基于iPad的檔案電子化管理方法探討

王志勇

摘 要：該文針對(duì)當(dāng)前紙質(zhì)科技檔案管理的弊端，提出了基于iPad的科技檔案管理思路，并給出了具體的功能設(shè)計(jì)與工作模式，按照當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，提出了應(yīng)用iPad系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的方法，相信對(duì)從事相關(guān)工作的同行能有所裨益。

關(guān)鍵詞：iPad 科技檔案 管理 電子化

中圖分類號(hào)：G434 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）01（b）-0-02

信息化的核心本質(zhì)是信息資源的開發(fā)利用。企業(yè)信息化建設(shè)是建設(shè)在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)基礎(chǔ)上的企業(yè)管理與科學(xué)技術(shù)的系統(tǒng)工程。而一個(gè)企業(yè)中的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件運(yùn)用的好壞直接對(duì)生產(chǎn)產(chǎn)生極為重要的影響。該文對(duì)iPad系統(tǒng)的管理及應(yīng)用的實(shí)例進(jìn)行分析，更加合理科學(xué)地管理科技檔案，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

1 系統(tǒng)的基本任務(wù)、工作模式

1.1 iPad系統(tǒng)基本任務(wù)

iPad系統(tǒng)基本任務(wù)主要是提高設(shè)計(jì)人員工作效率和工作質(zhì)量，加強(qiáng)電子檔案工作的系統(tǒng)化、科學(xué)化管理，保證網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全通暢。主要內(nèi)容有日常圖紙整理步驟、檔案人員操作手冊(cè)、設(shè)計(jì)人員使用手冊(cè)、統(tǒng)計(jì)人員使用手冊(cè)、管理員配置手冊(cè)等8個(gè)方面。

1.2 iPad系統(tǒng)的工作模式及主要功能

iPad從CAD圖紙的源頭—圖紙打印入手，對(duì)工程設(shè)計(jì)人員手中的CAD圖紙進(jìn)行非人工干預(yù)的自動(dòng)收集。首先設(shè)計(jì)人員通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)出打印申請(qǐng)，提交給出版人員，出版人員對(duì)收到的圖紙進(jìn)行硫酸圖紙的打印，打印完畢后圖紙自動(dòng)存入Domino數(shù)據(jù)庫。此后系統(tǒng)后臺(tái)對(duì)CAD圖紙中圖標(biāo)信息進(jìn)行提取，并將提取的信息發(fā)布，供設(shè)計(jì)人員查詢、瀏覽、下載。iPad系統(tǒng)流程圖見圖1。

該系統(tǒng)以高速網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為支撐，以DOMINO數(shù)據(jù)庫為核心、SQL server數(shù)據(jù)庫為補(bǔ)充，集成了CAD圖紙的打印、出版、實(shí)時(shí)積累、整理入庫、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、高速檢索、查詢下載等主要功能。

1.3 檔案管理的主要任務(wù)

對(duì)日常圖紙整理。iPad系統(tǒng)提供了和其他“電子檔案管理軟件”接口功能，SQL Server數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換服務(wù)器具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)連接和轉(zhuǎn)換功能，通過這個(gè)接口可以從每張CAD圖紙文件中提取出來工程名稱、設(shè)計(jì)階段、工程圖號(hào)、圖名、設(shè)計(jì)人等信息，直接寫入到“電子檔案管理軟件”的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，減少了檔案人員的手工錄入文件級(jí)目錄信息的內(nèi)容。過去檔案人員每日錄入文件級(jí)300條，現(xiàn)在從iPad系統(tǒng)檔案接口樹狀圖標(biāo)提取300張文件級(jí)內(nèi)容只需幾分鐘的時(shí)間。大大提高檔案整編速度，使檔案整編人員從繁重的錄入工作中解脫出來，提高了“電子檔案管理系統(tǒng)”的使用效果。檔案整編人員對(duì)圖標(biāo)信息進(jìn)行提取在檔案計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，在寫入圖紙文件信息前，檔案整編員以藍(lán)圖與iPad系統(tǒng)中提取的每卷冊(cè)圖紙對(duì)照，核對(duì)是否完整正確，以藍(lán)圖為準(zhǔn)，加以更正。例如：一冊(cè)圖紙如藍(lán)圖目錄上標(biāo)明是10張，而在iPad系統(tǒng)中是8張，檔案整編人應(yīng)補(bǔ)全另外2條文件信息。對(duì)于顯示有提取出錯(cuò)的圖紙，檔案整編人整理成標(biāo)準(zhǔn)圖號(hào)再整編入庫。寫入過程結(jié)束后，系統(tǒng)將這些圖紙加上“已經(jīng)入庫的標(biāo)志”。

iPad實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)提取、調(diào)用及查詢，避免CAD圖紙信息在不同軟件中重復(fù)錄入而造成的信息不惟一和不可用等問題，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的惟一性、正確性，增加了流程管理的實(shí)用性，初步實(shí)現(xiàn)了部門CAD制圖與自動(dòng)歸檔規(guī)范化、智能化、一體化的全過程工作管理，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集中管理及有效共享。

2 運(yùn)用iPad系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理

通過手機(jī)CAD圖紙歷史版本，實(shí)現(xiàn)iPad工程圖紙管理系統(tǒng)的綜合自動(dòng)化、一體化，可以豐富館藏，提高設(shè)計(jì)水平，促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高。在網(wǎng)上直接截取文件級(jí)圖紙目錄，同時(shí)也節(jié)省人力，減少紙質(zhì)檔案的借閱量。實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的提供利用功能將大大削弱，圖紙及相關(guān)資料的借閱工作主要在電子檔案管理系統(tǒng)中完成。檔案管理人員從紙質(zhì)檔案的整編工作轉(zhuǎn)變成對(duì)磁介質(zhì)檔案的收集、整理和存儲(chǔ)工作。有了電子檔案后，可只保存一份，每年節(jié)省檔案密集架5節(jié)（每節(jié)1600元），若每?jī)?cè)藍(lán)圖成本5.71元，每年可節(jié)省曬圖費(fèi)2.28萬元，這樣即縮小了庫房存儲(chǔ)空間，又降低了成本。還可進(jìn)行光盤刻錄為用戶提供電子版的工程圖紙及資料。如果每套電子版光盤售價(jià)1萬元，假定單位每年設(shè)計(jì)的工程大約30多項(xiàng)，一年即可創(chuàng)造30多萬元效益。通過數(shù)據(jù)庫，可以設(shè)計(jì)成品-光柵、設(shè)計(jì)成品-矢量、原始檔案、規(guī)程規(guī)范、文書檔案、外院藍(lán)圖、科技資料、會(huì)計(jì)、聲像、地形圖、設(shè)備等檔案類型數(shù)據(jù)庫。

運(yùn)用此軟件，也將方便設(shè)計(jì)人員，優(yōu)化設(shè)計(jì)工作，充分體現(xiàn)為工程設(shè)計(jì)人員服務(wù)的思想。實(shí)行檔案電子化工作管理后，檔案室將取消卡片檢索，專業(yè)人員可以在網(wǎng)上查詢?cè)紮n案是否已歸檔、瀏覽可套用的圖紙用于相近工程，下載設(shè)計(jì)水平最高的本專業(yè)圖紙來進(jìn)行下一個(gè)工程的修改和利用，工程設(shè)計(jì)進(jìn)度加快。使設(shè)計(jì)人員節(jié)省了到檔案室調(diào)圖、查閱檔案所花費(fèi)的時(shí)間。設(shè)計(jì)人員在現(xiàn)場(chǎng)工地進(jìn)行技術(shù)服務(wù)時(shí)，只要撥號(hào)上網(wǎng)即可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問iPad工程圖紙檔案系統(tǒng)，使企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)工程圖紙資料信息共享，既提高了工作效率，又降低了勞動(dòng)強(qiáng)度。

計(jì)算機(jī)管理員為每一個(gè)設(shè)計(jì)人員設(shè)定基本權(quán)限，只能按需下載該專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的工程圖紙，并定期對(duì)收集上來的電子文件進(jìn)行光盤備份，異地保存，以防服務(wù)器發(fā)生不可預(yù)知的事故，提高了檔案資料的安全性。

iPad系統(tǒng)還提供了可靠的基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，快捷、方便，對(duì)于工程的投資及評(píng)價(jià)、估算、預(yù)測(cè)和企業(yè)一定時(shí)期的人員配置等都具有重要的參考價(jià)值。

3 結(jié)語

通過iPad工程圖紙管理系統(tǒng)的使用，提高了工作效率，解決了工作中的實(shí)際問題，得到了設(shè)計(jì)人員和檔案管理人員的雙重認(rèn)可。iPad工程圖紙管理系統(tǒng)，實(shí)用性強(qiáng)、安裝方便、易于操作，滿足了設(shè)計(jì)人員CAD圖紙利用和科技檔案歸檔工作一體化的要求，在許多工程設(shè)計(jì)單位有廣泛的應(yīng)用空間。

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