Word長文檔排版

高平

摘要：Word長文檔具有內容多、 篇幅長的特點，因此排版工作量相對較復雜。如果處理方式不規范，不僅效率低下、易于返工，甚至會導致版面格式的混亂。

關鍵詞：Word;長文檔;排版

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2019）02-0231-02

Word是Microsoft公司推出的Office套裝軟件中的重要組件之一，是一種集編輯、制表、插入圖形及繪圖、排版與打印為一體的字處理系統。Word長文檔具有內容多、篇幅長的特點，我在排版實際工作中總結了一些經驗，與大家分享。

1 樣式

Word將命名的格式組合稱為樣式，使用樣式有助于長文檔創建目錄和構造大綱。系統中提供了一些樣式供用戶選擇，此外，用戶也可以根據需要自定義、修改、刪除樣式。

2 自動生成目錄

對于比較大的文檔，往往需要在最前面給出目錄，目錄包含文章中的所有章節標題、編號以及標題的起止頁碼[1]。

（1）設置三級標題。選中一級標題如“第一部分 信息技術基礎”，在【開始】|【樣式】組中選擇【標題1】樣式。選中二級標題如“第1章 信息技術與信息化”，在【樣式】組中選擇【標題2】樣式。設置三級標題。選中三級標題如“1.1 信息”，在【樣式】組中選擇【標題3】樣式。使用【格式刷】設置其它三級標題格式，選中已設為標題格式的文字，雙擊【格式刷】按鈕，移動鼠標到其它需設為相應級別標題的文字上刷一下即可。

（2）生成目錄。將插入點定位在準備生成目錄的地方，單擊【引用】|【目錄】|【自動目錄】，如果沒有需要的格式，可在下拉菜單中執行【插入目錄】命令，打開目錄對話框進行編輯。抽取目錄完成后。目錄與正文就有了鏈接關系，按住【Ctrl】鍵后，單擊目錄標題就會跳轉到相應的正文位置。

（3）更新目錄。如果文字內容或頁碼在編制目錄后發生了變化，單擊【引用】|【目錄】|【更新目錄】，打開【更新目錄】對話框，可選擇【只更新頁碼】或【更新整個目錄】，完成目錄的更新。

3 節的應用

在長文檔的處理過程中，經常會遇到不同章節不同的頁眉，封面、目錄及正文的頁碼編排不同，無疑必須使用文檔分節才能解決。操作方法如下，在【視圖】菜單下點擊【頁面視圖】， 將光標定位在要分節的前一頁，【頁面布局】菜單下選擇【分隔符】，在【分隔符】窗口，你會發現分節符有四種類型：下一頁：插入分節符并在下一頁開始新節;連續：插入分節符并在同一頁開始新節;偶數頁：插入分節符并在偶數頁開始新節;奇數頁：插入分節符并在奇數頁開始新節。根據長文檔編排的實際要求，將文檔分成相應的節是十分必要的[2]。

4 頁腳和頁眉的設置

頁腳和頁眉是文檔中常見要素，長篇文檔排版時，往往對于頁腳和頁眉的格式都有明確的要求，比如首頁頁腳、奇偶頁頁腳、不同章節的頁腳設置都不同，操作方法如下，進入點擊【頁面布局】，調出【頁面設置】，在打開的菜單中進入版式選項卡，根據需求在選項卡對應的首頁不同和奇偶頁不同選項前打勾即可。不同章節分別采用不一樣的頁腳和頁眉設置的方法如下，先依照前文關于章節分節的方法對文檔進行分節處理，在版式上將文檔分為彼此獨立的單元，然后調出插入欄的頁腳和頁眉對話框，依次進行各節的頁腳、頁眉設置，需要注意的是，設置時要取消鏈接到前一條頁腳的勾選，否者設置后的頁腳頁眉就會和前面節的最后一頁的頁腳頁眉保持連續性，以保證各節頁腳、頁眉彼此獨立，互不影響。

刪除分節符的方法如下，點擊【顯示/隱藏編輯標記】按鈕，顯示文中的分節符，關閉數字小鍵盤，把鼠標放在分節符處，再按數字小鍵盤上的del鍵，分節符就被刪掉了。

5 圖表的自動編號

點擊菜單命令【引用】|【插入題注】，在打開的【題注】對話框中，單擊【自動插入題注】按鈕，如圖1所示。在【插入時添加題注】列表中選擇要自動編號的對象類型，在【使用標簽】列表中，選擇一個現有的標簽。如果提供的標簽不適合需要，可以單擊【新建標簽】按鈕，在【標簽】框中鍵入新的標簽。在【位置】列表中選擇標簽出現的位置，點擊【確定】按鈕。

當插入一個圖表時，后續圖表編號也會跟著自動更新。但刪除一個圖表之后，會發現其余圖片的編號并沒有改變。此時，我們可以全選文檔（Ctrl+A），在按F9鍵，即可更新圖表編號[3]。要注意刪除或移動圖表時，應刪除原標簽。

6 編輯限制

一篇長文檔編輯完成后，又擔心有人會更改文檔內容，可以打開【審閱】選項卡，單擊【保護】|【限制編輯】按鈕，彈出【限制編輯】窗口，在窗口中勾選【編輯限制】|【不允許任何更改（只讀）】選項，此時會啟動【是，啟動強制保護】按鈕，單擊該按鈕，彈出【啟動強制保護】對話框，輸入新密碼。設置保護后，文檔不易被改動了，如果想對文檔進行編輯，需要打開【審閱】選項卡，單擊【保護】|【限制編輯】按鈕，彈出【限制編輯】窗口，單擊【停止保護】按鈕，彈出【取消保護文檔】對話框，輸入正確的密碼之后，又可對文檔進行編輯了。

總之，遵循了以上規律， 在長文檔排版的過程中就會輕松自如了。

參考文獻

[1] 張娜.大學計算機基礎中Word長文檔排版的教學思考[J].科技教育，2015（25）：137-138.

[2] 陳會云.在word文檔中長文檔排版處理方法的研究[J].計算機光盤軟件與應用，2014（4）：305-306.

[3] 陳曉紅，馬志新.基于Word 2010的畢業論文排版應用研究[J].無線互聯科技，2017（11）：54-55.

Word Long Document Typesetting

GAO Ping

（School of Public Administration and Mass Media， Beijing Information Science & Technology University ， Beijing? 100192）

Abstract：Word long documents have many contents and long length， so the typesetting work is relatively complex. If the processing method is not standardized， it is not only inefficient and easy to rework， but even leads to the confusion of layout format.

Key words：Word;long document;typesetting