃、課程表，教育活動、教學計劃、方案、報告、總結，各類試卷、歷次考試成績、各種報表，以及歷屆畢業生名冊、學籍管理材料等;二是學生檔案，綜合反映學生在校期間發展情況，主要包括學籍卡、學年評估：思想品德考核表、體育登記表、健康卡、學期成績、畢業自我鑒定、獎懲情況以及紀律表現、衛生、考勤和日常行為規范達標登記表。

在學校，學籍檔案比較客觀的記錄了學生的成長過程，管理學籍檔案，也是中專學校教育管理中，十分重要的工作內容。只有不斷的規范學籍檔案，結合實際情況，對其進行優化，才能夠有效的保障中專學校教育管理工作的質量，為學生上高校打下良好的教育基礎，從而為我國培養更多的優秀人才。現在我國的中專學校在開展教學管理的時候，基本都是使用學分制。因此，一定要合理的優化以往的中專學校學籍檔案管理內容，及時優化管理模式，探索促進中專學校教育工作的順利開展。

1 中專學校的學籍檔案管理工作所包含的內容

何為學籍檔案？也就是學生們從入學的第一天開始到學業結束的最后一天，整個學習過程中，由考核和管理所開展的各種活動的客觀記錄，也是現在我國中專學校在學習過程中，做好檔案管理工作的重要內容。其主要包括的有：招生的信息，學籍的信息，學習過程的信息，考試成績的信息，以及畢業的信息。對學生的學習情況，學習成績，獎懲狀況，特長專業，學習能力，個人特征等都有著較為詳細的記錄。

第一，招生的信息。其主要指的是，學生從初中邁入中專學校這個過程中的相關記錄。主要有：招生計劃，招生簡章，招生的文件，相關的專業，建立學生檔案。

第二，學籍的信息。這里指的是狹義的學籍檔案，也就是初中生進入中專學校之后，轉換成為了中職學生的身份，所產生的相關信息。主要有：新生來校報到的信息，所在的年級，所在的班級，性別，學號，身份證件;學生客觀存在的有關材料或者獎勵等;學生的登記表，也就是學生在校期間的學籍卡;學生的變更材料以及學籍的注冊等。

第三，考試的信息。指的是學生在校期間，所參加的各類考試科目，考試的形式，考試的具體安排，考試的成績，重修，補考等記錄。

第四，學習過程中的信息。其主要有：課程的具體安排，各科教師的名單，教學計劃，學生的選課信息，選修課的成績，畢業設計，實踐活動，輔修課程等。這一信息，對學生學習水平和質量的評價起著十分關鍵的作用。

第五，畢業的信息。其主要有：學生畢業時的資格審查，畢業證的發放以及登記等。

2 在中專學校開展學分制，對學籍檔案管理工作所帶來的重要影響

學分制，也就是將學生的課程學習，劃分為具體的學分，來對學生進行考察。以學生的選課為主要內容，在學習的過程中，學生只要完成了所規定的學分，就能夠向學校辦理畢業申請。

開展學分制，中專學生能夠建立自己的興趣愛好、特長、發展方向的基礎上，更加自由的選擇課程。即便是身在一個班級，學生們也不必拘泥于統一的課堂，學生的學制和課程都更加的靈活。隨著學分制的普遍運用，使得學校的學籍檔案管理工作或多或少的都受到了影響。

2.1 以課程的管理為主進行教學管理，為規范與優化學籍檔案管理工作打下良好基礎

以往的中專學校教育管理之中，大多都是運用學年制，按照比較統一的教學要求和培養規范來管理學生。也就是說，只要屬于相同專業，相同班級的學生，他們的學制就是一模一樣的。大家使用統一的課程表，在統一的教室聽同一個老師來授課，管理形式環環相扣，班級有班主任管，班主任有學生科管，學生科有學校管，在管理學籍檔案時，一般以班級為單位，記錄一個班級里面的學生信息，學生的學籍存放，學籍登記，課程的安排，考試的成績等。

中專學校運用學分制之后，學生們能夠更加自由的選擇課程。有的學校就曾經對學分制管理，作出以下幾點規定：第一，學生能夠自由的進行學習進度的安排，可以延遲或者提前修讀課程;第二，學生能夠自由的進行課程層次的選擇;第三，學生能夠自由的進行聽課方式的選擇。所以，隨著學分制的廣泛使用，原先的班級觀念已經慢慢的開始淡化，從原先的班級管理開始逐步轉為流動管理，而原本的學籍檔案管理工作，已經無法適應學分制下的管理需求。所以，在管理學籍檔案時，一定要實現觀念的轉變，注重初始資料的收集錄入與電子化管理。

2.2 開展個性化管理，對規范與優化學習檔案管理起著關鍵作用

學分制是近幾年來，比較先進的一種管理制度。其特征就是：以學生為核心，尊重學生們的身心特點和個性發展。

在中專學校使用學分制，讓學生們能夠更加自由的選擇學習科目、上課時間、任課教師以及學習的進度等，學習具有高度的靈活性與彈性。比如說：學校的選課制度，每一個學期，學生都可以根據自己的喜好或者學習計劃等，自由的進行選課，即便是身處同一個班級，學生們所選擇的課程也有不同的。而原本的班級課程表，顯然已經不再被需要了。每一個學生都有屬于自己的那一份課程表。而且，學生們因為所選擇的科目不同，那么相應的考試內容、考試地點、考試時間也有差別。原先的中專學校考試一般都是以學期為單位，逐一班級登記考試成績，登記工作明顯有了難度。而學分制所具有的靈活性，使得就算是相同年級的學生，也不一定會在統一的時間畢業。有的學校就作出規定：學生只要完成規定的學分，那么就可以申請畢業。學分制教學管理模式，因人而異，千差萬別，尊重了學生的主體地位，符合個性化管理。

2.3 進行科學管理，是規范與優化學籍檔案管理的主要手段

學籍檔案能夠有效的體現學生們的學習過程和教師的教學過程，所以，一定程度上，學籍檔案和教學檔案也有交叉性。另外，檔案本身具有服務性，因此，學籍檔案必須要滿足學生們隨時查詢的需求。原先在管理學籍檔案時，學校一般都是進行實體管理，檔案工作人員要消耗很多的時間，用來搜集、保管、整理和移交相應的原始資料，內容多樣，工作繁瑣。

中專學校使用學分制后，學生們能夠自由的進行選課，考試，重修等，這些都和原先的班級模式大相徑庭，提高了教學管理的復雜程度和難度。所以，中專學校一定要對學生的學籍檔案管理手段和方法進行有效的創新和改革，促進學籍檔案管理的優化和規范。

3 中專學校學籍檔案管理規范與優化的主要策略

隨著信息技術的不斷發展，筆者認為，中專學校可以借助電子信息技術的優勢管理學籍檔案，建立詳細的檔案信息庫，從而進一步的優化學籍檔案管理工作。

3.1 建立詳細的管理人員操作平臺

學籍檔案的管理人員，主要的管理功能有：學籍管理、選課與教學安排，學生成績以及畢業管理等。

第一，狹義的學籍管理，主要有：學生的學籍變更與注冊，學生的主要信息等，具體劃分為對學籍檔案信息進行建立與維護，學期注冊等。

對學籍檔案進行建立主要包括，將學生的主要信息進行記錄，記錄入學時間，新生的年級、班級進行設置，記錄新生的信息狀況，生成學號，記錄學生的獎懲情況，對學生個人信息進行增改。

學期注冊，也就是對學生每個學期的報到情況和注冊進行記錄。

學籍檔案一般有兩個主要功能，一是能夠分析和統計各類數據;二是能夠生成檔案，學生證，打印學籍卡等。教學安排和選課。管理人員要對學期的開課計劃進行設置，安排相應的上課考試，分配相應的教室和教學時間，并讓學生自由的選擇課程。

第二，學生成績。教務處要根據實際情況，安排好成績錄入的具體時間和相應的參數，根據不同的學科，讓任課老師輸入學生的考試成績，最終生成成績表。

第三，畢業辦理。根據學校的畢業規定，審核每個畢業生的實際情況，形成畢業生花名冊，就業花名冊等。

3.2 提供學生全面的操作平臺

要尊重學生，以學生的個人意志為主體，給學生提供科學全面的操作平臺，讓學生能夠更加自由的選擇科目，促進學生的個性化發展。

首先，要提供豐富的選擇功能。學生能夠自由的操作該平臺，其次，提供全面的查詢功能。學生能夠在平臺上及時的查詢到想要的信息，包括課程安排、單科學分、學業目標、考試成績、獎勵等;最后，提供合理的參考交流功能。學生能夠通過該平臺，自由的抒發自己的意見，對教學水平進行及時的反饋和評價。

3.3 建立科學的教師平臺

在課堂教學的過程中，教師占據著重要的作用，教師的教學質量和教學態度，直接決定了整堂課的教學水平，影響著學生們的學習成績。建立科學的教師平臺，讓教師能夠對學校的科研、教學動態進行及時的了解，更加客觀的接受學生們的建議和評價。另外，教師還要通過該平臺，輸入學生們的考試成績，方便學生們的查詢。

4 結束語

在中專學校的教育管理中，學籍檔案的管理是十分重要的組成內容，一方面，學校要利用電子信息技術，實現檔案管理的數字化，另一方面，還要保管好實體材料，保障學籍檔案的真實性和客觀性。對學籍檔案要進行維護保養、防霉、防蟲、防火工作，

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