發票管理在單位內控管理中的風險分析及應對策略

姜子霞 孫衛華

【摘 要】發票是會計核算的原始依據，也是審計機關、稅務機關執法檢查的重要依據。發票管理制度的完善是單位內部控制建設的重要環節，也是國家稅務機關加大對增值稅發票監管力度的具體體現。本文就當前一些單位內部控制進程中發票管理建設所出現的主要問題做出風險分析，并針對這些問題對發票管理提出了合理化建議，以期進一步規范發票管理工作，實現單位內部控制建設的深入與完善。

【關鍵詞】發票;內部控制

中圖分類號： F275;F812.42 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）02-0197-003

【Abstract】Invoice is the original basis of accounting， and it is also an important basis for enforcement inspection by auditing agencies and tax authorities. The improvement of the invoice management system is a vital part of the internal control construction for the work unit， also is a concrete manifestation of the state tax authorities' efforts to strengthen the supervision of VAT invoices. This paper makes a risk analysis of the main problems in the invoice management construction of some work units in the current internal control process， and puts forward reasonable suggestions for invoice management in order to further standardize the invoice management and realize the deepening and perfection of the internal control construction for the work units.

【Key words】Invoice; Internal Control

發票是單位在購銷商品、提供或接受服務以及從事其他經營活動中，所開具和收取的業務憑證，是會計核算的原始依據，也是審計機關、稅務機關執法檢查的重要依據。一個單位的發票管理是該單位收支業務管理的重要組成部分。現階段，單位部分員工對發票管理的意識淡薄，缺乏相關風險控制設計理念。發票管理成為單位內部控制建設中的薄弱環節，發票的真實合理性、納稅人對發票重要性的認知度不高以及信息化程度低等始終是發票管理中存在的突出問題。因此，加強對發票的管理與控制，創新發票管理方式方法，嚴厲打擊違規違法行為，規范員工對發票的認識和使用，從而提高單位財務工作質量，降低稅收風險，是單位內部控制建設中發票管理的重中之重。

1 單位內部控制建設中發票管理的重要性

1.1 國家機關要求提高發票監管力度

2010年12月20日，國務院總理溫家寶簽署國務院令，通過了《國務院關于修改<中華人民發票管理辦法>的決定》，標志著我國對發票的使用及管理邁上一個新臺階。新《發票管理辦法》針對制作、擴散和使用假發票、虛開發票等違法行為做了進一步的細化，增強了可操作性，并加大對發票違法行為的懲處力度。同時，新《發票管理辦法》明確指明納稅人在開具、取得和使用發票過程中應當注意的問題，包括單位有權拒收不合規定的發票，發票的存放及保管問題等。可見國稅機關在發票監管上的重視程度。此外，《行政事業單位內部控制規范（試行）》指出，要加強單位自身風險評估能力，在單位層面和業務層面兩方面做好行政事業單位內部控制工作。山東省財政廳、山東省衛計委等相關部門也十分重視發票的管理，強調以創新性的信息化手段深入對發票的管理建設。2016年11月，省財政廳聯合省審計廳在濟南召開山東省行政事業單位內部控制建設經驗交流會。濰坊市中醫院創新了財務支付信息化管理系統，實現了包括發票管理、合同管理在內的全程信息化閉環式控制，規范了經濟事項審批及付款流程。加強發票管理的內部控制建設，有力保障了國家稅務體系有效運行，是依法治國的具體化，同時也是廉政建設和反腐工作的長效機制。

1.2 單位內部治理的需要

發票管理在財務的收入和支出環節都占據至高重要的地位。在一個單位的原始記賬憑證中，發票的占比不容小視，涉及供銷商龐雜，稅目繁多。完整、真實的發票信息是財務核算的重要憑證、是會計工作的基礎保障、是審計檢查的合法依據。梳理發票管理的風險點，加強發票管理內部控制建設，明確收入支出的范圍和標準，有利于解決單位收支流程混亂、流程不明確等問題，給財務工作者一個有力的管理抓手，從根本上解決資金浪費等舞弊行為，降低領導的履職風險;明確風控重點，有效降低因發票監管不嚴而產生的稅收及財務風險。

2 發票管理的主要風險點分析

2.1 發票的真實、合理性欠約束

隨著經濟體系改革的推進和各種業務的持續開展，涉及到的發票種類和數量也逐年遞增。在全面實行“營改增”后，國家加大了對增值稅發票的監管力度，偽造、虛開增值稅發票的現象有所控制，但很難從根本上杜絕上述套現現象。一些法律意識不強的銷售商非法獲取小規模納稅人、未領票或零開票企業信息及企業法定代辨認信息，向稅務機關冒領稅控系統及大量空白增值稅發票對外暴利虛開，以此牟利。虛假發票報銷、發票內容與實際業務不相符等現象時有發生。這就要求財務人員提高自身專業素質，強化對發票真實性、合理性的判斷力。現階段，社會上有些發票審核欠完善，部分財務人員沒有充分發揮其審核監督職責，缺少對發票中所列費用真實、合理的警惕性，沒有充分辨別所開具發票是否與實際業務內容及所附原始憑證、合同協議、說明等完全相符，致使虛假發票蒙混過關，造成不合理的資金支出。

2.2 獲取發票途徑欠合法、合規

發票是銷售商品和提供服務的重要憑證，是記錄此活動的主要原始憑證。消費者在購買、使用商品或接受服務時，應依照法定程序索要發票。這不僅是國家“以票管稅”政策的要求，也是保障消費者合法權益的支付憑據。但在經濟業務活動發生時，真正向供應商索要發票的往往是實際執行該項工作的相關業務人員。許多業務人員缺乏對發票的正確認識，忽視發票的重要性，對發票的思想意識淡薄，并不會主動索要發票，或以不規范的收據、白條、行政事業單位票據或非經營收入專用票據代替，造成國家稅收及費用報銷風險。一些不良商家為躲避繳納稅款，以各種名義的優惠條件逃避開票，或者提供二手發票、假發票欺騙消費者。此外，有的業務人員由于對單位財務信息不了解不熟悉，在索要發票時不能提供納稅人識別號或統一社會信用代碼，或向銷售方提供錯誤的單位名稱全稱或納稅人識別號，致使銷售方開具廢票，導致延誤發票正常入賬。

2.3 發票適用范圍不明，錯誤開具發票

有些財務人員由于自身專業素質欠缺，無法正確辨識哪些收入是應開具財政票據的政府非稅收入，哪些是應開具增值稅發票的應稅收入。更有甚者，部分人員缺乏對稅務知識的系統學習，存在私自增加征收品目，開具超出本單位合理業務范圍的發票的問題。發票適用范圍的不明確往往導致國家監管難度加大增加單位財務管理風險。此外，也存在財務人員無法正確填寫稅率及征收率的問題，一般納稅人一般計稅稅率與簡易征收率混淆開具，發票開具前無法準確區分計稅項目，按適用稅率或征收率開具。日常工作中，發票開具的主要錯誤是開發票時貨物勞務名稱和征收品目對不上，以及不同稅率征收品目發票開具錯誤，品目錯誤，導致沖紅時不能及時沖減對應發票開具書，產生稅收風險。

2.4 信息化程度低

目前，科學技術的迅猛發展為我國日新月異的變化提供了源源不斷的動力，信息化改革隨著經濟改革也在逐步深入。與之相比，單位的財務管理工作一直以來沒有質的飛躍，仍停留在重手工作業、以紙質憑證為主的水平上，很大程度上阻礙了單位經濟活動的內部控制建設。對于發票的報銷業務，大多使用的是最初始的人工審核方式，在開具發票時，雖然可以使用稅控系統開具增值稅發票，但開具后仍手工入賬，沒有一個完善的財務收支系統可供錄入發票信息，無法實現發票從產生到流轉再到報銷歸檔過程的有效監管。這樣繁瑣、重復性高的低水平發票管理方法，不但浪費了寶貴的人力物力資源，而且無可避免的產生人工失誤，對每月的增值稅稅額核對與申報也造成了極大困擾。

2.5 缺乏對電子發票的使用、推廣與審核

2013年2月，國家稅務總局頒布了《網絡發票管理辦法》，該辦法第15條明確規定：省以上稅務機關在確保網絡發票電子信息正確生成、可靠存儲、查詢驗證、安全唯一等條件允許情況下，可以試行電子發票。同年6月，北京國家稅務局、地方稅務局、商務委員會、工商局聯合發布公告，自此，開啟了電子發票的真正應用。電子發票與紙質發票相比，不僅有效規避了消費者不主動索取發票、商家偽造發票或違規開具發票的風險，而且節約了人力、物力成本，保障了開票信息在稅務部門與銷售商間的數據實時共享，極大提高政府監管效力。由于多數單位目前缺乏應用服務平臺的技術支撐、需開具發票款項、收款形式和方式受限及財務管理的資金投入不足等原因，單位在電子發票的使用和推行方面存在障礙，沒有充分利用電子發票的優勢進行發票管理和稅額統計。此外，電子發票存在沒有“原件”與之對應的弊端，給發票審核環節造成一定困難。

3 加強內部控制建設中發票管理的建議

3.1 建立健全發票管理制度

根據新出臺修訂的《發票管理辦法》，將本單位發票管理工作量化、細化，堅持將發票管理工作從嚴從細管理，根據外部相關政策制度，制定適用于本單位的發票內控管理制度，重視內部控制評價的作用，將內控管理制度逐步落實。同時，規范發票的申領、啟用、核銷和作廢流程，建立票據臺賬，做好票據的日常保管和序時登記工作。在發票使用上，應按序號使用，不可跳號使用。不可違反規定轉讓、出借、代開、買賣發票，不得擅自擴大發票的適用范圍、修改開票標準。此外，應配置專有的發票保管設備，并做到人走柜鎖。在選擇供應商時，要注意對其進行全方位的調研和考察，盡可能選擇誠信度較高的經銷商。

3.2 加強相關人員培訓，進行發票知識普及教育

要加強對財務人員的培訓，加強對發票真實性和合理性的審核及監督，防止不合規的偽造、虛開發票流入單位，為發票風險管理把好關;此外，加強對業務人員的發票知識普及教育，使其認識到增值稅發票的重要性，提高他們對發票風險管控的意識，降低單位的稅務風險和財產損失。同時，應明確相關人員職責，建立責任追究機制。首先，要建立和優化費用報銷流程和發票審核機制，明確相關人員職責，規范發票管理，防范發票風險。其次，要對業務人員、財務人員和合作的經銷商分別采取不同的責任追究措施，督促其規范發票管理。

3.3 重視內部審計作用

在現行事業單位財務制度下，單位需要建立完善的現代審計體系，使得領導對內控情況進行全方位的了解和把控，加強內部的控制和管理，從而滿足當前業務發展需要，對單位的經濟活動進行監督和評價，提升單位內部核心競爭力，為單位的經濟發展提供真實完整客觀的審計報告和查錯防弊信息。單位應加大對發票的內部審計力度，提高管理水平，最大程度上避免資金流失。此外，單位應對發票管理的內部審計工作進行規范評價，及時發現問題，提出相應的解決措施，使內部控制建設和內部審計結果得以充分落實，從而降低經濟風險，為單位的發展夯實根基。

3.4 開發增值稅發票管理系統

為迎合社會發展，要加大對財務管理的信息化資金投入，積極利用信息化技術實現經濟活動的內部控制建設之中，將發票管理納入信息化管理的軌道。單位可與第三方技術公司合作，開發增值稅發票管理系統、手機APP或微信小程序，以增值稅發票票面上的發票號、二維碼或代碼作為發票辨識依據，從發票填開、發票真偽、發票報銷等功能入手，對發票進行全過程全方面管控。或將現有的稅控系統與單位收支管理系統相對接，實現財務數據的有限整合。以更高效、準確的信息化系統代替傳統手工作業，使發票管理工作更加準確、及時，一方面把財務人員從日常枯燥機械的工作內容中解放出來，調動了員工的工作熱情;另一方面保證了發票的真實完整性，有效彌補稅收漏洞，降低單位稅務風險，提高對經濟活動的內部控制水平與效率。

3.5 加強對電子發票的管理

與國外電子發票的廣泛使用相比，我國電子發票仍處于使用推廣的起步階段，會計人員要提高對電子發票的認識、認可，正確合理開具電子發票，加強對電子發票的管理，針對電子發票并無“原件”或“原物”與之相對應的缺點，在辦理電子發票入賬業務時，要謹慎辨別發票真偽，判定業務合理性，謹防多次打印件或復印件錯誤入賬情況的產生。同時，會計人員應提高自身專業能力，密切關注國家對電子發票的相關政策變化，抓住機遇，努力尋求成熟的服務平臺支持，合理使用電子發票管控成本，完善發票管理方式。