《企業檔案工作規范》解讀

第七章 ?企業檔案工作業務建設

五、企業檔案整理工作要求

7.5.2 ?分類方案應依據企業管理職能，結合檔案形成特點制定，并應保持相對穩定性和可擴充性。分類方案應附有分類說明。

4.企業檔案分類基本方法

檔案的分類就是根據企業職能及其檔案的來源、時間、內容、特點、形式和相互聯系，把一個立檔單位形成的全部檔案按照一定的準則分門別類，形成一個相互具有從屬關系和平行關系的有機系統，達到便于科學管理與檢索利用的目的。對企業檔案進行科學分類，是企業檔案整理工作的一項核心內容，包括確定分類方法、制訂分類方案、編制分類號。檔案分類的質量在很大程度上取決于分類方法的確定是否科學合理。類目設置應涵蓋企業檔案的全部內容，并保持相對穩定，還要留有一定的余地。分類號的編制力求簡明扼要，方便實用。

企業檔案分類的基本方法主要有以下10種：

（1）按職能分類。指按照企業的職能分工劃分企業檔案的類目。各類企業在檔案分類時均應將職能分類應用于一級類目（即大類）的設置。一般企業可按照《工業企業檔案分類試行規則》設置經營管理、生產管理、行政管理、黨群管理、產品生產、科研開發、項目建設、設備儀器、會計業務、干部職工等10個一級類目。企業也可以根據特殊情況，在上述10個一級類目的基礎上做適當增減。

（2）按年度分類。指按照文件形成或內容所針對的年度劃分企業檔案的類目。比較符合管理類檔案的形成規律和特點。

（3）按保管期限分類。指按照檔案的保管期限劃分企業檔案的類目。一般適合于管理類檔案二、三級類目的設置。

（4）按組織機構分類。指按照企業的內設機構劃分企業檔案的類目。按照組織機構進行分類，可以客觀地反映企業各個內部機構的工作活動的歷史面貌，保持企業中同一內設機構形成的檔案材料的完整。一般適合于大型管理性企業集團的檔案管理。

（5）按問題分類。指按照檔案內容所反映的問題性質劃分企業檔案的類目。按照問題進行分類，可使關于相同問題的檔案得到相對集中，有助于檔案的綜合開發利用。一般適合于管理類檔案。

（6）按專業分類。指按照檔案內容所涉及和反映的專業性質劃分企業檔案類目的方法。一般適合于產品、設備、基建、科研等科技類檔案二級及其以下類目的設置。

（7）按型號分類。指按照產品或設備的種類與型號劃分企業檔案的類目。按照型號進行分類，能夠使同一型號產品或設備的檔案材料集中地反映出其全貌及內部結構的關系。

（8）按項目分類。指按照獨立的項目劃分企業檔案的類目。按照項目進行分類，是以各個獨立的項目為分類單元，將同一個項目的檔案材料成套地集中在一起，使其能夠全面、系統地反映該項目的全部活動內容和過程。一般適合于科研、基建等檔案的分類。

（9）按特征分類。指按照某種工作產生的檔案的特定名稱劃分企業檔案的類目。一般適用于會計檔案的類目設置。

（10）按載體分類。指按照檔案的不同載體形式劃分企業檔案的類目。

還有一些其他分類準則，如按人物分類等。在實際應用時，不同層級的檔案分類可采用不同的分類標準。如，一級類目按職能分可設基建檔案類，而基建檔案的二級類目又可按項目分類，每個項目的三級類目還可按專業分類等等，可以綜合其中幾種分類標準靈活運用。企業檔案的分類要根據立檔單位的具體情況，包括企業性質、檔案種類與數量等多種因素來綜合考慮。檔案分類層次的確定亦應如此，不同性質、規模的企業，檔案的分類層次允許有差異，規模較小、檔案數量不多的企業可適當簡化檔案分類層次，可僅設一、二級類目;規模較大、檔案數量較多的企業檔案分類層次應多一些，可設置到三、四級類目。同一立檔單位不同門類的檔案，由于工作性質與任務以及檔案的數量各有不同，分類層次亦可有所區別。

（此部分未完待續）