《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

四、企業(yè)檔案收集工作要求

7.5.2? 分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。分類方案應(yīng)附有分類說明。

1.企業(yè)檔案分類方案的結(jié)構(gòu)

企業(yè)檔案分類方案由編制說明、類目表、類別號三部分組成。

（1）編制說明

編制說明是分類方案的前置部分，是對企業(yè)檔案分類方案的編制目的與原則、分類的依據(jù)、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置與標(biāo)識以及檔案的實(shí)體排架等若干問題的解釋，是使用企業(yè)檔案分類方案的指南。

（2）分類表

類目表是分類方案的主體部分，是由縱向類目和橫向類目構(gòu)成的，它將企業(yè)各職能活動中所形成的全部檔案按類目進(jìn)行劃分排序，并以圖表的形式表示出來，類目表能夠反映出企業(yè)全部檔案的類目體系。分類表有三種形式，即分類體系表、分類類目細(xì)分表、分類主題詞表。

（3）類別號

確定對檔案進(jìn)行類別標(biāo)識的代字代號，并對檔案排列方法做一說明。

2.編制企業(yè)檔案分類方案的要求

（1）要保證企業(yè)檔案分類方案類目體系的嚴(yán)整性。企業(yè)檔案分類方案的類目體系是分類方案的主體，它是各級類目構(gòu)成的一個橫向和縱向關(guān)系的等級系統(tǒng)。橫向表現(xiàn)了各級同位類之間的并列關(guān)系，形成了各級“類別”;縱向表現(xiàn)了上位類與下位類之間的從屬關(guān)系，構(gòu)成了一個個“類系”。

（2）要體現(xiàn)企業(yè)檔案分類方案類目體系的可包容性。企業(yè)檔案分類方案必須具有足夠的容量，其類目設(shè)置要能夠體現(xiàn)和容納企業(yè)檔案的全部內(nèi)容，使每一種和每一部分企業(yè)檔案，都能夠在分類方案的類目體系中找到自已應(yīng)有的合理位置，并力求簡明易懂，便于檢索。

（3）要保持企業(yè)檔案分類方案的相對穩(wěn)定性。企業(yè)檔案的分類關(guān)系到檔案管理工作的全局。如果檔案的分類發(fā)生變化，將會牽一發(fā)而動全身，引起檔案管理工作的一系列變化，有些工作甚至要從頭做起。因此，企業(yè)檔案的分類方案應(yīng)具有更長的適用期，一經(jīng)確定，必須保持相對的穩(wěn)定。

3.企業(yè)檔案分類方案的編制方法和步驟

（1）調(diào)查研究

要熟悉企業(yè)檔案的分類規(guī)則、理論與方法，研究和掌握本企業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)。

（2）形成類系

根據(jù)企業(yè)檔案分類方法與庫藏檔案的基本種類設(shè)置檔案大類，劃分其屬類，進(jìn)行類目排序，形成企業(yè)檔案類目體系。

（3）給定類別號

為企業(yè)檔案的每個類目固定相應(yīng)的代字或代號。

（4）制成文件或圖表

將形成的企業(yè)檔案類目體系用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式表達(dá)出來。類目表現(xiàn)形式主要有三種：圖示法、表格法、縮行法。

（5）撰寫說明

指出企業(yè)檔案分類方案的編制依據(jù)、分類標(biāo)準(zhǔn)、類目代字或代號的使用方法。

4.企業(yè)檔案分類基本方法

檔案的分類就是根據(jù)企業(yè)職能及其檔案的來源、時間、內(nèi)容、特點(diǎn)、形式和相互聯(lián)系，把一個立檔單位形成的全部檔案按照一定的準(zhǔn)則分門別類，形成一個相互具有從屬關(guān)系和平行關(guān)系的有機(jī)系統(tǒng)，達(dá)到便于科學(xué)管理與檢索利用的目的。對企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，是企業(yè)檔案整理工作的一項(xiàng)核心內(nèi)容，包括確定分類方法、制訂分類方案、編制分類號。檔案分類的質(zhì)量在很大程度上取決于分類方法的確定是否科學(xué)合理。類目設(shè)置應(yīng)涵蓋企業(yè)檔案的全部內(nèi)容，并保持相對穩(wěn)定，還要留有一定的余地。分類號的編制力求簡明扼要，方便實(shí)用。

（此部分未完待續(xù)）