工作流技術在辦公自動化系統中的運用

鐘卓霖

（深圳職業技術學院，廣東深圳，518055）

1 工作流技術概述

工作流按照企業內部實際業務流程，采用信息技術使各項業務能夠自動化處理，有利于提升辦公效率，在當前各個辦公領域逐漸普及[1]。按照辦公自動化系統實際應用特征，在該系統中運用工作流技術，是以明確的業務目標為前提，采用信息技術和自定義業務準則，由系統自動處理信息并且實現各項業務流轉（如圖1）。

圖1 基于工作流技術的辦公自動化系統結構設計

應用工作流技術要遵循3R原則，其中包括任務（Roles）、規則（Rule）、路由（Route）[2]。企業運行辦公自動化系統，必然會包含大量辦公業務流程，而這些業務流程所對應的工作，要想真正提升工作的完成效率以及系統運轉靈活性，遵循3R原則可以將業務流程簡化，確定任務內容、執行時間與執行人的基礎上，更加高效的完成業務處理。

2 辦公自動化系統中的工作流技術要求

（1）編制流程

信息流內的所有業務流程，利用工作流技術搭建圖形化模型，采用定制工具獲取需要的圖形化元素，另外則要選擇合理的建模方法與管理方法。包括如下流程：①打開流程設計圖；②導入流程實例；③儲存流程實例；④導出流程實例；⑤刪除流程實例；⑥發布流程圖。

（2）監管流程

根據組織流程情況，采用工作流技術對其進行監督，發揮管理功能保證各個環節管理的安全性與可控性。工作流有關指標統計也可以利用工作流技術實現。

（3）客戶端交互

工作流過程的實例、客戶雙方實時交互，其中還涉及到工作流有關的所有數據處理、修改等。

（4）運行服務

通過工作流運行服務，營造適合工作流業務流程的環境，辦公自動化系統的用戶對這一部分并不完全可見。例如實例化、執行環節模型、外部資源交互、維護運行環境數據處理、重要數據檢查與恢復等。

3 基于工作流技術的辦公自動化系統設計與應用

3.1 系統結構設計

(1)視圖層。利用JSP頁面幫助用戶獲取需要的系統功能，該頁面中不僅囊括HTML代碼，還涉及到CSS以及Ajax等，直接面向客戶。視圖層設計要注重整體頁面的簡潔性與美觀性，為客戶操作提供便利[3]。

(2)控制層。控制層也可以被稱作Struts2 Action 層，負責接收由用戶發出的各項表單數據，按照攔截器設定的規則過濾所有輸入數據，并且將過濾之后的數據傳輸到Service層展開業務邏輯處理[4]。如果Web服務器已經結束各項業務的請求，那么控制層便會按照Struts配置文件馬上跳轉頁面。

(3)業務邏輯層。該層級為service層，對辦公自動化系統中功能處理業務邏輯類進行定義。SSH框架中service層的設計一般會用到spring框架，辦公自動化系統還需要搭配數據庫，使得系統各項功能能夠獲取充足的數據支持。所以service層要整合spring框架和數據持久化層Hibernate框架，其中spring框架設計要使用Hibernate定義實體類直接面向接口編程，對于接口的設計期間會自動生成spring.XML文件，直接對業務處理接口地址與名稱等、控制層struts類接口與名稱等進行定義。

(4)數據持久化層。將其稱為DAO層，SSH框架中DAO層設計會用到Hibernate框架，專門負責所有數據實體的持久化處理，其本質在于封裝數據、實體類數據庫表之間的映射關系。通過Hibernate框架進行數據持久化處理，利用注解形式達到數據持久化處理的效果，或者直接采用配置文件。設計DAO層所有配置文件，可以建立數據表和數據實體類之間的映射關系。除此之外，DAO層要有對應的數據庫，保證數據持久化處理有效性。

(5)數據庫層。所謂數據庫層，其中囊括大量系統數據，也可以直接理解為關系型數據庫管理系統，是辦公自動化系統中非常重要的層級之一。

設計工作流模型環節，辦公管理包含的工作流程比較多，例如公文流轉、審批流轉，工作流程對應邏輯存在差別，但基本邏輯也有一致的共性。通過工作流組織模型，了解工作流所有節點間關系模型，其中包含職工之間、職工和部門之間的關系，按照實際需求對其進行定義[5]。另外，創建工作流過程模型，其中所有節點均是活動的代表，實施活動要有專門人員、角色、部門負責。所以，工作流組織模型也是過程模型必不可少的支撐。過程模型包含的活動、組織模型實體之間關系比較單一，即為動態關系，加強了兩個模型之間的獨立性，使各項工作流程的實施更加靈活與高效。

3.2 辦公自動化系統中工作流技術的應用

(1)個人辦公

企業內部搭建個人辦公系統，應用工作流技術可以發揮出多樣化功能，幫助辦公人員整理當日工作安排，或者設置公務箱與個人電子郵件等。與此同時，個人辦公運用到的現代化設備也可以通過工作流技術，設置語音提醒或者文字提醒，按照辦公人員實際需求，避免出現重要業務遺漏的現象。

(2)辦公管理

1）公文管理

以往企業在辦公中的公文管理，這一方面更多是采用人工管理的方式，所有資料或者是需要審批的公文，均要以人工的方式進行傳達，難免會導致人為失誤。應用工作流技術可以記錄公文所處狀態，并且對其進行緊密跟蹤，利用信息技術實時傳達、記錄領導審核意見，并且反復審核公文內容，提高公文管理的效率。

2）科研管理

企業中科研管理內容比較多，并且要按照時間要求及時上傳到辦公自動化系統當中，針對科研內容來源渠道，應該逐級展開審查與歸類，分批次統計，獲得的科研成果也要登記到系統當中。憑借工作流技術的優勢，還可以做好科研成果保護工作，重要的科研數據可以及時備份與檢查，參考國內外優秀科研成果，幫助科研內容的創新與研究。

3）人事管理

企業中所有職工作為必不可少的人力資源，分別有對應的檔案，分別歸屬于各個部門。人事檔案文件所處狀態，利用辦公自動化系統便可以實時查閱，期間應用工作流技術及時了解職工人事變動、薪資與獎懲記錄等，使得人事管理效率與質量得到提升。

4）財務管理

企業經費預算是財務管理的重要內容，管理人員準確記錄經費預算，并且按照要求進行核查，期間便可以采用工作流技術，任何與財務相關的文件均可以進行信息化處理。如果各個部門提出用款申請，在辦公自動化系統中也會及時通知。

3.3 辦公信息共享

企業中的政務辦公部分包含共享信息，這些需要共享的數據資源務必要合理分配，避免在辦公過程中出現資源分配與使用上的矛盾。如果一些事項、通知需要告知所有職工，那么便要利用公共平臺，將全體職工聯系方式上傳到該平臺中，必要時便可以統一聯系并通知，提高工作效率[6]。信息管理方面，利用工作流技術將企業內所有數據公開，職工登錄辦公自動化系統后邊可以自行查詢、下載，使信息交流范圍擴大，如果發現系統中的數據統計錯誤，也可以及時發現并修改。企業的信息系統與平臺在信息流技術的支持下，也可以強化管理與維護，系統中的各個模塊分別承擔不同功能（如圖2），因此在辦公自動化系統中分別對其進行詳細的介紹，為各項辦公業務提供便利條件。

圖2 辦公自動化系統模塊功能