富士施樂外包服務助力知名車企財務共享中心

很多企業的職能部門如法務部、財務部、人事部……每天都要按照各類流程審批、處理、查詢合同、人事檔案、財務單據……在這個過程中有很多高度重復、無須專業人員就能完成的標準化基礎作業，而這些重復性的低價值工作卻占用了員工的大量時間，不僅嚴重影響工作效率也會導致成本高等一系列問題。如今，富士施樂的業務流程外包服務就能解決這些問題。

某世界知名汽車品牌的在華工廠曾因業務流程問題嚴重影響工作效率并為高成本長期困擾。該汽車品牌在中國有著很高的知名度和市場占有率，其在華工廠的零部件供應商遍布世界各地。隨著該品牌轎車在中國銷量的持續增長，公司財務部每年要處理來自供應商應付賬款的發票總量高達數十萬張，這讓財務部門一度面臨著巨大的工作負荷和壓力。

以前，該公司各地財務人員要將發票各自掃描歸檔、逐一核對后付款。但由于各地發票掃描的質量不同、且來自各地甚至國外供應商的發票形式各不相同，導致財務人員每天都要疲于應付大量掃描及核對發票等重復性的工作，不僅影響付款效率，也容易出現票據丟失的現象。此外，供應商還會經常電話查詢付款進度甚至時常抱怨付款周期太長，這就讓各地財務人員愈發感到力不從心，即便整日加班也無法從容應對所有工作，更難以專注財務管理工作。由于沒有統一的系統，各地財務人員職責難免重復，這不僅嚴重影響了財務部門的生產力，也令成本一直居高不下。

然而這一切都在采用富士施樂業務流程外包服務后得到了徹底改變。富士施樂針對以上系列問題為該公司梳理了財務流程，明確了7項包括應收款、應付款、員工費用等財務流程中最影響效率且無須專業財會技能的基礎工作，并將這些原先分散各地且重復的職能整合，整體并入該公司籌備中的財務共享中心。同時，富士施樂在財務共享中心內專門設立了財務票據管理中心，將原來最占用財會人員精力、且影響成本和客戶滿意度的發票管理事務全部交由富士施樂執行。此外，富士施樂還協助財務共享中心完善了財務系統，搭建了可真正共享的財務票據上傳、查找的統一票據管理平臺。

如今，在財務票據管理中心里，20名富士施樂駐場人員負責如下工作：

①接收來自供應商和員工的票據快遞并清點票據；

②對票據進行初審和分類，包括核對發票金額是否與訂單金額一致以及發票信息是否正確無誤等；

③將通過初審的票據掃描后識別并提取關鍵信息；

④將系統提取的增值稅發票信息自動與國家稅務總局底帳信息進行比對，確保所有發票的合規性；

⑤將票據掃描文件及相關的票據數據上傳財務系統，供該公司財務人員進行集中支付等后續財務操作；

⑥根據財務共享中心提供的發票清單，集中抵扣增值稅發票，并將發票抵扣聯裝訂歸檔；

⑦在應付款支付流程結束后，下載會計憑證并連同相關單據及清單裝訂歸檔；

⑧此外，富士施樂駐場人員還負責用于供應商查詢付款進度的客服熱線，以及詢證函查詢確認服務。

富士施樂專業的業務流程外包服務，讓該公司的財務流程實現了合規、高效、標準化和平臺化的統一管理。財務人員也從諸多繁瑣重復性的低價值工作中解放出來，得以專注于財務核心工作，而財務中心的整體運營成本也大幅降低了。富士施樂還通過設定如處理時間、正確率等專業的績效考核指標，大幅提升了發票流程的效率和質量，從而令內部員工和外部供應商的滿意度都顯著提升。

目前，該公司已經將富士施樂作為戰略合作伙伴，除了在財務共享中心和商務公司分別采用了富士施樂業務流程駐場服務外，還在考慮將更多財務工作外包給富士施樂。一直以來，企業將IT等非核心業務外包給第三方專業公司已經成為一種節省成本、省心、高效的管理模式，而像這家車企將發票管理等財務流程外包也正逐漸成為一種新的趨勢。相信業務流程外包模式將會讓企業更能專注核心業務，進一步提升核心競爭力，實現可持續發展。