基于工業工程方法的某高校新生報到流程優化

劉慶丁小鵬 黃好欽 胡勇文

【摘 要】針對高校新生報到流程，利用“5W1H”及“ECRS四原則”技術分析了存在的主要問題并給出了改善方案。與改善前相比，改善后方案的報到工序減少5個，報到瓶頸時間縮短40%。

【關鍵詞】新生報到;工業工程;流程優化

中圖分類號： TH162 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）02-0050-002

【Abstract】This paper focuses on optimizing freshman enrollment process in a university. Some key factors that affect the enrollment process are given by “5W1H” and “ECRS”techniques， and the original enrollment process is improved. The number of procedures is reduced by 5 and cycle time is lowed by 40% comparing with original process.

【Key words】Freshmen enrollment; Industrial Engineering; Process optimization

0 引言

高校新生入學報到具有在集中時間段內報到人數多、報到流程繁瑣等特點。因此，如何提升新生報到效率，設計更為有效的報到流程以提升學生滿意度并降低高校新生報到運營成本顯得尤為重要。

眾多學者對報到流程優化進行了深入研究。閆然[1]通過對某高校新教師報到流程進行優化，縮短報到所用的時間，提高學校新教師報到的效率，提升新教師對學校管理的滿意度。齊二石[2]通過運用 “ECRS”和程序分析的方法對醫院的流程進行系統的分析并改善。李滿銀等綜述了信息技術在工業工程中的應用現狀，同時總結了信息環境下改善哲理及改善技術體系[3-4]。

工業工程是將管理與技術完美結合的一門工程技術，其特點在于系統優化并持續改善創新。本文從工業工程角度對某高校新生報到流程進行系統分析，提出一些可行的解決方案，重組并簡化某高校新生報到流程進而提升新生入學報到效率，降低高校新生報到運營成本。

1 工業工程基本理論及技術

1.1 分析符號

利用工業工程分析問題時，一般先利用相關符號記錄現狀，常用到的符號及其具體含義如表1所示。

1.2 “5W1H”提問技術及“ECRS四原則”

“5W1H”提問技術是為弄清問題現狀并尋求改善點的主要技術，“5W1H”提問技術的前兩次提問在于明白問題現狀，第三次提問在于探究改進的可能性。其具體提問過程如表2所示。

2 某高校新生入學報到流程現狀及問題分析

2.1 報到流程現狀

本文主要研究某高校新生入學報到流程。該高校在新生入學前已隨《錄取通知書》給每位被錄取的新生郵寄了學生個人銀行卡用于批扣相關費用（包括學費、住宿及服裝等費用）。由于部分學生擔心財產安全等方面原因未通過銀行卡批扣相關費用而選擇到高校現場繳費。該類新生的主要報到流程圖如圖1所示。

2.2 問題分析

該高校未通過網上繳費新生的報到流程中共有15個工序，新生需在迎新處、收費處、服裝領取處及學生公寓四個地點完成以上15個工序。現應用“5W1H”分析各工序中存在的問題。具體分析過程如下：

（1）迎新處問題分析

該高校在迎新處報到手續的主要目的是學校根據考生遞交的《錄取通知書》給每位新生一張附有報到序號的紀念單。同時，學生填寫個人詳細信息以便學校統計新生報到情況。此外，由各學院迎新志愿者發給每位新生附有學號等信息的校園一卡通。

新生報到時，學校可以在所發的報到紀念單上附上用于搜集個人信息的二維碼，同時將領取報到紀念單和校園一卡通兩個工序合并，新生在領取報到紀念單和校園一卡通后自行填寫個人詳細信息。另外，新生檔案可暫由新生個人保存，待報到完畢后再由各學院統一收取更利于提升新生報到效率。

（2）收費處問題分析

該收費處主要收取學生住宿費、學費。由于新生在集中時間段內報到人數多，而該高校收費人員數量不足，導致現場排隊等候時間長。因此，增加收費人員的同時在學生公寓區域也設置收費處可將人員有效疏導，從而提升繳費效率。此外，現狀報到流程中新生可在同一收費處繳納學費、住宿費及服裝費，從而可取消在服裝領取處的繳納服裝費用手續。新生可憑繳費收據至服裝領取處領取相應服裝，服裝領取處憑學生收據可至學校財務處結算服裝費用。

（3）服裝領取處問題分析

該處新生排隊時間較長的主要原因表現在以下兩點：1）新生數量較多，而該處的工作人員較少;2）工作人員需詢問并尋找與新生身材符合的服裝。該收費處可將同型號服裝定置放置以方便拿取。此外，該處工作人員可在新生報到前通過網絡平臺收集新生身高體重等信息，并給每位新生某標識（如英文字母），每一標識對應某種型號服裝，新生領取服裝時直接向工作人員提供所分配的標識即可。

（4）學生公寓處問題分析

由于新生在入學時均已分配好具體宿舍，且在迎新處已登記個人詳細信息，因此新生可直接至學生公寓處向管理員告知身份證號碼便可領取鑰匙入住。

3 報到流程改善及改善效果

根據以上分析，該高校新生改善后的報到流程如圖2所示。

應用“5W1H”提問技術和“ECRS四原則“對新生報到流程進行改進后，其改進前后的效果如表4。

4 結束語

本文利用工業工程的分析方法與技術（下轉第21頁）（上接第51頁）對某高校新生入學報到流程進行了分析，找出影響新生入學報到流程效率的主要原因，同時對現有流程重新設計以提升新生入學報到效率。與原始報到流程相比，改善后的流程在時間上節省了26分鐘，且將15個工序變為10個，較大程度上改善了新生報到流程，減少了報到程序和所需時間，為高校迎新工作安排提供了參考。

表4 新生報到流程改進前后對比統計表

IE重視運用信息技術，IE是綜合運用各種知識將人、物、方法、環境、機器和信息等部分或全部組成更有效的集成系統。如何將現代信息技術引入高校新生報到過程顯得極其重要。如設計系統使得信息在新生報到流程中各環節實時傳遞，使得各部門實現信息共享以減少新生報到環節，提升報到效率。此外，探尋如何有效疏導新生報到時間，避免新生在同一時間段內集中報到也是提升報到效率的有效途徑。

【參考文獻】

[1]閆然，季文雅.學校新教師報到流程優化案例[J].商場現代化，2005（23）：198-199.

[2]齊二石，徐剛，李昌明.基于工業工程ECRS的醫院就診流程改善研究[J].內蒙古農業大學學報（社會科學版），2007（03）：178-180.

[3]李銀滿，劉滿洲.信息環境下工業工程的改善技術[J].工業工程，2003，6（01）：42-46.

[4]張松.信息技術在工業工程中的應用現狀研究[J].江西建材，2017，（04）：289.