財務共享中心網上報銷系統及其應用

華正濤

（北京經緯信息技術有限公司， 北京 100081）

隨著信息技術及計算機技術的快速發展，涌現出許多種財務軟件，這些軟件不僅能夠提高企事業單位在財務管理方面的準確性，還能提高財務管理效率[1]。財務軟件雖然眾多，卻仍然不能滿足我單位的實際需求。財務人員還都埋在日常事務之中，導致管理水平不能得到提升，例如：預算管理在事后進行管控，不能得到事前或事中有效控制；報銷內部制度不能有效執行，存在不能按照內部控制審批流程進行審批的現象；對于內外部檢查，需查詢大量原始單據等。為了提高工作效率，融合內部控制制度，簡化報銷流程，加強預算管理，提高員工報銷的滿意度，實時出具財務管理報表，為領導決策提供依據，提出財務共享中心網上報銷系統[2-4]。該系統實現了單據在線流轉和各級領導在線審批，全流程跟蹤，落實了財務的內部控制、管理以及預算控制制度，加快了員工報銷進程，提高了工作效率和質量。

1 網上報銷系統

網上報銷系統作為一個平臺，將各個業務板塊進行集成[5-6]，通過對財務信息的收集、整理、加工和分析，生成各類財務管理報表，為有效開展財務管理活動提供全面、及時、準確的信息支持，將各功能模塊有機集合，實現財務信息共享，為領導決策提供依據[7-8]。

圖1 網上報銷系統網絡架構

1.1 系統網絡架構

網上報銷系統網絡架構如圖1所示。

1.2 系統功能

網上報銷系統功能框圖如圖2所示。

1.2.1 費用管理

該費用管理為廣義上的費用管理，不僅包含個人報銷，還包括對公業務的成本、費用入賬。主要為公司成本、費用類的報銷，以及根據發票辦理對公付款事宜，員工或經辦人根據報銷類型，在網上填具報銷單據，財務人員審核無誤后在相應成本費用科目進行記賬歸集。

1.2.2 預算管理

公司內各部門可按照項目和費用使用情況進行預算管理，通過當年的發生額，生成部門當年數據，據此編制下年的預算，并由各部門的預算匯總生成公司整體預算。

1.2.3 報表管理

系統具有強大的分析功能，可以根據管理者的要求對數據進行多維度分析，生成各類財務管理報表。例如：查詢報銷人當年的各項費用、出差情況；某個項目當年預算完成情況，合同執行情況；公司合并口徑的各項數據完成情況等，為領導決策提供強有力的依據。

1.2.4 往來管理

通過系統中的供應商維護，與合同管理信息系統建立聯系，按照合同執行情況進行供應商的掛賬或清賬處理，并將相關信息及時反饋至合同系統。

1.2.5 稅務管理

稅務管理主要通過網上報銷系統實時收集相關稅務信息，與金稅三期系統對接，實現自動查驗發票、自動獲取稅務發票全票信息、自動認證進項發票等。

1.2.6 資金管理

實現付款業務管理，通過網上報銷系統向SAP（System Application Products）推送，并生成待辦憑證，員工報銷部分通過其他應付款歸集后向銀行報盤發放，采購付款部分采取銀行轉賬方式支付，財務人員據此進行清賬處理等操作。

2 網上報銷系統應用

2.1 網上報銷系統流程

圖2 網上報銷系統功能框圖

費用部分操控流程如圖3和表1所示。

圖3 費用部分操控流程圖

表1 費用部分操控流程表

報銷系統采用二維碼和光學字符識別（OCR）技術，每一張報銷單都生成一個唯一的二維碼，通過掃描，財務人員即可看到該報銷單的具體情況，例如：部門、分攤項目、審批進程、單據金額等。因此，員工、外地工作人員和出差人員可以無地域限制地填報線上報銷單，解決異地報銷問題。

2.2 與預算融合及應用

（1）與個人預算費用報銷部分融合。以通信費為例，在系統中設置每個人的通信費預算，給出當期報銷金額，已報銷金額。這樣，員工在報銷時就可以很清楚自己額度是多少，還剩下多少額度等，實現了預算的事前控制。

（2）通過與SAP的縱向課題對接，實現預算控制。SAP中的縱向課題預算到明細科目，因此，通過與SAP的縱向課題對接，可以對出差進行事前把控，事中跟蹤，事后反饋。

（3）通過項目、費用預算管理，形成各部門預算，并實現對部門預算的控制。部門預算可以根據列支的費用預算、項目預算，通過對由點到面的層層匯總，形成部門預算，并達到總體的預算控制。

（4）從公司層面上實現預算的控制。作為集團公司進行管理，對下屬公司的預算在網上報銷系統進行控制，由下屬公司形成各企業預算，再在集團公司層面形成公司級預算，并對預算實時管理、控制，隨時出具預算執行情況，生成各類財務管理類報表。

（5） 預算的執行及反饋。網上報銷系統與預算管理的融合，使企業對預算管理更方便、快捷和高效，通過后期對預算報表的開發，使管理部門實時掌握預算的情況，并能及時反饋給各業務部門，使業務部門及時把控預算管理，更好地執行預算。

（6） 預算的考評。年終通過系統出具的各部門預算執行情況表及公司層面預算的執行情況，方便管理部門對各業務部門做出評價，并針對評價指標，對各業務部門預算的完成情況進行績效考核和獎懲。

2.3 與內部控制制度融合

系統的上線，實現了與內部控制制度相融合，杜絕了內部審批的漏洞，完善了內部控制管理制度。

（1）差旅費出差時間自動計算。在填具報銷單據時，系統自動計算出出差的天數，根據填具的出差地點，自動甄別出差伙食補助標準。同時，根據填具的乘坐時間，系統可以自動計算出夜間補助或者乘車超過12 h的補助。

（2）系統自動核算差旅費出差地住宿標準。系統會根據出差的地點，自動計算出住宿的標準，這樣，在系統中可以直接看出住宿費是否超標以及費用報銷單的上線，極大地節省了時間，也杜絕了差錯。

（3）系統自動計算交通費金額。對于差旅費中的市內交通費，根據員工在報銷時在系統上填具的時間、金額，系統自動計算出總金額，減少財務人員出錯概率，提高準確性。由于系統增加了排序功能，財務人員會很容易根據排序后的發票號碼檢查發票是否有連號，是否在出差期間等，減少了工作量與出錯的概率。

（4）報銷節點實時查詢。報銷流程簽批便捷、高效，可以在移動端直接審批上傳的各類報銷數據，對于不合格的單據，系統會直接給出不合格理由，讓報銷人清晰明了。

（5）費用自動進行分攤。成本、費用系統會根據填具的項目名稱或者部門名稱進行費用分攤，不存在財務人員手工記賬錯誤的問題，同時，項目系統會自動顯示出代碼和內容，杜絕手工填錯項目號的問題。對于員工出差去不同地方、為不同項目服務，則可以將成本分攤到不同項目中去。

（6）與SAP對接。系統與SAP對接，自動生成憑證，不需財務人員再手工錄入，提高工作效率，降低出錯概率。

（7）杜絕重名人員支付錯誤。由于在成本、費用系統中對于已過賬的報銷單會自動向SAP中推送，且在SAP中自動生成憑證，生成的憑證在摘要信息中自動代入員工編號，由于員工編號唯一，這樣就避免了對于重名的人員在支付款項時付錯款情況的發生。

（8）原始單據實時查詢。對于上級單位的檢查，可以實時調用原始憑證，方便查詢。

3 數據分析和使用

3.1 報銷費用統計

在網上報銷系統中，根據報銷的費用類型，自動統計出各類報銷費用所占的金額比例和筆數比例。例如，可以根據需求，進行數據分解，了解各部門報銷的費用金額和筆數及所占比例。由于差旅費占費用中的主要部分，因此，可對差旅費的費用進一步分解，如圖4所示。

圖4 差旅費各項費用統計表

從圖4可以了解差旅費中各項費用所占的比重，這樣可以更好地進行費用的管控。

3.2 報銷時長統計

（1）對報銷時長進行統計，可以看到各個節點的審批情況，有平均報銷時長，時長和最長時長，如圖5所示。

圖5 報銷時長統計

從圖5就可以看到每個節點審批的時間，便于了解費用審批情況，提高流程審批速度和管理效率，加快員工報銷的進程。

（2）對填報的報銷單駁回次數進行統計，便于了解各個部門填具報銷單的質量，有針對性地進行培訓或者整理。

3.3 報銷統計報表

網上報銷系統的報銷統計報表功能，將報銷的各類費用及筆數生成報表。這樣，從圖形和數據兩個方面了解各個部門的報銷情況。通過表格，可以看到每個部門、每一項費用的總體情況。網上報銷系統不僅實現了部門、公司、合并層面的統計，還實現了項目統計、對項目進行分類匯總，所以，各項報銷明細一目了然，方便項目的實時管理、方便項目負責人隨時了解項目的費用使用情況。

4 結束語

網上報銷系統的應用，有效地促進了業財融合，實現了全流程跟蹤和全過程管理。此外，采用二維碼和OCR識別技術，每張報銷單生成一個唯一的二維碼，實現員工報銷無地域限制。目前，網上報銷系統使財務人員人工時間節約75%左右，實現了財務人員由“核算會計”向“管理會計”轉型。系統還融入了內控制度和預算管理。管理人員可以實時查詢各項費用，進行預算控制，同時，可以生成各類財務管理報告，為領導決策提供依據。

今后，將進一步完善網上報銷系統，引入商旅平臺，開發手機APP，實現網上報銷系統移動審批，進一步提高報銷審批效率和優化用戶使用界面。