學科型學院辦公室管理模式創(chuàng)新的思考

孫翰昌

【摘 要】學院轉(zhuǎn)型升級后，學科型學院發(fā)展的戰(zhàn)略地位凸顯，其辦公室的職能及所承擔的任務(wù)加重，也面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)。本文針對學科型學院辦公室管理中存在的問題進行診斷、反思，從內(nèi)部體制改革、職能定位、考核機制等方面，淺談制約學科型學院管理效能的因素與提升策略。

【關(guān)鍵詞】辦公室;管理;創(chuàng)新

中圖分類號： G648 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）02-0097-003

【Abstract】The upgrading of colleges highlights the strategic status of discipline-based colleges.As a result，facing new opportunities and challenges，the administrative offices should tackle more burdensome tasks as to how to function effectively.By analyzing and reflecting on current office management problems in discipline-based colleges，this paper provides a tentative policy of office management innovation in discipline-based colleges in terms of internal structural reform， functioning and evaluation mechanisms.

【Key words】Office;Management;Innovation

黨的十九大報告指出，加快“雙一流”建設(shè)，實現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展，促進我國高等教育與國外高等教育發(fā)展前沿潮流包括發(fā)展理念、發(fā)展標準等同頻共振。這樣勢必致使我國高等教育事業(yè)改革的不斷深入和發(fā)展，辦學規(guī)模和層次的日漸提高，辦學形式也越來越多樣化，高校辦學水平逐漸提升，管理重心逐漸下移[1]。科學型學院是以學科建設(shè)為導向的二級學院，在學院轉(zhuǎn)型升級發(fā)展中，作為學院中心樞紐及綜合管理平臺的學院辦公室也將面臨著許多新的挑戰(zhàn)[2]，除了負責日常行政事務(wù)管理工作外，承擔著科研管理及學科建設(shè)管理等多項重要任務(wù)。筆者采用電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)查詢、現(xiàn)場走訪等形式對多所高校的理工類及農(nóng)學類學院的辦公室進行了調(diào)研，提出學科型學院辦公室的管理模式創(chuàng)新、工作效率提高對策，為優(yōu)化二級學院的辦公室管理積累經(jīng)驗。

1 學科型學院辦公室機構(gòu)設(shè)置與人員配備

1.1 機構(gòu)設(shè)置

實行二級學院管理以后，高校二級學院辦公室管理體系是一個系統(tǒng)的管理平臺。多數(shù)學科型學院辦公室體系包括學院黨政辦公室、教學辦公室及學生工作辦公室三個科級機構(gòu)。學院辦公室負責綜合管理、學科科研、黨務(wù)人事等方面的工作，教學辦公室主要負責學院的教學運行、教學改革、教學實踐等工作，學工辦主要負責學生思想政治及學生管理工作。

1.2 辦公室管理體系職責

學科型學院強化了教學、科研、社會服務(wù)三大職能，已經(jīng)成為了一個相對獨立的管理主體。辦公室管理職能也發(fā)生了改變，不僅要輔助院系領(lǐng)導謀劃學院發(fā)展，還要承擔學院的綜合管理、教學科研、數(shù)據(jù)收據(jù)等方面的工作[3]。具體職責包括內(nèi)部管理、教學教務(wù)、學科科研、職稱評審、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)、檔案管理、財務(wù)預算、資產(chǎn)管理、國際合作、社會服務(wù)、校友聯(lián)絡(luò)、學生管理、團學活動、后勤保障、公共事務(wù)等工作[4]。

1.3 管理人員配備

關(guān)于學院辦公室人員配備， 目前各校情況不一。校內(nèi)人事分配制度改革走在前面的高校，辦公室人員比較精簡。黨政辦公室設(shè)置主任或副主任1名、辦事員1～3名，教學辦也是主任或副主任1名、辦事員1～2名;60%的學科型學院在黨政辦中設(shè)置專職科研秘書1名。學生辦公室設(shè)置主任或者副主任1名，90%的學院由團總支書記或副書記兼任，輔導員1～8名，根據(jù)學生人數(shù)而定。

2 制約辦公室管理效能的因素診斷

2.1 管理制度執(zhí)行缺位

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，多數(shù)學院的的日常管理制度比較陳舊，更新比較慢，辦公室各項制度無法滿足新時代學院轉(zhuǎn)型發(fā)展需要，缺乏比較規(guī)范完善的管理體系[3]。科研型學院辦公室崗位職責精準程度不夠，缺少過程管控及目標管理機制，缺少定量分析及精細化管理途徑。會議、接待、外聯(lián)、資產(chǎn)管理等日常工作缺少制度化管理，往往是應(yīng)急處理;有些學院有了比較完善的管理制度，但是運行時脫離了制度本身，出現(xiàn)制度執(zhí)行的嚴重缺位。

2.2 自主管理意識缺乏

傳統(tǒng)的思維定勢和工作模式，使很多高校二級學院辦公室管理人員習慣于傳達上級指令、布置工作任務(wù)、檢查落實情況，多數(shù)精力停留在了繁雜的日常事務(wù)，其他職能及自主管理紊亂，影響了學科型學院二級管理的獨立性[5]。職能的慣性延伸出職能的惰性，促使辦公室人員固步自封，思想觀念尚未完全轉(zhuǎn)變，“自主管理”意識缺乏，主動性和積極性不夠。應(yīng)用型高校在“雙一流”建設(shè)過程中，擴大了學科型學院辦公室工作涉及范圍，加大了服務(wù)地方經(jīng)濟發(fā)展的功能，造成辦公室角色定位不清晰。

2.3 智能化程度滯后

信息化智能化是現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)發(fā)展方向，學科型學院辦公室都擁有計算機、傳真機等信息化設(shè)備，但設(shè)備更新很慢。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有80%的學院辦公室反映，現(xiàn)在所用的電腦已經(jīng)5年以上，反應(yīng)速度慢，制約了管理效能。另外，所有受訪學院都沒有自己的辦公室管理系統(tǒng)，缺乏快速運轉(zhuǎn)的辦公管理平臺，只停留在了簡單的網(wǎng)絡(luò)傳輸上，比如電子郵件、QQ群及微信群等工具。無紙化辦公及云端辦公水平滯后，阻礙了學院辦公室管理的自動化和信息化程度，直接地影響著學院管理效率及進程。

2.4 管理人員素質(zhì)錯位

辦公室工作人員的學歷層次、專業(yè)結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)是否合理直接影響辦公室管理效能與水平。學科型學院的辦公室管理人員90%來源于專業(yè)教師，缺乏系統(tǒng)的行政管理理論知識與實踐經(jīng)驗，加之學科型學院以教學、科研為中心，偏重學科建設(shè)，對辦公室管理缺乏足夠重視，在制定進修培訓和福利待遇等方面政策時，對辦公室管理人員關(guān)注較少。辦公室人員常常在職稱評定、職業(yè)規(guī)劃、進修培訓等方面遇到較大困難[6]。這些原因?qū)е聦W科型學院辦公室團隊缺乏歸屬感，思想不穩(wěn)定，嚴重影響了學院管理的效率。

2.5 時間管理紊亂

學科型學院的辦公室管理人員多數(shù)都是專業(yè)技術(shù)崗位，他們要兼顧管理、教學、科研等多方面的工作。調(diào)研結(jié)果顯示，50%的辦公室管理人員承擔有專業(yè)課程，有些多達周8學時，還有一定科研項目，所以在管理上的時間嚴重不足。另外，在開展科研實驗過程中可能會出現(xiàn)緊急處理的實驗環(huán)節(jié)，導致了管理人員的時間管理紊亂，嚴重影響工作程序及管理效率。

2.6 考核激勵失真

建立導向明確、分層激勵、分類管理的考核評價機制，對學科型學院辦公室管理人員開展科學評價。但是據(jù)受訪者反映，有些辦公室管理人員事務(wù)性比較多，學術(shù)論文少，職務(wù)和職稱晉升方面往往處于劣勢。在以科研成果為標桿的學科型學院中他們的績效考核很吃虧。考核評價標準模糊，考核結(jié)果失真，導致辦公室人員工作缺少積極性，因此科學的績效考核體系有待進一步構(gòu)建。

3 創(chuàng)新學院辦公室管理模式的策略

3.1 學校內(nèi)部行政管理體制改革

高校內(nèi)部行政管理體制改革是學科型學院管理模式創(chuàng)新的關(guān)鍵。當前高校所采取的校院“二級管理，以院為主”的管理模式，管理模式改革引發(fā)了內(nèi)部管理關(guān)系的變化，學科型學院辦公室也將迎來了新的機遇與挑戰(zhàn)[7]。這樣促使學科型學院管理體制改革，轉(zhuǎn)變原有以教學服務(wù)部門為主的傳統(tǒng)管理模式，調(diào)整為二級學院相對獨立運行，明晰教學服務(wù)部門與教學執(zhí)行部門之間的責權(quán)關(guān)系，落實“放管服”政策。合理調(diào)控學校行政體制中管理的控制幅度，改變學校內(nèi)部行政管理體制中的垂直分工和水平分工，以達到管理層次與控制幅度兩者之間的最佳結(jié)合點，做到學科型學院內(nèi)部管理的相對獨立。

3.2 科學規(guī)劃學科型學院辦公室的職能定位

科學劃分和界定學科型學院辦公室本身所應(yīng)有的管理職能，優(yōu)化資源配置，良性協(xié)調(diào)學院與學校之間、學院與學院之間、學院與系之間及學院與教職工之間的關(guān)系，使工作效能最大化，最終達到高效管理的目標，這是科學管理的基本要義[1]。在高校辦學職能的拓展和學院事業(yè)的發(fā)展及學科建設(shè)不斷深入的背景下，面臨著許多的新情況、新問題和新困難，學校應(yīng)重新審視并界定學科型學院辦公室的職能，更進一步要求辦公室管理與建設(shè)準確定位，充分發(fā)揮職能作用[8]。筆者認為，學科型學院辦公室可以從策劃、執(zhí)行、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)及服務(wù)等方面來定位其職能，有效完成其職責。

3.3 轉(zhuǎn)變管理理念促進內(nèi)涵式發(fā)展

創(chuàng)新是新時代發(fā)展的要求，是辦公室管理的靈魂。大數(shù)據(jù)時代信息更新快、傳播速度快，學科型學院辦公室管理人員應(yīng)該更新管理理念，主動創(chuàng)造性開展工作，運用新視角、新手段，探索處置應(yīng)急事件的新途徑。辦公室管理人員的服務(wù)職能體現(xiàn)在以教師和學生為根本，應(yīng)該提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)內(nèi)涵，為人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務(wù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.4 構(gòu)建科學考核長效機制

學科型學院辦公室應(yīng)該建立科學的考評機制，完善激勵機制，營造激勵的管理氛圍。筆者認為，從以下幾個方面構(gòu)建考核長效機制：一是注重過程考核，加強學院領(lǐng)導的巡查與問候，使管理人員的工作得到認同。二是建立完善的考評體系及科學的考核指標體系，根據(jù)辦公室管理工作的特點和規(guī)律，采用定性和定量有機結(jié)合的方式對辦公室管理人員進行考核。“德”、“能”考核內(nèi)容采用定性方式，而“勤”、“績”采用定量考核方式[9]。三是借鑒360度績效考核方法，全面、客觀地分析考核信息，保證了績效考核的客觀性和有效性[10]。

3.5 筑新平臺創(chuàng)新辦公室管理模式

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與辦公管理云技術(shù)也快速發(fā)展。科學型學院辦公室管理應(yīng)實行辦公技術(shù)平臺創(chuàng)新，建立智能化辦公管理平臺，實現(xiàn)辦公室管理模式智能化、信息化、數(shù)字化、無紙化，構(gòu)建辦公系統(tǒng)信息高速公路，縮短空間距離，實現(xiàn)信息資源的共享，使得各項信息能為學校的教學科研及管理服務(wù)，提高管理效率。

【參考文獻】

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